1、浅谈采购成本的控制 随着市场竞争的不断加剧 ,生产企业建立竞争优势的关键已由节约原材料的第一源泉 ,提高劳动生产率的第二源泉 ,转向高效的物流系统的第三源泉 ,即通过有效地控制和降低物资的采购成本来提高企业的经济效益 ,获得利润。由于材料成本占生产成本的比例往往达到 40-70%,因此 ,控制好采购成本并使之不断下降 ,是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。 一、建立、完善采购制度 ,做好采购成本控制的基础工作 (一 )建立供应商准入制度 对企业的正式供应商要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经企管、质检、物采、财务、价格等部门联合考核后才能进入 ,如有可能要实地到供
2、应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标 ,要对考核的问题逐一评分 ,只有达到或超过评分标准者才能进入。 (二 )建立严格的采购制度 建立严格、完善的采购制度 ,不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间产生纠纷 ,还能预防采购人员的不良行为。采购 制度应规定物资采购的申请、授权人的批准权限、物资采购的流程、相关部门 (特别是财务部门 )的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如 ,可在采购制度中规定 ,采购的物资首先要由使用 (生产 )部门事先选择几家性能可靠的产品 ,列出可选择的供应商 ,价格主管部门要向供应商询价、会同物资采购部门列出所购物资的标的 ,物资
3、采购部门确定拟选供应商等 ,以供内部审计部门稽核。 (三 )建立价格档案和价格评价体系 企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案 ,对每一批采购物品的报价 ,应首先与归档的材料价格 进行比较 ,分析价格差异的原因。如无特殊原因 ,原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平 ,否则要做出详细的说明。对于重点材料的价格 ,要建立价格评价体系 ,由公司有关部门组成价格评价组 ,定期收集有关的供应价格信息 ,来分析、评价现有的价格水平 ,并对归档的价格档案进行评价和更新。如果市场价格波动不大的情况下 ,这种评议视情况可一季度或半年进行一次。 (四 )建立材料的标准采购价格 价格主管部门对所重点监控的材料
4、应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格 ,促使采购人员积极寻找货源 ,货比三家 ,不断地 降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行 ,并提出奖惩措施 ,对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励 ,对没有完成采购成本下降任务的采购人员 ,分析原因 ,确定对其惩罚的措施。 通过以上方面的工作 ,虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作 ,但对完善采购管理 ,提高效率 ,控制采购成 本 ,确实有较大的成效。 二、降低材料成本的方法和手段 (一 )通过招标的方式来牵制供应商 对于大宗物资采购 ,一个有效的方法是实行竞争招标 ,往往能通过供应商的相互比价、比质 ,最终得 到底线
5、的价格。此外 ,对同一种材料 ,应多找几个供应商 ,通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制 ,从而使公司在谈判中处于有利的地位。 (二 )向制造商直接采购 向制造商直接订购 ,可以减少供应商的中间环节 ,降低采购成本 ,同时制造商的技术服务、售后服务会更好。 (三 )实行战略供应商策略 与诚实、讲信誉的供应商签订长期合作合同 ,不仅能保证供货的质量、及时的交货期 ,还可得到其付款及价格的关照 ,特别是与其签订长期的合同 ,往往能得到更多的优惠。 (四 )通过付款条款的选择降低采 购成本 如果企业资金充裕 ,或者银行利率较低 ,可采用现金交易或货到付款的方式 ,这样往往能带来较大的价格折扣。此
6、外 ,对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。 (五 )把握价格变动的时机 价格会经常随着季节、市场供求情况而变动 ,因此 ,采购人员应注意价格变动的规律 ,把握好采购时机。如 114*4.5 无缝管价格 ,2008 年最高点的价格为 7600 多元 /吨 ,而最低点的价格 5600 多元 /吨。如果采购部门能把握好时机和采购数量 ,会给企业带来很大的经济效益。 (六 )充分进行采 购市场的调查和信息收集 有条件的企业 ,可以单独成立价格主管部门 ,这样就可以做到对采购市场的调查和信息的收集、整理 ,只有这样 ,才能充分了解市场的状况和价格的走势 ,使自己处于有利地位。 三、对
7、非标物资的采购成本控制 由于油田的特殊生产性质 ,在实际采购中常常会遇到一些新产品及非标产品 ,而此类产品均无市场价格、且均为独家产品 ,因此 ,虽然制定了完善的采购制度及拥有多种降低材料成本的方法和手段 ,但对非标产品及新产品仍不太适用 ,为了解决此类问题 ,可运用成本分析来法来进行采购。 要做 好采购成本的控制 ,仅靠自己内部的努力是不够的 ,应该对供应商的成本状况有所了解 ,只有这样 ,才能在价格谈判中占主动地位。尤其是遇到非标物资及新产品的情况下 ,可以要求供应商如实提供有关资料 ,以估算供应商的成本。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后 ,可安排一些使自己在价格上有利的谈判 ,并尽可能加强沟通和联系 ,即与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径 ,从而降低自己企业的材料成本。进行这种谈判 ,要始终争取双赢的局面 ,要与供应商建立长期的合作关系 ,使供应商在谈判中也能获取合理的利润空间。 (作者单位 :华北油田公司电子商务部 )
