1、浅谈高校毕业生档案的科学管理 【摘 要】高校毕业生的档案是对学生在校期间思想品德、学习成绩、爱好特长、获得荣誉、社会实践等情况的记录，对于学生日后的转正、提干、考评具有重要的参考作用。我国由于高校毕业生人数众多，所以档案管理工作繁琐，在管理过程中暴露了很多问题。本文将就这些问题进行分析，提出如何对我国高校毕业生档案的管理进行完善。 【关键词】高校；毕业生；档案管理 一、前言 高校毕业生的档案对于毕业生来讲具有非常重大的意义，与毕业生今后的个人发展具有密切的关系。近年来，我国的就业出现了多样化的趋势，毕业生档案管理越来越不受重视，很多高校毕业生根本不了解档案的作用、具体流向，从而导致为自己的升职
2、、加薪、工作调动带来一定的麻烦。所以，我国教育主管部门开始加强高校毕业生档案的管理工作，针对一些档案管理中出现的具体问题进行解决。 二、高校毕业生档案的具体作用 我国高校早已经不再实行毕业生分配制度， 高校毕业生的就业已经形成自主选择的形式，由毕业生自行寻找就业单位。高校毕业生由于不了解个人档案的重要性，不清楚个人档案的具体作用，在报考公务员、被事业单位录用时遇到了各种各样的麻烦，这都是档案管理工作不完善所导致的。高校毕业生的个人档案当中包含了很多内容，比如学生的高中毕业表、高考成绩表、军训记录表、在校期间所获荣誉、在校期间的奖惩记录、实习情况等等。个人档案不仅能反映毕业生的学习成绩，还能反映
3、其身体状况、思想品德、兴趣爱好等综合素质，对于学生未来个人发展具有至关重要的作用。另外，党团关系、政审材料等内容也 包含在个人档案当中。 个人档案是学生各项信息的记录，用人单位依据个人档案录用员工，制定员工的薪资标准和待遇。同时，在员工进行转正、职称评定、职位晋升、退休金认领的时候，个人档案也是重要的参考依据。对于报考公务员或者应聘事业单位的毕业生，个人档案也是决定毕业生是否具有报考资格或者是否被聘用的重要参考因素。在高校毕业生毕业之后，其个人档案必须从学校当中转出，转入其工作单位；如果工作单位不能接受档案，可以将个人档案存放于县级以上的人事部门。 三、高校毕业生档案管理存在的问题 1.档案
4、内容模式化 我国目前的高校毕业生档案内容千篇一律，存在严重的模式化问题。从客观角度来讲，学生的个性是多种多样的，其个性特点应该在档案中能够鲜明体现，展示学生的优势和长处，揭露学生存在的缺陷和不足。但是，我国目前的毕业生档案内容比较单调，尤其对于学生的个人评价，雷同语句过多，大量内容都存在重复现象，没有根据学生个人的实际情况对学生进行评价，不能真实反映学生的性格特点和个性特征。 2.弃档现象严重 现代就业形势比较严峻，很多高校毕业生在离开学校时急于到工作单位进行报道，没有考虑到个 人档案保管问题。这一方面是由于毕业生本身对个人档案的作用不了解，不重视个人档案的保管；另一方面也是由于学校没有向学生
5、普及个人档案的相关知识，强调个人档案的重要性，或者对于个人档案的保存不用心。这就导致很多毕业生的个人档案在保存过程中发生遗失、损毁，大部分联系不到本人的一起档案积累在人事主管部门。 3.档案材料不足 很多学生在高中时就已经入团、入党，但是在进入大学以后，发现个人档案当中并没有党团材料，这就说明我国高校毕业生的个人档案中存在档案材料不足的问题。大部分学生毕业的高中与即将进入的 大学并不在一个城市，各地的情况不同，对于学生档案的管理措施也有所不同，这就给学生档案的管理带来很大困难，一部分档案材料难以转入大学党团组织，造成学生档案的材料不足。 4.档案积压问题 根据我国教育部门的规定：如果学生还没有
6、找到就业单位，可以将户口与个人档案留在学校进行保存，期限为两年。这项规定是为了方便一些准备考研、报考公务员或者出国留学的学生。但是，在实行过程中却被很多毕业生钻了空子。这些毕业生找到工作单位以后，仍然将个人档案留在学校，方便日后自己进行跳槽，这就加大了学校的工作量，造成 了学校大量学生的档案积压。据有关部门调查统计：我国每年有 15%的高校毕业生在毕业后将档案留在学校，这就使我国高校大量个人档案积压的原因。 四、完善高校毕业生档案管理的措施 1.完善档案管理制度 我国高校要对毕业生档案的管理进行规范，完善档案管理制度。首先从建档入手，在建立学生档案时，要在现有基础上对个人档案的内容进行丰富，增
7、加对学生各方面的评价。在对学生进行个人评价时，要在真实的基础上，反映学生的个性特征和长处。其次，学校要及时根据学生个人表现对学生的个人档案进行更新，力求档案 能够真实反映学生在校期间的各种表现。最后，学校要对毕业生的个人档案进行妥善保存，将毕业生的个人档案与在校生的个人档案分开存放，根据入学年份、所学专业、所属班级进行分别保存。对于不存放在学校的毕业生个人档案，学校应在告知学生的情况下个人档案转交给人事管理中心。 2.提高学生认识 对我国高校毕业生的档案管理进行完善，需要高校毕业生的配合。首先，学校要加强档案相关知识的宣传和普及，可以通过全校公开课的形式专门向学生讲授档案的相关知识，包括档案的
8、作用、内容，强调个人档案的重要性，让学生认识到个人 档案在日后的工作当中起到的重要作用，增进学生对个人档案的了解。其次，高校应该做好个人档案的相关服务，方便毕业生随时进行咨询。在每年临近毕业的期间，就要由档案管理人员联系每一位毕业生，向其说明个人档案的重要性以及接下来的去向，确定学生是否要将个人档案留在学校。最后，对于已经毕业的学生的个人档案，学校要妥善进行保存，按照学生的年纪、专业、班级和所在城市进行存放，以便日后个人档案进行调动。 3.创新管理办法 高校为毕业生保存两年的个人档案，是为了延缓学生的就业压力，给选择就业的时间。但是，在为 学生提供两年就业期的同时，也大大增加了学校的档案管理压
9、力。对此，各大高校要对学生个人档案的管理办法进行创新。首先，要将毕业生个人档案从书面形式转化为电子形式，利用计算机技术来对毕业生的个人档案进行保存。其次，数码技术、光影技术和条形码技术也可以应用到毕业生的档案管理当中，将毕业生的个人档案转化为另一种抽象形式。最后，高校还要完善档案管理的电子服务体系。利用计算机数据库对电子形式的档案进行管理，能够大大提高档案的查阅速度，同时还不容易发生遗失、损毁，比现有的档案管理模式更加安全。同时，利用计算机数据库对毕业生 的个人档案进行管理，档案占据的是数据库的内存空间，不存在档案袋装不下档案的问题。 4.提高档案管理人员的素质 档案管理人员是毕业生档案管理的
10、执行者，档案管理人员的素质在一定程度上决定了档案管理的工作水平。毕业生的个人档案，一部分留在学校，由学校安排人员进行管理，另一部分存放在各地的人事管理中心，由人事管理中心的人员进行管理。无论是学校还是人事管理中心，都要建立一支综合素质足够、业务能力强、工作效率高的档案管理人员队伍。档案管理人员首先要积极学习档案管理的相关知识，不断提高自身知识水平和业 务能力。各地、各高校的档案管理部门要多多进行交流，让档案管理人员交流工作经验。同时，还要引入档案管理的各项先进技术，增强档案管理的工作效果。 五、结论 毕业生的个人档案对于毕业生的日后发展具有极为重要的作用。目前，我国的毕业生档案内容缺乏个性，档
11、案材料不足、遗弃档案、积压档案问题严重。对此，我国应当加大宣传力度，提高学生对档案重要性的认识，创新档案管理方法，提高档案管理人员的综合素质，建立一套完善的毕业生档案管理制度。 参考文献： 梅琼，熊珊珊 .浅谈高校教学档案的科学 管理 J.科技风， 2015， 04：234. 赵梅竹 .浅谈高校毕业生人事档案管理问题与对策 J.东方企业文化，2015， 07： 130. 毕见品 .高校毕业生档案信息化建设策略研究 J.办公室业务， 2016，11： 33. 李婧，李毅 .对高校毕业生人事档案管理存在的问题及建议分析 J.经营管理者， 2014， 04： 296. 冯金兰 .优化高校毕业生档案管理之对策研究 J.办公室业务， 2014，17： 92-93.
