1、试论档案工作中的保密 摘要：档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。 关键词：档案， 工作 ， 保密 一、档案库房管理中的保密工作 档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安
2、全的基本保障。 二、绝密档案的管理和保密 .绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。 .提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要储存在头脑中。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的 场合，所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无
3、一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。 .加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。 三、做好档案的保管期限与保密期限的区分工作 确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历 史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘
4、密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。国家秘密保密期限的规定中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过年，机密级事项不超过年，秘密级事项不超过年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的 “ 特殊规定 ” 是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的 保密期限为 “ 长期 ” 。对规定为“ 长期 ” 的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。 四、档案管理人员的职责 档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。档案保管工作的具体任务就是做到不
5、坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求 档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。 五、档案涉密情况的变化 档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，
6、而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解 密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化 原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了。三是保密时限的变化。档案室所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，年代的绝密文件大都需要按照保密法关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏
7、低，密期偏长或偏短。 六、 做好档案密级的调整工作 1.要贯彻落实保密法以及年国家保密局、国家档案局联合制发的各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定的精神，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。 .要建立起法制的新秩序。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三
8、个制度： 建立划定密期制度，以便届满自行解密。 建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆室，以便衔接工作，及时掌握适时变动。 建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。 .要加强涉密档案的科学管理。在工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以年贯彻国档发号文件 实施馆室藏涉密档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对
9、密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分 开题报告 散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的 掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。 一是做好档案利用中的监督工作，根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。二是正确处理好档案保密与利用的关系，日常工作中，大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案。三是进一步做好档案开放中的保密工作，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
