1、浅谈高校档案管理工作的信息化 摘要 高校档案管理是一项既具高难度，又十分重要的工作。档案管理的信息化建设是大势所趋。要做好这项工作，高校必须从思想上给予足够重视，加大基础设施投入力度，注重人才培养工作，落实好相关规章制度，这样才能使档案工作更加高效，从而更好地发挥档案在推动学校发展中的作用。 关键词 高校；档案管理；信息化 档案管理是高校的一项事务性，也是常规性工作，虽然这项工作表面上不像教学、学生管理那样能在短期内出成绩、受人瞩目，但是它对高校的意义却十分重大。高校档案种类多、数量大，要严格按照规范做好档案管理并不是一件容易的事。立足于信息时代下，传统的档案管理已经不能适应快节奏的工作，档案
2、管理必须加强信息化建设，将收档、保管、发送等各个环节都纳入到信息化的管理中，全面提高工作效率。 一、高校档案管理工作信息化的重要性 高校档案管理的信息化建设，无论对于学校的发展，还是对于档案管理人员能力的提升，都 具有重要意义。高校档案管理工作信息化的重要性主要体现在三个方面：首先，高校的档案是高校文化发展的物质载体。高校的发展，不单单表现为硬件建设程度，更重要的是内涵建设。档案记载着学校的重要事件，蕴含着学校的办学理念，尤其是近些年诚信档案、业务档案等内容更加丰富，这都是学校内涵的重要体现。其次，档案管理的信息化有利于管理人员综合能力的提升。现代社会，科学技术日新月异，档案管理人员若不加强学
3、习，将很快就被时代所淘汰。若档案管理仍旧停留在纸质的收存的话，工作人员就很难有机会去学习新的技术，即使学了也不能发挥作用。档案 管理信息化恰巧可以帮助工作人员学习档案工作的最新理念和技术，带动整个管理能力的提升。再次，档案信息化可以为学校发展提供更多的信息资源。现在高校的发展需要各方面的综合信息，档案记载着学校内部以及对外交往中的重要得失与经验，档案管理人员可以通过信息化手段，筛选出有效信息提供给学校决策层，使学校的每一项决策都更有针对性，更符合发展与需求实际，从而更有利于学校的发展。 二、档案管理信息化建设的方法 1.提高对档案管理工作的思想认识 加强档案管理的信息化建设，必须从思想上给予高
4、度重视，不 断意识到档案信息化的重要性。提高思想认识，不是哪一个部门、哪一个人的事，而是学校上下都必须要意识到档案管理的重要性：第一，高校领导层要重视档案管理的信息化工作，要充分认识到档案对于学校发展的重要意义，并在政策、财政等方面予以支持。领导干部要多到其他兄弟院校学习先进经验，组织好本校档案管理工作的有序开展。第二，高校的其他部门也要给予档案管理工作以大量支持。档案管理的内容涉及到学校的每一位教职工和学生，与每一个部门都有业务的往来。学生要做好档案，教职工的成长要有档案，学校的重要工作要有档案，若其他部门支持档案管 理信息化，就是方便自己，就能够提高本部门的工作效率。第三，档案工作人员也要
5、注重档案管理的信息化建设。档案管理人员在档案信息建设的最前沿，能够了解档案管理工作的新动态，能够接触档案管理的新的方法，能够把其他高校的先进经验及时提供给领导，从而加快本校的档案管理工作。这要求工作人员必须提高对档案的重要性认识，做工作中的有心人，不断学习，提高能力。 2.加强档案管理工作硬件设施的配置 档案管理信息化工作有了思想上的重视后，真正要落到实处就必须从基础设施建设开始，必须加强硬件设施的配置。首先，要保 证场地的建设。现在很多高校在建设中，大都注重学校规模的扩大，宿舍宽敞了，图书馆变亮了，但很少有把档案室建设得 “ 高大上 ” 的，虽然不主张浪费，但至少要保证档案管理要有足够的办公
6、场所和档案储藏场所，档案的重要性不言而喻，毕竟档案管理对环境还是有一定要求的。同时，要保证档案管理信息化设施的配备，例如，计算机、移动硬盘、刻录机以及录音录像设备等，这需要高校加大财政投入，经济上给予倾斜。此外，把现有的纸质材料转化为电子档案，也是一项工作量超大的任务，需要高校逐步去完成。可以建立档案工作的专门网站，把需要存档的材料及时发 送给各部门，提前做好收档工作，管理者也可以通过网站让档案的排序、编码、归档，以及档案的进出情况更加透明，大大提高管理效率。 3.创建档案管理的规范管理机制 档案管理信息化，硬件建设固然重要，但后续的管理建设也不容忽视，它直接关系到管理的效率问题，必须做好档案
7、的规范管理，建立科学管理机制。具体如下：一是先要核实好信息化管理方面主要工作环节是什么，明确哪些是一般环节，哪些是关键环节，再在此基础上制定科学的档案管理的规章制度，做到档案管理有章可循，有 “ 法 ” 可依。二是要严格落实规章制度，尤其是档 案管理人员，必须带头遵守。同时规范好档案的借用、归还，以及保密工作。尤其是随着信息化的深入发展，电子档案的盗窃事件时有发生，电子档案传播时量大、速度快，一旦发生盗窃、泄密等事件，将会给学校和相关人员带来重大损失。 4.加强档案管理人员队伍建设 人才是事业取得成功的保障，队伍建设主要从两方面考虑：一是人才的数量，要从数量上保证档案管理工作能够顺利开展，并且
8、能够使大家有足够的精力去做档案工作，把档案管理工作当做一份事业来做，保障管理队伍的稳定性。二是在质量上，要保证档案管理人员的专业性。只有 专业的人做专业的事，才能更好地做好档案的信息化建设。高校加强档案管理的人才队伍建设需要做好两方面的工作：首先，要完善档案专业人才的引进工作，从源头上进行人才质量的补充。其次，要加强对现有在职档案管理人员的培训工作，定期开展职业道德尤其是档案专业素质的培训工作，不断提高在职人员的业务能力，使其都能适应信息化工作环境。最后，高校要保证档案管理人员在工资、晋升等方面与其他岗位的同志一样的待遇，这样才能留住人才，才能使更多的人才投入到档案信息化工作中去。 总之，信息化带给档案管理工作挑战的同时，更多的是对 传统管理方法的革新，更多的是机遇。高校必须重视档案对高校发展的意义，从制度、人才、管理等多方面做好档案的信息化建设。 参考文献 赵静 .实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设 J.山东省青年管理干部学院学报， 2009 （ 05） . 郭鸿雁 .加快高校档案管理信息化建设 J.商丘职业技术学院学报，2012（ 04） . 李建平 .高校档案管理工作信息化建设探析 J.韶关学院学报， 2011（ 02） . 贾晓宇 .高校档案管理信息化建设的思考 J.赤峰学院学报（自然科学版）， 2015（ 01） .
