1、浅谈特藏档案的整理与利用 摘 要：本文主要从特藏档案抽取前的准备、鉴定、整理、编目和装盒阐述了特藏档案的整理，从特藏档案利用的基本原则和五种服务利用方式阐述了特藏档案的利用。 关键词：特藏档案；档案整理；档案利用 1 特藏档案的整理 特藏档案的整理环节，是指在确定特藏档案的遴选标准后，根据遴选标准，对遴选出的特藏档案进行整理的过程。认为特藏档案的整理也应尽可能保持一个全宗（序列）档案的完整性和关联性，这样做有利于保持档案之间的联系，发挥特藏档案的整体利用价值。将特藏档案的整理分为五个环节。 1、特藏档案抽取前的准备 特藏档案入库前涉及到珍贵档案的确定、移动、重新排列以及检查工具的调整或重新编制
2、等问题。这是一项十分复杂的系统工作。为确保特藏档案抽取工作的顺利实施，首先要制定抽取工作实施方案，包括工作环节、工作人员 职责、工作时间阶段及纪律要求等内容。通过细化这些工作环节，提高特藏档案整理质量，便于在整理环节有效保护好特藏档案。 2、特藏档案的鉴定 按照前文所述特藏档案的遴选标准将特藏档案原卷（件）从原卷宗中抽出，抽出的档案原卷（件）将进入档案特藏库特藏。这些特藏档案涉及多种载体类型，内容丰富多样，规格形状不一。因此需要对特藏档案进行鉴定，根据需要选择合适的档案装具进行存放。而对于原卷宗的处理： 复制件 +复印章 +T 号章 +备考表 用复制件是为了在利用过程中尽可能的保护好特藏档案，
3、在 备考表注明移出时间、人员等内容，是为了便于特藏的利用。 3、特藏档案的整理 4、特藏档案的编目 特藏档案的编目是指根据分类方案和文件编号编制特藏文件目录。主要工作内容是汇制特藏档案检索工具，建立特藏档案数据库。在汇制特藏档案检索工具的同时，要在原档案文件的书本目录和计算机目录要进行特藏注明。为进一步保护好特藏档案，推进特藏档案的信息利用和网络利用，发挥特藏档案的珍贵价值，需要在编制特藏检索工具的基础上，对特藏档案进行数字化处理，建立特藏档案数据库。 在建立数据库时要将以后特藏库 的充实和更新考虑进去。 5、特藏档案的装盒 特藏档案的装盒是指将已经分类、编号的特藏档案装入相应的装具后入特藏库
4、管理。要注意的是特藏档案不同于一般档案，载体类型多样，并且十分珍贵，需要特殊的装具在更加严格的保管条件下进行保管。在实际工作中，各档案馆可以根据不同载体类型的特藏档案订制不同的档案装具，会更有效的保护好特藏档案。 2 特藏档案的利用 特藏档案一般都是各档案馆的镇馆之宝、馆中精品。建立特藏档案库具有深远的历史意义和现实意义，它能够切实有效保护珍贵、重要档案。但是在特藏库建设过程中，档案部门要处理好 “ 藏 ” 和 “ 用 ” 的关系，坚持以 “ 藏 ” 为本，实现 “ 藏以致用 ” 。 1、特藏档案利用的基本原则 （ 1）藏用并重的原则。在特藏档案的管理过程中，要坚持以 “ 藏 ” 为本，藏用并
5、重，切实处理好二者之间的关系。 “ 藏 ” 是为了更好地保管特藏档案，但是档案利用是档案工作的出发点和落脚点，要在 “ 藏 ” 好的基础上最大程度地实现特藏档案的档案价值。因此，处理好 “ 藏 ” 和 “ 用 ” 的辩证关系就显得尤为重要。档案部门要根据自身情况，处理好二者之间的辩证关系，实现 “ 特藏 ” 和 “ 利用 ” 的统一。 （ 2）保护原件原则。特藏档案的利用，一般情况下，档案部门只提供特藏档案复制件，如果因其它原因，不能提供复制件或者复制件无法满足利用需求，确需查阅特藏档案原件时，需报有关部门审批同意，并采取有效的保护措施，保证特藏档案的安全。对于特藏档案外借必须经批准，并履行严
6、格的利用手续，确保特藏档案的实体安全和信息安全。 2、特藏档案的利用方式 （ 1）特藏档案的阅览服务。 特藏档案的阅览服务，是指在档案馆为档案利用者提供特藏档案利用服务的一种方式。这是特藏档案利用服务的基本方式之一，也 是主要的利用服务方式。特藏档案的利用，原则上只提供复制件，对于确需调阅特藏档案原件的，经同意后，方可办理有关利用手续，同时采取有效的保护措施。开展特藏档案阅览服务，首先要认真做好借阅登记工作，查阅特藏档案登记是档案馆在开展特藏档案服务时必须做好的一项工作，在查阅过程中要按照阅览制度逐项填写清楚，不能出现漏填的项目；其次，还要加强三方面工作：一是制定特藏档案利用制度，要在特藏档案
7、阅览室显著位置悬挂特藏档案利用制度，提高利用者对特藏档案的保护意识和责任意识。二是改善阅览环境，从光线、整洁等方面开创宁静舒适的阅览 环境，既然有利于特藏档案的保护，也有利于特藏档案的利用。三是加强特藏档案阅览室的安全措施，要加强对特藏档案阅览室的管控，对特藏阅览室进行不间断录像监控，确保特藏档案在阅览利用过程中不受损害。 在特殊情况下，需要外借特藏档案时，要从严控制，严格按照相关条款执行，在确保特藏档案安全无损的前提下可以提供外借服务，同时要认真填写外借档案进出库登记，并提醒有关单位和人员保护好特藏档案。 （ 2）特藏档案展览服务。 特藏档案的陈列和展览是一种很好的档案利用方式，可以展现档案
8、魅力，开展特藏档案 展览服务，有利于档案部门对外宣传，走向社会，走近广大人民群众，扩大知名度和影响力。特藏档案利用服务工作，要在确保 “ 藏 ”的基础上，实现藏展结合，重点突出展览。为此，在特藏档案工作开展之初，就开始考虑展览的规划、总体设想与布置方案，在挑选特藏档案工作的同时，优中选优，把准备展览的特藏档案一并挑选出来并制作复制件，利用复制件布置陈列和展览。在实际工作中，我们认为陈列展览要结合任务特点，立足现有，让档案再现历史，用简练的文字说明，配以照片、图片，使特藏档案陈列展览更加激励人、感染人、教育人。 （ 3）特藏档 案网络服务。 中国人民解放军档案条例第二十四明确指出： “ 提供档案
9、信息服务是档案工作的根本任务。档案管理机构应当增强服务意识，运用先进手段，采取多种方式，为利用档案信息创造便利条件。 ” 不断开发和完善现代服务手段，充分利用信息技术提高档案信息资源服务利用效率，确保档案信息及时、准确、安全地传输给档案利用者，特别是特藏档案的利用价值。因此，开展特藏档案网络服务是一种重要的并且可行的途径。结合多年来开展网络信息服务的实际，开展网络服务要重点做好四方面工作：网络宣传、网络调查、网络查阅和网络咨询。由于目前人 们对于特藏档案的了解较少，在良好的网络宣传和需求调查的基础上，提供更好的网络查阅和咨询服务。档案部门要充分利用档案信息网的平台发挥网络服务的优势，实现特藏档
10、案的珍贵历史价值和信息参考价值。 （ 4）特藏档案咨询服务。 开展档案咨询服务是特藏档案利用的重要方式。档案咨询是档案工作者综合运用档案知识与档案信息，和利用者进行 “ 一对一 ” 式的档案咨询活动。开展档案咨询服务，有利于增进档案工作者和档案利用者之间的交流，对实现特藏档案价值具有积极作用。日常工作中，档案咨询服务主要有三种方式：上门咨询、电 传咨询、函件咨询，这三种方式各有特点和优势。当面咨询可以具体清楚地查阅所需档案信息，但需要到档案馆进行；电话传真咨询和函件咨询可以较快地了解到查档线索和档案信息内容的大概情况，为查阅档案提供了参考的依据，同时避免因路途往返造成的财力和人力的过多消耗，但
11、是不能全面、详细地掌握所需的档案信息内容。 参考文献 1.许元 论国家综合档案馆特藏档案的鉴定和挑选 云南档案 2004 6 2.林莉 浅谈特藏档案的选择标准 四川档案 2004 6 3.宋源美 浅谈档案馆的特藏室建设 档案时空 2004 12 4.楚焰辉 试论综合档案馆特藏室的建设 浙江档案 2003 10 5.王慧青：关于特藏档案的挑选，新上海档案， 2005 年第 2 期。 6.许元：综合国家档案馆特藏档案的鉴定和挑选，湖北档案， 2004 年第8 期。 7.叶丽：浅谈我国特藏档案的选择标准，中国档案， 2009 年第 9 期。 8.王欣欣：论信息化环境下特藏档案的收集工作，山西档案， 2010 年第4 期。
