1、浅谈档案信息化建设的意义及重要性 信息化是当今时代的发展趋势，人类正在向着信息化时代过渡，信息化无形产业将成为关键的重要资源，信息时代的若干发展趋势已经成为不可逆转的历史潮流而改变着当今世界的面貌和格局。随时信息化时代的到来，我国各项事业都已向信息化方向加速发展，为适应国家信息化建设和档案事业的发展需求，加强档案信息化发展至关重要，档案信息化建设将是今后一段时期内档案事业的发展方向。 1 档案信息化建设的现状 我国传统档案管理中，长期的、固有的纸质、实物档案管理模式已形成，虽然档案信息化、数字化建设日渐引起各单位、 各部门的重视，但档案信息化建设当前受各种因素的制约发展速度仍然较慢，较不成熟，
2、具体体现在以下几点： （一）重视程度不够 档案管理工作决定着我们将为党和国家、为当前和今后、为历史和子孙留下多少文化财富和留下什么样的文化财富。通过多次档案学习培训班的交流，了解到现在大多数单位的档案管理员仍是兼职岗位，每天被大量的繁杂工作缠身，外加对档案工作的重视程度不够，认为档案管理只是把收集的资料保存好即可，偏重于 “ 收 ” 的过程，从而忽视了 “ 用 ” 的目的。档案信息化建设的另一个原因是需要前期投入资金，资金短缺 是制约档案信息化建设长远发展是一个重要的因素，尤其是档案信息化建设是一个高投资、见效迟缓和长周期的系统性工程，不是一个时间段就能建立和完成的，多种因素的制约，导致档案信
3、息化工作发展较慢。 （二）信息化、数字化标准不统一 当前促进全文数据库和多媒体数据库建设对档案信息化建设来说及其重要，应该构建一个统一的文档集成文件综合管理系统，没有统一的标准，档案信息管理难以全面推广。档案信息化建设水平参差不齐、无法统一形式，共享较差，不能适应新的档案信息资源的共享。 （三）缺乏复合型人才，缺 乏档案信息化建设相关知识 在基层单位，存在档案专业知识丰富的档案管理员，也存在很多年轻人懂得计算机知识，也能够很快的熟练使用档案管理软件，但在档案部门缺少既熟悉档案业务工作又懂得使用计算机操作的管理员，而且档案部门普遍待遇不高，存在优秀人才流失的风险，导致档案管理岗位年龄偏大职工较多
4、，长期整理冗长繁琐的档案资料，对档案工作缺乏工作激情，工作效率低。 2 对做好档案信息化建设的几点思考 （一）针对性培训，层层培训，以小范围带动大范围 档案信息化建设逐步发展后，各单位应该 更加重视档案管理员的工作岗位，加大对档案管理员的培训力度，进一步加强学习，多安排参加一些专业性强、针对性强、实用性强的档案培训班。把专业扎实、有干劲、有激情，乐于接受新知识，专注于档案研究的人员调整档案信息化建设的位置，多为档案管理人员提供交流培训和学习的机会，扩大档案管理员视野，创新工作思维，争取将档案信息化建设做得更好更出色。 （二）整合资源，择优选择 档案信息化工作量较大，作为档案的管理者和档案价值的
5、鉴定者，也不能毫无选择的将所有需要归档的资料都进行数字化管理。我们应该根据一定的原 则和统一的标准，确定哪些档案原件可以数字化，哪些原件不需要数字化，哪些资料可以优先数字化，比如 “ 利用价值高、重复利用次数多、珍贵档案、重点档案、特色档案 ” 进行优先数字化。例如文书档案，文书档案作为一个单位或者一个部门最简单、最直接记录工作内容和工作进展的文字材料，作为档案管理员可以根据文书档案的保管期限或者文书档案的发文机关来衡量哪些档案优先数据化，对于重要的文书档案进行优先数字化尤其必要。 （三）建立有效的档案信息安全保障体系 档案信息化建设有一定优势的同时也存在一定的风险，在保管、传 递、利用的过程
6、中避免不了出现信息安全的隐患，当前通过网络传播信息保密性较差，因为当今时代信息传播途径多、载体丰富，传播速度极快，这就导致档案信息化建设也存在安全隐患。所以安全保障体系是档案信息化建设的前提，只有在一个安全的信息环境中，档案才能最大化的发挥自身价值。同时，电子档案虽然存储方便，但是如果存储载体出现问题，那么有可能导致电脑、硬盘、光盘等载体中存储的档案全部消失，这对于档案管理者来说是极大的错误。所以，在档案信息化建设中，应该注重电子档案的多处备份保存，以防因为单一存储而导致重要资料或档案资源的丢 失。 3 做好档案信息化的重要性 （一）档案管理不再耗费人力、物力。 档案管理员手工收集、整编、管理
7、着档案资料，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化，数据只需一次录入并可以多次使用，内部数据可以进行多个部门共享，将人力从繁重的纸质档案整理中解脱出来，将档案的价值发挥到最大化。档案建设不仅仅是收集、保管、使用的过程，如何将档案价值最大化，如何增加档案资源的利用率才是至关重要的。将管理员从繁杂的工作中解脱出来，从而将工作重心转移至如何发挥档 案价值最大化上来。 （二）电子档案更易存储 档案一般存储时间是几年或者几十年甚至是永久保存，但传统的纸质档案长期存储，避免不了受腐蚀、潮气和自然灾害的破坏，并且占用空间较大，通过长期的查询借阅，对传统的纸质档案的损害
8、较大。但利用信息化手段管理档案，避免了因环境等因素影响档案存储的问题，这为档案信息化管理提供了很大的空间。 （三）检索查询方便 随着档案资料越来越多，档案信息资源越来越庞大，针对传统纸质档案，在检索查询时费时费力，工作量大，工作效率低。但建设档案信息化后，建立电子档案目录时，例如文书档案，可直接将档案正文链接至文件目录，检索重要文字时，可直接还原至正文内容。大大提高了档案检索查询的时间。 （四）开放性和易用性 传统方式下，档案的开放范围比较狭窄，易用性较低，任何文件保管的最终目的都是为了发挥其最大价值，得到利用，通过信息化手段存储档案，需要查询使用档案的人无需亲自到档案室查询档案，通过网络传输
9、，即可得到自己所需的档案资料，既节省了使用者等待的时间，也节省了档案管理员查找的时间，大大的提高了档案的利用率，同时也提高了档案部门和使用部门的工作 效率。 （五）有一定的灵活性和可扩充性 电子档案载体形式多样，载体丰富，磁带、磁盘、光盘均可作为存储档案的载体，打破了纸文件的传统形式。与纸质文件做比较，电子文件容量大，体积小，可以大大节省存储空间，存储和使用更加灵活。文件存储的目的是使档案使用价值最大化，如果在传统的纸质文件中添加内容，则需要更改文件目录、内容、页码等许多内容，但如果是电子文件，则存储方式更加灵活，更容易扩充文件信息。 路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。档案信息化建设是一项长期而
10、又艰巨的战略任务，也是当前信息时 代发展的必然趋势，档案信息化建设是一个复杂的系统工程，档案信息化标准规范的建设应该遵循以下原则：符合国家信息化和档案管理的有关方针政策；符合国情并适合国家和不同地区之间的标准衔接；严格采用国际标准；具有综合性和可操作性；具有导向性数字档案馆建设。档案信息化建设的本质是信息记录载体转换，形式转换。所以，不管档案的信息化建设，或传统档案建设，要真正做到认识到位、组织到位、措施到位。以信息化建设带动档案工作的规范化。促进档案工作水平的进一步提高。 参考文献 周玉玲 .纸质与电子档案共存及网络环境 电子档案管理模式 J.中国科技博览， 2009： 44-46. 钟瑛 .浅议电子文件管理系统的功能要素 J.档案学通讯， 2006： 11-20. 汤星群 .基于数字档案馆建设的两点思考 J.中档案时空， 2005：23-4628. 林鹏，李田养 .数字档案馆电子文件接收管理系统研究及建设 J.兰台世界， 2008： 23-25.
