1、试论如何优化政府采购档案管理工作 摘 要：政府采购法的全面贯彻落实，政府采购各项制度的顺利推行，需要完善政府采购过程中的每一个环节来实现，而在整个采购活动中采购档案管理工作无疑占据着不可分割的重要地位。随着政府采购事业的发展，采购范围、采购规模的不断扩大，在采购活动中形成的档案材料日益增多，优化政府采购档案管理更显得尤为重要。 关键词：政府采购；档案管理工作；优化路径 政府采购项目档案管理，是对政府采购活动过程进行反映的原始文件，是保障采购公平、公正、公开的重要手段，也是政府规范采购行为、强化内部管理与监督管理的一项十分重要的基础工作。为此，本文结合笔者实际工作经验，进一步探讨了政府采购档案管
2、理工作的优化路径，旨在促进我国政府采购档案管理工作科学化、规范化地发展。 一、政府采购档案的基本内涵及意义 （一）政府采购档案的基本内涵 政府采购档案，是指我国政府采购监管部门、采购代理机构及相关 采购工作人员在政府采购活动之中的记录，是反映采购程序、记载采购过程、维护采购权益的重要资料，是在政府采购过程中形成的文字、图表、声像、纸质、磁盘等不同介质载体的真实记录，是采购活动的全程见证。内容涵盖采购项目审批表、采购公告、采购文件、开评标资料、质疑投诉资料、中标通知书、中标人投标文件和政府采购合同等内容。 （二）政府采购档案管理的意义 政府采购是一项巨大的、精细化的工程，全方位、多层面的真实记录
3、和反映其活动过程，形成完整、科学的档案资料，对于政府采购来说具有深远的历史和现实意义。完整 妥善的保管好政府采购档案是政府采购法的明确要求，政府采购档案资料也是财政部门对代理机构进行监督检查和信用评价的重要内容，政府采购档案能对政府的采购行为进行完整的记录、统计分析及总结，从而为接受监督部门的检查、节省财政支出和各项采购活动问题的处理，提供可靠的依据，具有重要的查考价值和证明作用。通过政府采购档案的管理可再现历史，从而恢复每一次政府采购的完整过程，并从中找出有关人员人为操纵或者干涉政府采购的蛛丝马迹，对采监、纪委监委、司法等机关处理投诉及违法违纪调查取证提供有效的法律证据。 二、政府 采购档案
4、管理现状 （一）档案管理意识不强 从整体上而言，我国的政府采购档案管理工作，与政府采购活动相比稍显滞后，是较为薄弱的一个环节。对于采购档案管理所具有的价值，部分采购人和代理机构尚未认识到，甚至在一些代理机构未设有专门的档案室，更未落实专人装订和管理采购档案。同时也因为相关管理意识的缺乏，政府采购档案管理制度不健全，采购档案没能及时整理装订、散失损坏、随意拆封等情况，在一些地方时常可见。此外，对于采购档案的收集整理，档案管理人员往往不够细致，比如开评标过程的音像资料未与采购文件一并 存档，质疑投诉资料未一并收集，无据可查的情况时有出现，这样一来有碍于采购工作的顺利进行。 （二）管理人员水平不高
5、在当前政府采购档案的管理工作过程中，由于政府采购档案的管理工作人员普遍存在专业素养和职业水平不高的现象，很多人甚至没有相关的工作经验以及没有经过档案和保密知识的系统培训，对我国当前政府采购工作的相关程序和法律规范并不了解，同时对档案管理相关信息设备的操作和功能了解较少，普遍缺乏应用先进技术开展档案管理工作的能力，进而无法有效地对采购档案进行收集、归档和整理，致使政府采购档案的 管理工作效率低下。 （三）信息化水平滞后 财政部关于政府采购代理机构管理暂行办法等相关文件明确指出，开评标音像资料要清晰可辩且要与采购文件一并保存，采购文件可以采用电子档案方式保存，但须符合档案法和电子签名法的要求，但现
6、实中我国政府采购档案的信息化建设仍显滞后。一些代理机构档案管理除了计算机、打复印机、扫描仪、装订机等常规设备以外，未配备任何档案数字化管理软件和自动刻录机等设备，在具体的操作过程中，甚至部分代理机构存在仅把信息化应用于采购档案的电子档录入上，档案管理的现代化水 平不高，如此一来，无法适应采购档案信息资源共享的要求，在一定程度上造成了物力、财力、人力的浪费，从而影响了档案的利用率。 三、政府采购档案管理工作的优化路径 （一）高度重视完善制度 优化采购档案管理的有力保障之一，就是要争取领导重视，广泛深入地宣传采购档案管理工作的重要性，加强学习档案法、政府采购法及政府采购法实施条例等相关法律法规，提
7、高政府采购部门档案管理意识和法制观念。按照学用结合、重在实效的原则，树立依法管理意识，形成人人重视采购档案，支持采购档案，并成为招投 标各方当事人的自觉行动。另外，要建立一套完整的规章制度规范采购档案的管理，对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用、移交以及销毁等方面作出明确的规定和要求，结合具体的采购方式，制作采购档案模板，统一归档内容和口径，做到归档有范围，立卷有 ?俗迹 ?借阅有规定，保密有条例，查阅有程序，移交有记录，从细节上保证档案工作的顺序开展，实现档案工作的制度化与规范化。 （二）强建队伍提升能力 由于缺乏专业的采购档案管理人员，从事者未曾接受过专业的档案知识培训，专业素质较差
8、，不能透彻地了解与现行政府采购 工作有关的法律法规和程序，再加上许多档案人员都身兼数职，使得档案的立卷及整理工作难以高效地进行。因此，为了实现工作效率及档案质量地提高，应选择责任心强、业务素质好的专职档案管理人员，并采取 “ 请进来走出去 ” 等方式对档案管理工作人员进行定期培训，让档案管理人员熟练地掌握采购档案工作的具体环节，提高档案管理工作人员的业务水平和职业技能，掌握高效合理的档案管理方法，提高政府采购档案管理工作的效率。同时要求项目负责人在采购活动结束后及时把政府采购项目审批表、采购评审报告、采购合同、质疑答复、投诉处理等相关资料一同移交 给档案管理人员，使之能及时整理汇总和分类管理，
9、并签订文件移交手续，进而避免政府采购文件被伪造、修改，保证其完整性。 （三）增加投入提高水平 各代理机构和采购人要增加投入，加强档案软硬件建设，落实专门的档案室，且须满足防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫“ 八防 ” 要求，购置计算机、打印复机、打码机、装订机、光盘自动刻录机、档案数字化管理软件等设备，通过与现代化档案管理模式的结合，最大限度地发挥信息技术的作用，实现档案信息资源的共享，做到检索快捷，查阅方便，不断提升档案管理现代化的 水平。 （四）加强检查强化监督 各代理机构要将采购档案管理纳入目标考核内容，每月比照采购项目和具体标准对经办人移交归档项目进行清点验收，做到每月一
10、考核，季度一通报，斗硬奖惩。同时各级财政部门要清楚认识到对政府采购档案的肆意破坏属于严重的违法行为，严格按照政府采购代理机构管理暂行办法和政府采购代理机构信用评价办法等要求，每年在对代理机构的监督检查和信用评价时，加强对其档案管理情况的检查和评价，对采购项目档案管理不善的要公开通报并进行严肃、认真地处理，促使其加强采购档案的日常管理。 四、结语 综上所述，政府采购档案管理作为政府采购工作中不容忽视的一个环节，唯有认清其所处现状，通过加大宣传，健全体系，完善制度，加强培训，增大投入，强化监督，不断对其进行优化，以提高档案管理水平，发挥政府采购档案应有的价值和作用。 参考文献 如何建设规范化的政府采购档案管理工作 J.办公室业务， 2016（ 9） 浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策 J.科技信息， 2014（ 14）
