1、试论档案保管过程中的保密问题 摘要：档案保密工作在档案工作中十分重要，应充分重视，文章主要探讨了档案保管过程中的保密问题所涉及到的相关问题，对于档案管理人员做好保密工作具有一定帮助。 关键词：档案保管；保密工作；职责；档案利用 对于包含着一些涉及国家秘密的文件资料、科技成果、经济数据等的一些档案来说，档案保密工作显得十分重要，本文将就档案保管过程中的相关工作进行整理探讨。 一、档案保管中的保密工作 （一）科学管理档案库房 在档案保密的重点工作之一就是科学管理档案库房，同时也是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。首先，应该按照国家规定修建单独的库房，对于库房门窗按照一定要求进行加固处理，力求使
2、得档案库房远离办公区域和阅览室。应该安排专人负责管理档案库房，同时应该制定严格的规章制度，做到无关人员一 律不得入内。 （二）绝密档案的处理方法 对于绝密文件来说，其提升了一个档次，相应的处理方法也应该更高级，这是因为绝密档案可能直接关系到党和国家的安危，也影响着党和国家的政治、经济和文化活动，关系搞整个社会主义现代化的进程。所以，应该把绝密文件和非绝密文件分开对待，要增设更为严密的保险柜、保险锁、防盗器，以求其保密的安全性。对于绝密档案管理人员来说，则应该有着更好的要求，具体来说，应该具备很高的责任心和事业心，有很高的保密意识。同时在工作中应该做到严谨而不忙乱，力争经手的每一件事情都井井有
3、条，手续清楚。对于绝密档案的日常管理也应该注意，绝密档案的处理应该更加严格，指定领导人必须审批绝密档案的调阅、移出、销毁等工作，同时对于任何人无权擅自调阅。在使用完毕后应该及时检查核对，对于发现的泄密问题应该尽可能地快速处理，从而进行补救。 （三）档案密级调整中的保密 首先，应该注重建立保密制度，因为相关的档案保密的制度健全显得尤为重要，档案密级调整过程中的保密工作对于还适应不了保密法要求的一些地方，应该做到增添新的内容，以保证工作制度正规化，同时完善以下制度：建立划定密期制度；建立 调密通知单制度和建立涉密档案接收标准制度。其次，应该在档案密级调整中做好工作。面对档案密级调整中应该注重广泛宣
4、传，提高认识水平，其中解密划控的时间标准应该被严格执行，一些有关涉密内容标准及保密规范标准的内容也应该严格执行做好工作；另外，还应该注重调密工作的监督指导工作，对于保密文件的清查鉴定应该充分认识，重点加强工作，从而更好严格划清密与非密的界限，以便更加清楚地得知档案能开放利用的程度，限制在一定范围内利用的程度，哪些还不能提供利用，从而为下一步提高规范化、标准化的涉密档案建设奠定相关基础工作。再次，利用 科学管理实现涉密档案管理。密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供是造成扩散机密的漏洞，所以在调密工作中应该做到：对于密级文件，特别是绝密文件应该淡粉保存，从而杜绝与非密材料的混卷问题的出现，从根
5、源上解决因为混卷而出现的泄密扩散问题，同时也可以解决档案材料分散不集中方面的问题。另外，应该建立涉密文件统计台账和存放地点索引，编制文件的索引目录卡片，从而能够更科学和准确进行保密工作管理。 （四）档案涉密情况变化 如果在保密工作中出现密级变化的情况，首先应该明确基本的密级变化，即升密、降密、解 密，明确密级随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的规律。总体来说，升密的情况比较少，时间是暂时的；反之大多数情况是降密的，直至解密。所以应该注意档案涉密情况变化的相关问题，从而应该按照档案涉密内容变化掌握化密标准，以便能够准确判定，从而防止密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。 二、档案管理人员职责的思考 对
6、于档案管理人员来说，最重要的职责就是维护档案的完整与安全，所以较强的责任心和事业心，以及高度保密意识就是其中的核心内容。由于档案管理人员的特殊地位，所以增强其自身的法制意识和保密意识十分关键 ，应该再多方面让他们具备知密早、知密多、知密深的特点，从内心深处体现出更大的责任感。因此，档案管理人员的自身素质是做好保密工作的基础，我们必须从档案管理人员的自身素质入手，提高档案管理水平。另外，严谨的工作作风则是对档案管理人员的另外一个要求，特别对于在档案利用过程中，应该高度负责地做好每一个环节的手续工作，力争防止无形储存在头脑中秘密的泄露。而在档案管理人员接触到的秘密文件中，很可能涉及到各个方面的未开
7、放的信息，所以在档案管理人员参加一些较为复杂的场合时候，要特别注意，防止保密信息在不知不觉中泄密。所以，在保守档案信息的安全的思想应该始终在脑海中，把保守档案信息的安全作为自己神圣的职责和应尽的义务。在工作中不断增强保密意识意味着，要不断熟悉国家相关法律法规以及国家各项相关的保密法规定，体现整个档案保密工作的法制化发展，同时也为档案法规发展起到一定监督作用。 三、档案保密与利用关系 档案管理十分重视档案保密，但保密重保轻用和利用不足等缺陷在传统观念的影响下显得比较突出，所以产生一些弊端点：大量的文件没有充分利用，对于一些非常有价值的文件早已经被束之高阁从而体现不出丝毫价值，这样就造成文件浪 费；另外，领导也不能了解全面的情况，不能及时处理相关文件的有效使用情况；档案管理人员的价值也难以管理文件的使用效果反映出来。但是，同时需要注意的是，机密档案应该保密，但保密的目的之一是使用，反之则失去唯一的意义。 参考文献： 1、刘巨普 .城建档案管理的理论与实践 M.档案出版社 ,1994 2、阎朝科 .搞好重点工程档案的管理 J.中国档案 ,2000(4). （作者单位：四平市商业学校）
