1、现代档案管理工作创新的途径 摘要：随着知识和信息时代的到来，现代档案涵盖了政府、社会组织、企事业、公民活动中产生的有保存价值的信息资料。促进档案事业的加快发展，有利于更好地为国家的利益服务，为全社会服务，为大多数人的利益服务，为全面建设小康社会服务。随着计算机技术的进步，新的档案管理形式正日新月异，如何通过计算机网络加强各项事务管理，促使档案管理现代化，为用户更好的服务是值得探讨的。因此，现代档案管理工作的创新已迫在眉睫。档案工作者必须认清形势的变化，紧跟时代的步伐，把握时代脉搏，进一步解放思想，转变观念，开拓创新和勇于实践。 思想 汇报 关键词：档案管理； 工作； 创新 引言：创新是档案事业
2、发展的必然要求。新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想，破除因循守旧观念；要与时俱迸，树立大服务理念，摆正位置，在发展文化事业的大环境中发展自己。 本文旨在通过探讨档案工作中存在的一些问题，提出若干档案管理的创新途径，抛砖引玉，达到在实践中不断完善档案管理工作的目的。 一、档案工作中存在的问题与关系 （一）创新与基础的关系。工作创新不是凭空想象，不是 “ 空中楼阁 ” ，创新必须在原有基础之上进行。建国以来，我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些
3、基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。 （二）创新与现实的关系。工作创新不能脱离实际。当前，档案工作仍处于初级发展阶段，许多问题没有解决好，档案工作还处于受多种条件限制发展较慢、社会档案意识不强、档案部门工作 不到位、档案事业发展后劲不足的状态。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。 （三）创新与学习、借鉴的关系。学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业
4、知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。 （四）创新与实践的关系。创新是事业发展的动力，但创新绝不能是虚无飘渺的创新，理论创新、方法创新都要经过实践检验，凡是对 事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。 二、实现档案管理工作创新的途径 （一）思想观念的创新。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标，逐步改变以往 “ 重藏轻用 ”的落后观念。这就
5、要强化两种种意识：一是要有积极的信息转化意识。档案是一个庞大的信息库，但一般情况下各种信息是比较零散地储存在众多的单体档案中的，只有 根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，才能更好的发挥档案的信息作用，体现档案的信息价值；二是要进一步强化档案使用的效率意识。我们应当意识到，收集和整理档案的最终目的是利用档案。怎样更加有效地利用档案，使档案在利用和管理过程中的效率更高，是我们必须高度重视的一个问题。所以，必须改变过去档案工作无所作为的思想，强化档案管理的效率意识，从而充分发挥档案的价值。 （二）档案管理与信息化技术的结合。随着计算机网络技术的进一步发展，实现档案管理同现代技术的有机结合成为
6、必然，档案管理工作也将走上良性发 展的轨道。档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备的服务意识，又要掌握现代化管理技能。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况的档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，提高了工作效率。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化，在输入检索词时再点查找范围，检索得出的文件就是与事件密切相关的，既 准确又不浪费时间，只有这样，丰富的库藏资源才能得到充
7、分利用。然而，现代科技的一大弊端是计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。为了保证安全，就必须制定严密的电子文件安全管理，完善电子文件流转跟踪登录管理。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系，按照信息安全、人员职责、设备管理等因素，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分。同时结合口令管理、活体指纹识别等新技术，提高身份认定的精度。其中应重点对最常用的口令方式进行严格管理，设置自动启动的电子文件操作日志，以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作 为依据。 作文 （三）加强档案室硬件建设、建立合理的档案管理模式。首先，是配备专业性强、自动化程度高的手摇式档案柜组。从短期目标考虑，应将
8、现有档案室里的档案和文印分墙隔开，做到档案室专用：购买必要的书柜书架，实行档案、图书一体化管理；购买一批档案从长远目标考虑，企业必须建立具有一定承压能力的专业化档案柜、照片档案盒、卷皮、伞引目录皮表、案卷目录皮表、案卷题名皮表，为整理档案提供方便：还要购买必要的防暑、防湿、防鼠、防盗设备，确保档案安全。另外，企业要建立 “ 统一管理、分级负责 ” 的管理模式，实行集中 式管理和网点式管理相结合。总公司对总部各部门档案集中管理，总部各部门所存档案定期向档案室移交，未移交前，档案柜统一存放档案宦，由各部门掌管档案柜钥匙，并将档案柜内资料列出清单报档案室汇总各查，档案窜钥匙只保留在档案员一人手中。总
9、公司对各事业部、各分公司档案实行指导和监督。 （四）拓展服务领域。 1信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信 作文 息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。 2兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的
10、角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆 (室 )也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技 术的用户。知识经济时代档案馆 (室 )的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。 3注重 “ 反馈 ” ，深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如，产品经过用户使用之后，能否适应需要、哪些需要改进等
11、，这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键，也是对产品质 量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究，在此基础上，企业进行自我调节，评判自身，检查企业产品改进的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等。 作文 结束语： 档案事业的发展离不开创新建设，只有通过档案工作的创新，才能适应经济社会发展的需要，使我们的档案事业适应和服务于社会各项事业；才能使档案工作充满生机和活力，促进档案事业可持续发展，跟上当今和未来世界发展的步伐。 参考文献： 刘福责 2l 世纪：习书馆与图书馆员的定位 J图书馆论坛， 1999 杨绍兰论我国 跨世纪图书馆专业人才的培养 U图书情报工作 1998 郭海明中国图书馆员职业道德准则 (试行 )之我见 U图书馆学刊，2002 夏晴档案的系统管理 M南京：南京大学出版社， 2002
