1、浅谈规范档案管理存在的问题及对策 摘要 如今社会经济高速发展，作为一种知识管理，档案管理在社会发展中表现出来的重要性越来越明显。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案管理工作做得如何，是衡量单位工作业绩与管理水平的重要尺度，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件。 关键词 档案管理 问题及对策 一、档案管理工作中存在的问题 1、随着电子档案的快速发展，档案管理工作对档案管理人员的业务水平要求较高，需要档案管理人员具备基础的理论知识，这样管理人员才能在工作中完全发挥出自己的作用。然而在实际工作中，档案管理工作人员虽然建立了一支稳定发展的队伍，但这支队伍的专业水平与文化知识并没有
2、达到新时期档案管理工作的要求，与档案管理工作的具体目标差距还很远。因此，就在客观上导致档案管理工作长期处于停滞不前的状况，在某种程度上十分不利于档案管理工作的开展。 2、档案管理工作缺乏规范性。在进行 档案管理工作的过程中，许多地方存在着管理不够规范的情况。这类情况分别体现在几个方面：档案编号编排不合理，档案标题书写不规范，档案开头没有目录等，导致档案管理严重混乱。再加上管理人员在开展档案管理工作时，由于大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往
3、往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。 3、档案内容的质量低下。在我国现阶段 的档案管理中，很多档案内容质量都不高，档案的内容缺乏利用价值，档案的资料趋于形式化，并不能落实从实际出发的原则。呈现出来的档案的内容，大多反映了个人的学历状况、人生经历、政治面貌和工资水平待遇等，档案中并不能有效地反映个人能力状况、道德品质、专业技术水平。此外，大部分档案内容都很空泛，很多都是生活中的套话，并不能真实反映出个人的具体情况，或是档案的内容只是说明了优点，并没有对缺点加以说明。 4、档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多
4、、档案室 狭窄、潮湿、 “ 六防 ”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。 二、档案管理工作的对策 1、全面提高档案管理者的素质。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。在档案管理工作开展的时候，档案管理工作人员作为有效联系档案和其他人员之间的纽带，提高档案管理人员的素质具有重要作用。因此，首先要注意提高档案管理人员的素质，这样不 ?H 可以促进档案管理工作的顺利开展，还能使档案管理人员通过熟悉档案管理工作的流程，加强开展 档案管理工作。因此，对企业内部的档案管理一定要严格把好人才关，加强对应聘人员专业知识水
5、平的考核力度，这样才能为档案管理工作的开展打下坚实的基础。此外，作为档案工作人员，还要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。 2、健全档案管理制度。档案管理制度是档案管理工作的有效保障，档案管理工作的开展和运行要有完善的管理制度 要求作为保证。在制定档案管理制度时，要保证其合理性和科学性，满足自身情况和档案管理要求。提高管理制度的可操作性，制定详细的档案管理流程，规范档案管理中信息收集、存档、借阅和保密等每一
6、个环节。 3、升级改进和完善档案功能。在新常态背景下，需要加强对档案管理工作的管理意识，科学、系统地完成档案资源的管理工作，完成档案管理工作的开发利用。同时要加大对医院档案管理的实际投入，不断改善档案工作的环境，利用先进的科学技术，实现大数据的档案管理，使其记录内容更全面、更客观、更动态。应从以下两方面对档案的功能进行 重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。 4、采用信息化管理手段。新时期，信息化是推动档案管理工作发展的有效武器，提高档案管理信息化管理水平，加大档案管理信息化投入，提高
7、计算机管理在档案管理中的比重，建立档案管理系统，借助互联网和计算机管理，将档案管理全面推向信息化，对完善高校信息管理系统具有重要作用。新的发展形势对档案工作提出了新的要求，就必须尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档 案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多，实现档案计算机辅助管理势在必行。 5、充分调动档案管理人员的工作积极性。首先，要对档案管理工作及时进行改革，工作人员更要在原有的基础之上，加快进行档案资料的收集，提高档案管理的工作效率。档案管理部门为了提高工作人员的积极性，一定要全面推广企业员
8、工聘任制度，根据优胜劣汰的原则淘汰工作不合格的员工，全面调动起档案管理人员的工作积极性，激发员工们的工作热情。因此，作为档案管理 部门的领导，一定要全面加强档案的宣传工作，不定期在档案管理部门开展教育工作，使每一位员工都能从根本上认识到档案工作的重要意义，从而不断提高档案工作的水平，进一步提高管理人员的工作效率。其次，做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立 “ 工作就是服务 ” 的观念。以 “ 增强服务意识 ” 和 “ 主动服务 ” 作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服 务，是档案工作者义不容辞的责任。 总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设，共筑中国梦。
