1、现代企业办公室工作的改革 当前，国有企业按照建立现代企业制度的要求，已全面进入了制度创新、体制重建的实质性阶段，企业逐步成为自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的法人实体和市场竞争主体。在企业管理中起辅助决策、综合服务、沟通协调职能的办公室工作，如何适应新形势的要求，加快在企业新体制下的转型，是目前做好办公室工作的重要课题。 现代企业制度使办公室工作发生了深刻变化 现代企业制度与传统的计划经济体制下的企业制度最核心的区别是企业法人制度。建立现代企业制度后，企业不再是政府机构的附属物，成为产权明晰、责任明确的法人 实体和市场竞争主体，彻底走上了 “ 四自 ” 道路。企业制度的变革赋予了企业法人
2、以较大的自主权，企业领导必将把更多的精力投入到生产经营和企业的持续发展。对内要致力于新机制、新制度、新组织的构建，努力建设一支相互独立、相互制约又相互协调的权力机构、决策机构和监督机构，为企业开拓市场提供有效的组织保障；对外要关注政策形势、市场变化、生产变化、技术发展等外在环境和因素，从而更好地保证企业的持续稳定健康发展。 随着企业的这一变革，办公室工作势必也会发生深刻的变化，对上级行政管理服务的工作相对减少，而如何为企业领导 科学决策和生产经营做好服务摆上了办公室工作的重要日程。具体有三个方面的变化： 办公室的工作职责发生了变化。 “ 参谋、协调、督办、服务 ” 是办公室发挥职能作用的重要途
3、径。企业实行公司制后，建立了由股东会、董事会、经理层和监事会组成的规范的法人治理结构和科学的管理制度。面对新的领导体制和管理体制，办公室工作的四项职能发生了质的变化，包含了更丰富的内容。 一是在参谋职能方面，由原来直接的生产管理转变为间接的宏观管理，来自行政的干预少了，但工作所涉及的范围更广了，呆板的、程式化的工作少了，开放的、宏 观性的工作多了。办公室从 “ 文山会海 ” 中解脱出来，进入到企业生产经营更广阔的领域，从国家的政策、市场的变化、行业的兴衰到结构调整、人员调配等，事无巨细，都将成为办公室工作必须关心的内容。 二是在协调职能方面，由原来的事务性协调转变为政策性协调。办公室不仅要立足
4、宏观协调，做好领导关系的协调，也要做好上下左右、部门之间关系的协调；既要做好内部协调，也要从统观大局和统揽全局的高度做好外部关系的协调，其任务比过去更加繁重、工作质量要求更高。特别是在工作方法上改变了过去单一的行政管理倾向，更多地运用经济的、法 律的和行政管理相结合的方法。 三是在督办职能方面，由被动型向主动型转变。新体制下，办公室将不再单纯地按领导的指令执行检查监督，而更多地体现主能动性，既要对领导的意图和指令正确理解，也要体现秘书工作的积极主动意识，超前性、预测性地做好督办工作。督办职能发挥的好坏直接影响着办公室工作的权威性。 四是在服务职能方面，企业新的管理体制对办公室服务职能提出了更高
5、的要求，由原来的以领导为中心转变为为领导、为部门、为职工 “ 三服务 ”的有机统一，既要为经理层服务，又要处理好企业各部门的关系，确保企业经营的 高效运转，服务职能更加重要，工作质量要求更高。 办公室工作的独立性显著增强。传统的办公室工作必须服从和服务于领导，是领导工作的外延，起着辅助和补充作用。而在现代企业管理中，办公室工作的独立性进一步加强。 一是在新的企业制度下，虽然办公室的主要职责还是服务于领导工作，但越来越多地站在企业发展的全局高度，研究企业改革发展中的新情况、新问题，把握企业生产经营形势和发展趋势，及时为领导提供生产经营信息和重大决策的参考意见，工作的范围扩大了。 二是在日益激烈的
6、市场竞争中，企业领导既要外拓 市场，又要内强管理，工作头绪多，工作压力大。因此，企业领导不可能面面俱到，只能抓全面、抓重点，更多具体、细致的工作就需要办公室独立完成。这就要求办公室秘书进一步转变观念，克服长期形成的依赖心理，树立独立工作意识，分清主次，把握重点，自觉做好工作。 三是办公室是上下左右、内部外部联系、沟通的枢纽，是领导获得信息和传递领导旨意的媒介。由于办公室工作范围的扩大，对企业产生的影响也就更大。 办公室工作的侧重点发生了转移。适应企业新的管理体制的要求，办公室工作的范围进一步扩大，工作的独立性进一步加 强，因此，工作的侧重点较以往也发生了转移。 一是由较为单纯的办公室业务转移到
7、对企业生产经营的多方位、多层次介入。当前，政府对企业的管理由原先的直接管理变为宏观调控，直接干预少了，因此各种文件、会议、请示、汇报也相应减少，办公室在这方面的工作就少了。同时，在建立现代企业制度和开拓市场的过程中，企业会遇到更多的与计划经济体系下截然不同的新情况、新问题、新矛盾。 二是由间接的参谋、服务转移到直接的企业管理工作。现代企业制度改变了办公室工作的从属地位和服务性质，秘书人员成为名副其实的管理人员。办 公室对企业的管理作用直接通过其更加广泛的职能直接体现出来，而不再是仅仅通过领导的工作反映。 三是由被动的接待工作转移到主动的公关推销工作。开拓市场，加强经济合作、技术合作和交流，跻身
8、于国内外大循环、大流通，是企业谋求发展所关注的焦点。因此，树立自己的信誉、塑造自身形象，建立伙伴关系，企业的公关工作显得日益重要。作为接触面广、对外联系频繁、了解信息及时的办公室，自然地负有公关的责任，其对外职能也由行政化向市场化转变。这就要求办公室秘书人员必须自觉转变观念，学习公关艺术，充分发挥主观能动性，真正肩负起 对外公关的重任。 办公室工作深刻影响着新体制下企业的生产经营 现代企业制度使办公室职能产生了深刻变化，办公室工作和企业的生产经营工作更加紧密地结合在一起，办公室工作比以往任何时候对企业的生产经营产生的影响更大、更深刻。 办公室整体素质对企业生产经营的影响。科学的企业体制与组织制
9、度是现代企业制度的核心内容之一，其特点是机构的高效和精简、运转的科学和灵活。办公室秘书人员作为企业领导的助手更应具备多方面的能力，必须做到人人能够身兼数职，一专多能。只有高素质的复合型人才才能适应现代企业 秘书工作，只有工作机制完善、综合职能强的办公室才能在企业发展中起到推动作用。 一是对工作效率的影响。高素质的办公室秘书能够做到统筹计划，合理安排，熟练地使用各种现代化办公设备，在较短时间内较好地完成指定的工作任务，为企业在激烈的市场竞争中赢得时间。相反，素质差的秘书不可能有高效率的工作。 二是对工作质量的影响。办公室工作的质量是办公室队伍整体素质的外化。高素质的办公室秘书能运用解决问题的最好
10、方法，避免错误，防止疏漏，做到准确无误，促进企业的生产经营。 三是对工作效果的影响。成功 的企业必然要有一支强有力的办公室秘书队伍。高素质办公室秘书能够运用和发挥自己独特的工作艺术，往往能解决许多棘手的问题，甚至弥补领导和部门工作的某些失误，从而取得事半功倍的效果。 办公室工作的变革对生产经营的影响。在建立现代企业制度的进程中，企业新的领导体制和管理机制促使办公室工作发生了大的变化。相反，办公室工作的转变也相应地对企业的生产经营产生着重要影响。 一是工作职能的转变，使办公室工作的宏观管理作用得以充分发挥。强化信息、调研和参谋职能，及时、准确地将企业生产经营各环节的真实情况给领 导，提出意见、建
11、议，为领导科学决策提供依据，从而避免了因决策错误造成的工作上的盲目、失误。 二是工作独立性的增强，使办公室工作的主观能动性得以更充分的体现。办公室能够适应新的形势，紧紧围绕企业的中心工作，加快职能转变，正确理解领导的意图积极主动地站在促进企业发展的高度，研究新情况，把握新趋势，通过强化职能作用，超前性地做好工作。现代企业办公室工作以其全面性、综合性而在企业管理中更具参考价值和指导意义，更能够直接为企业服务。 三是工作侧重点的转移，使原先属次要地位的信息工作、公关工作得以加 强，办公室更加关注企业生产经营和企业的发展，突出中心工作，弥补薄弱环节，这正适应了现代企业制度下企业中心工作转移的要求。
12、现代企业办公室工作需要加强的几个方面 转变思想观念，强化工作职能。在新的管理体制和机制转换过程中，办公室应打破在长期计划经济下形成的旧观念、旧模式，重新思考和确定在企业管理中的定位，认清所承担的角色，从指导思想、思维方式上加以转变，摒弃传统的依赖心理，勇于创新，敢为人先，从企业经营运行的客观规律和实际状况出发，自觉介入企业宏观管理工作，增强工作的预测性和超前性，强化信 息、调研、督查和协调职能，出点子、提建议、抓落实，为领导决策提供科学的依据和参考，把领导的决策落到实处。 适应新的机制，转移工作重心。要改变坐办公室作风，下基层，上一线，深入到生产经营的前线，了解掌握企业的具体情况，从实践中获得感性认识，避免教条主义。要加强协调公关，架通上下左右的各种关系，发挥办公室承上启下、协调左右、联系内外的中心枢纽作用。 适应现代企业要求，提高办公室队伍整体素质。企业办公室如果没有一支业务精湛、团结协作、竞争向上的集体，很难适应新形势下企业发展的要求。因此，必须按 照现代企业制度的要求，加强办公室队伍建设，提高整体素质。要把发挥整体优势作为工作的重要指导思想，引导办公室人员树立整体意识，着力培养团结协作、敢于竞争、争创一流的精神，形成争先创优、你追我赶的浓厚氛围。以适应现代企业办公室工作的需要。
