1、试论信息化背景下档案信息资源整合与共享 摘 要：随着信息化时代的到来，档案业务的中心开始逐渐向信息化与现代化转移，使得传统的档案管理与档案利用手段及方式受到了挑战。本文主要从信息化背景下实现档案资源共享的现实基础、信息化背景下档案信息资源共享面临的问题以及信息化背景下有效推进档案信息资源共享的措施这三个方面对信息化背景之下的档案信息资源的整合与共享进行阐述。 关键词：信息化；档案资源；共享 档案信息资源的整合与共享是档案信息资源社会化的一种体现。档案信息资源的整合与共享是以档案信息资源的数字化整合作为前提的，并且以网络技术来作为支撑。通过档案信息资源的整合与共享，可以对档案信息资源进行有效优化
2、，形成具有较高效率的资源管理系统。档案信息资源的整合与共享是现代管理体制与信息技术融合的产物，其目的是以用户为中心，通过网络等工具为广大的公众提供更加方便快捷的信息服务。 1 信息化背景之下推动档案信息资源整合与共享的基础 信息化背景之 下的档案信息资源整合与共享具有良好的政治基础。其政治基础就是电子政务的大力推广以及各种相对应的法律政策法规的推行。电子政务的快速发展带动了政策的完善，特别是如今各个地方政府以及各个部门都加强了网上工程的建设，并且在信息公开的深度、广度与力度都有了长足的进步，让广大的人民群众可以在第一时间就了解到政府的各种动态以及其余各种信息。随着电子政务的推进以及各种相应政策
3、的完善，让档案信息资源的整合和共享具备了政治基础。并且办公自动化以及电子政务的发展所形成的外部条件也为档案信息化建设提供了有利条件。 档案信 息资源在信息化快速推进的今天，要实现整合与共享就需要借助于网络技术，以越来越发达的计算机网络作为硬件基础。特别是如今数字化技术与数据库技术等各种信息化技术日新月异，国家网络建设越来越完善，使得数据采集以及文献传递变得更加的方便与快捷，可以有效地克服档案信息资源整合过程中所遇到的时间与空间阻碍。特别是近年来，我国的各种相关政策与法规的颁布，使得档案信息化建设进入到了系统阶段，并且如今已经基本上完成了档案网站体系的建设，使得档案信息资源的整合和共享在技术与硬
4、件设施上都具备了良好的基础。如今，档案部门的数字化程度 正在稳步提升，档案数字化工作也取得了令人瞩目的成绩，但是在这个过程中需要对档案安全进一步的提高。 2 信息化背景下档案信息资源共享面临的问题 在档案信息化背景之下，档案信息资源的整合与共享还面临着诸多需要解决的问题，主要表现在以下的几个方面。 （一）责任主体不明确，没有进行统一规划 当前，国家还没有一个权威的机构出面对档案信息资源的整合与共享建设进行协调，且没有能够独立行使职权的能力，没有一个一体化的常设管理结构能实现跨行业、跨系统的管理，使得档案部门的统筹规划以及整 体化管理共享的建设都缺乏良好的全局性，不具备有较强的战略性约束。使得档
5、案部门各系统之间由于资源布局不合理，难以实现相互合作，难以实现档案信息资料的整合与共享。 （二）档案信息内容缺乏，信息资源老旧 近几年以来，各类档案信息资源网站的数量较以前有较大程度的提高，但是网站之中具有价值的信息量远远跟不上网站数量的增加速度。有的档案信息资源网站中拥有自己的档案信息资源数据库，但是其中也多为二次文献，用户在网络上进行检索的时候往往只可以检索到档案的目录、摘要以及参考文献等各种信息，而不能够获得完整 的 档案权威，如果需要全文则需要到档案馆去亲自查找才行。 （三）档案信息资源服务形式较为简单，技术支持有待增强 从当前国内的档案信息资源网站来看，很少有采用了高级网络技术的，并
6、且这些网站在很多时候都只提供信息浏览、电子邮件、较为单一的信息咨询等各种服务。并且即使是现有的这些服务在稳定性、全面性以及及时性上大型网站相比相差甚远；为数较少的信息咨询与接待也大多属于走形式或者是走马观花一类。只有较少的网站可以提供远程登录、文件传输以及电子公告牌等各种服务。 （四）档案信息资源网站共享 工具、检索手段落后 由于档案信息的分布较为分散，档案信息资源的采集、加工以及存储也较为分散，这就造成了档案信息资源分散、检索困难的问题。并且在很多档案信息资源网站上都缺少对档案信息资源进行整合、导航、检索以及定位的工具，也没有搭建起集信息分类检索、导航系统以及信息传播和利用于一体的平台。由于
7、当前档案信息资源网站的检索软件不够先进，使得对档案信息的分类不够准确、细致，也没有可以将档案卷宗内容进行明确反映的多维度、多种逻辑组合的检索方式，对用户的检索与查阅效率带来严重的影响，使得档案信息资源的整合与共 享困难。 3 信息化背景下促进档案信息资源共享的对策 （一）加大我国档案信息资源整合与共享的法律法规建设 档案信息资源整合与共享属于涉及面广、影响因素较多的复杂的社会系统工程，从发达国家的成功经验来看，法制先行是非常重要的。例如美国当初在开展信息高速公路计划时，首先就对国内的电信法进行了修订，让典型行业之间的限制得以突破，将美国国内的各种电信服务进行了整合，将这些服务集成为一个系统提供
8、给用户。从美国的成功经验中，我们发现，要实现资源整合与共享的重要前提与保障就是要为其创造出 一个良好的法制环境。我们又该如何优化我国的档案信息资源整合与共享的法制环境呢？ 我国的档案信息资源整合与共享还属于起步阶段，和我国国情相匹配的理论以及实践经验都是相当缺乏的，为此想要制定出一部完善的档案信息资源整合与共享的法律法规具有很大的难度，但是我国当前的档案信息资源共享的发展迫切需要规范的指导，可见，制订档案信息资源整合与共享的法律法规是大势所趋。纵观来说，档案信息资源整合与共享的法规在内容上需要具有良好的包容性，其指导思想则需要具备有良好的前瞻性。在为档案新资源的整合与共享制定法规时，需要 考虑
9、如下的内容：（ 1）与档案信息资源整合与共享相关的方针、任务、标准、经费来源以及各种保障措施；（ 2）国家从宏观层面上对档案信息资源所作出的整体布局，在其中必须要明确开展协调工作的组织形式、领导机构的性质、职能、责任、总体要求以及原则等等；（ 3）全国联网的档案信息计算机检索系统建设；（ 4）档案信息资源整合与共享所可能涉及到的标准；（ 5）对知识产权的各种规定，在其中必须要对促进档案信息资源共享时所涉及到的知识产权的保护，促进档案信息资源整合与共享沿着合法、有序的方向发展。 （二）构建起完善的档案信息资源 整合与共享的组织 需要由国家档案行政管理部门牵头，积极组织全国各地区、各个行业的档案馆
10、的负责人员一起建立起一个常设的机构对档案信息资源的整合与共享的各种日常事务进行处理，并将责任落实到人头。该组织必须要定期的开展各种活动，为此需要建立起一个专用网站供成员之间的交流与沟通。该组织应集中于档案信息资源相关的议题，一是从我国的国情出发，探讨出适合我国国情的档案信息资源整合与共享体制、模式以及相关的各项政策法规；二是对档案信息资源共建共享组织建设的规划、方案与实施步骤等操作问题，就档案信息资源共建共享组织 应根据我国当前的现状对相关部门提出各种合理的建议以及问题解决方案，并对相应的情况形成报告以及议案，定期的组织中的各成员单位进行档案信息资源整合共享共建共享的进度、实施情况、经验体会等
11、等。在组织的各项条件成熟以后，可以逐步的过度成为组织更加合理的协商机构，推动档案信息资源的进一步整合与共享。 （三）打造一个档案信息资源整合与共享的管理平台 档案信息资源整合与共享的管理平台应包括档案信息资源整合与共享的观念体系、组织协调、管理方法与程序等软件基础。我国档案信息资源整合与共享的实现需要一个较为 完善的观念体系以及在此观念体系上所建立起的管理平台。为此，必须要抛弃传统的落后观念，要从全局出发，秉承资源资源、合作、创新、多赢、服务的观念。在推进档案信息资源整合与共享的过程中，对各级档案馆的决策者的共享、共建意识进行强化，积极借鉴成功实现信息资源共享的经验来为众多的档案馆提供能够直观
12、感受档案信息资源整合与共享优越性的机会，将上述观念转化为所有档案工作者的共识，为全面实现档案信息资源整合与共享扫清观念上的障碍。 总而言之，目前要实现档案信息资源整合与共享，首先要将提升档案馆的公共服务能力，促进区 域共享为战略发展的基脚，将为群众服务作为最终的目的，在推进档案信息资源整合与共享的过程中注重档案信息资源的质量和安全，积极的推动我国档案云的建设和推广应用。要紧紧围绕 “ 中国档案云 ” 的建设，逐渐实现我国范围内档案信息资源整合与共享的服务，为促进我国小康社会建设目标的实现做出应用的贡献。 参考文献 程结晶 . 云技术中数字档案资源共享与管理体系的构建 J. 档案学研究， 2013，（ 01）： 38-41. 晏玉芬，苏哲 . 信息化时代档案资源共享与安全防范 J. 企业科技与发展， 2014，（ 11）： 186-187.
