1、非关键环节图书编目异地加工外包模式的实践探索 摘 要：非关键环节图书编目异地加工模式是图书馆与书商合作完成图书编目加工的一种成功外包模式，特别适用于采编部加工场地小、中标书商多的图书馆。本文论述其实施缘由、作用、模式流程以及措施保障。 关键词：编目外包模式；图书馆；书商 图书馆图书编目加工外包这项工作在我国已广泛展开，各馆根据自己的实际情况采取不同的外包模式。有的馆采取图书前期加工外包模式，有的馆采取异地做全加工的外包模式，有的馆采取到馆做全加工的外包模式。笔者在汲取其他院校图书馆图书编目加工外包经验的基础上，根据淮南师范学院图书馆的实际情况，实行非关键环节的图书编目异地加工外包模式。所谓非关
2、键环节图书编目异地加工外包模式即把验收、取索书号、典藏这些关键环节以外的其它环节外包给书商，关键环节图书馆自己做的图书外包加工模式。经过三年多实践，该模式日臻完善，效果良好。现把 这一模式加以介绍，希望对同仁们编目外包的实践有所帮助与启迪。 1 非关键环节图书编目异地外包加工模式实施缘由 目前，图书馆的图书采购大都实行招标，每次招标一般有多个中标书商，且每次中标书商都可能不同，因此参与图书馆图书加工的书商数量较多。由于编目要求前后一致，特别是各馆种次号的取法有其自己特殊规定，采编部即便对每个书商进行培训，也难以避免错误的发生，而培训书商与改正书商的错误需要花费图书馆大量时间与精力，基于这种情况
3、，为了保证图书加工质量，有些图书馆取消了让书商做全加工的做法，非关键环节 的图书异地加工外包模式便是在这种情形下产生的一种新型外包加工模式，是图书馆与书商合作加工图书的方式，也是在采编工作中抓重点、抓中心、抓关键的具体体现。 2 实施非关键环节图书编目异地外包加工模式的作用 2.1 保证图书整体加工质量 众所周知，在图书编目加工过程中，图书的验收、取索书号、典藏是三大关键环节，这些关键环节由采编部工作人员自己完成，其他非核心环节是在采编部的监管之下由书商完成，这样图书加工的整体质量得以保证。 2.2 缩短图书上架时间 以淮南师范学 院图书馆为例，采编部共 5人，每年采购图书 4至 6万册，过去
4、，无外力的加入，图书编目加工严重滞后，一直是采编部的瓶颈问题。如今实行非关键环节图书编目异地外包加工，加工速度大大提升，缩短了图书上架时间，提高了图书的使用效益。另外，采编部不需花费太多时间与精力对书商进行培训。采编部节余出来的人力，可以加强选书、用户研究环节，提升图书采购质量。 2.3 节省采编部空间 以淮南师范学院图书馆为例，由于实行新的政府招标程序，每年图书招标最快只能在 5 月进行，而报帐又要求 9 月份底完成。中标书商往往 3 至 4个 ，若图书短期集中送到采编部加工，空间难以满足。而实行非关键环节图书编目异地外包加工，由于图书的前后期物理加工不在馆内进行，每批图书到采编部后，很快就
5、能移交到流通部，解决了采编部加工场地不足的问题。 3 非关键环节的图书编目异地外包加工模式流程（以汇文 5.5版本为例） 3.1 书商做好图书的前期物理加工并制做带有验收信息的 MARC编目数据 书商首先做好包括贴条码、贴磁条、盖馆藏章等在内的图书前期物理加工，再做添加有图书验收信息的 MARC 编目数据（淮南师范学院图书馆要求书商在 MARC数据中添加 906字段，其中 $a表示财产号， $b表示馆藏地， $c表示索书号， $d 表示条码号， $g 表示价格），然后把若干条 MARC 编目数据作为一个批次传送给图书馆（如一批数据命名为 “ 试验文件 1” ）。 3.2 图书馆采访人员对图书进
6、行批量验收 3.2.1 自动批量验收 图书馆采访人员首先在汇文采访系统验收模块的下拉菜单中选择 “ 批量自动验收 ” ，在出现的页面上设定与编目数据对应的图书批验收格式，然后点 “ 选择批次 ” 按钮，选择书商（如 “ 辽宁批销中心 ” ），新增验收批次（如 “2015 辽批第 6 批 ” ），确定后点 “ 浏览 ” 按钮，选择书商制作好的验收文件（ “ 试验文件 1” ）打开，点 “ 导入 ” 按钮，数据即被逐条导入，导入完成后退出，便完成该批次图书的自动批量验收。另外，每次图书自动批量验收完毕，系统会自动生成一个 TXT文件，打开这个 TXT文件，里面若无错误提示，则表明导入完全；里面若有
7、错误提示，如财产号重复等，则说明导入不完全，需要和书商联系对导入数据加以修订后，再重新导入。 3.2.2 送编交接 采访人员在汇文采访系统的验收模块的下拉菜单中选择 “ 送编交接 ” ，在出现的页面中选择书商（如 “ 辽宁批销 中心 ” ）以及验收批次（如 “2015辽批第 6 批 ” ），并且在交接批次内填入批次（如 “2015 辽批第 6 批 ” ），点 “ 全选未送编 ” 后，再点 “ 送编 ” ，即完成该批图书的送编交接。 3.3 图书馆编目人员进行图书编目 图书馆编目人员首先在汇文编目系统的 “ 文件 ” 的下拉菜单中点击 “ 交接批次 ” ，在出现的页面中选择批次（如 “2015
8、辽批第 6 批 ” ），点下方的 “ 编目 ” 按钮，然后逐条编目。主要检查数据的规范性并取索书号，若发现数据不规范可从 CALIS下载编目数据加以覆盖。编目全部完成后再对该批数据的状态、索书号完 整性等项目进行检测，检测无误后把这批数据送入典藏系统。 3.4 图书馆采访人员导出索书号文件传给书商 不同书商需要不同的索书号文件格式，通常有 EXCEL和 ISO两种。 EXCEL格式文件的导出方法：进入汇文典藏系统，选择 “ 交接清单 ” ，在其下拉框中，找到该批次（如 “2015 辽批第 6 批 ” ），点 “ 统计 ” ，再点 “ 打印 ” ，导出 Excel形式的清单，包括：索书号、题名、
9、责任者、出版社、 ISBN、价格、财产号和条码号等项目。导出 ISO格式文件的方法：进入系统管理，在系统维护工具的下拉菜单中找到 “MAR C 工具 ” ，点击并找到 “MARC 导出程序 ” ，按回车键后，选择 “ 系统内部 MARC 格式输出 ” ，在指定交接批次中选中（如 “2015 辽批第 6 批 ” ），点 “ 下一步 ” 按钮后，导出 ISO 格式文件。采访人员可根据书商的要求，把这两种格式的文件或某一格式的文件传给书商。 3.5 书商做好图书的后期加工并将图书打包发至图书馆 书商通过 QQ、 E-mail等方式接收到图书馆采访人员发出的索书号文件后，按条码号顺序打印书标，按照图书
10、馆的要求把书标粘贴到指定位置，然后打印总单与分包清单，最后把图书打包发送至图书馆。 3.6 图书馆验收图书与核对编目数据，典藏分配后移交图书至流通部 图书到馆后，采编部首先拆包核对清单，其次打开汇文编目系统逐种进行编目数据核对，主要对 ISBN 号、价格、书名、索书号、条码号、财产号等字段的核对，发现错误及时修改，确保图书与馆藏数据的一致性，然后进入典藏系统进行馆藏地分配并打印移交清单，最后把这批图书移交给流通部。 4 实施非关键环节的图书编目异地外包加工模式的措施保障 4.1 对书商明确提出图书加工规范要求，使书商加工图书有章可循 在整个图书加工 环节中，由于图书馆采编部工作人员和图书是不见
11、面的，只是通过交换数据与书商合作进行批验收、编目，所以要做好各环节的规范说明，使书商明白该做什么、该如何做。 4.1.1 做好图书前后期物理加工说明 图书前后期物理加工主要包括贴磁条、贴条形码、盖馆藏章、贴书标四部分，这一工作看起来简单，但对图书馆业务的正常开展起着重要作用。主要从以下几个方面加以说明：（ 1）提出磁条的类型与粘贴要求。例如淮南师范学院图书馆要求粘贴可长期反复充消磁的优质钴基高碳钢油性胶复合磁条（已充磁，可替代永久性磁条功能）；图书 超过 300 页需加贴两根以上的磁条，前 300页内和后 300页各贴 1根，磁条需夹到书脊底部，隐蔽性好，不得露头。（ 2）提出条码打印与粘贴位
12、置的要求。（ 3）提出馆藏章的形状、字体、颜色与所盖的位置要求。淮南师范学院图书馆是这样规定的：由淮南师范学院图书馆提供章样（共二行，上行为 “ 淮南师院图书馆 ” ，下行为 “ 藏书章 ” ，椭圆形），书商按章样刻章使用，每本书盖馆藏章二枚，在书名页及右侧骑缝处，使用蓝颜色。（ 4）提出书标的颜色、字体与粘贴的位置、覆膜等要求。 4.1.2 做好带财产号与条码号的编目数据的要求 明确按照何种标准进行编目（国图数据标准还是 CALIS 数据标准）；规定财产号、条码号等所在字段及其代码；对多卷书的财产号与条码号的录入顺序要做出规定，在集中处理时条形码贴的顺序（例如上下册，是按照上下上下的条码顺序
13、还是上上下下的条码顺序贴）。有时，对于形式较为复杂的多卷书，为了避免条码号混乱，我们只要求书商做前期物理加工及提供不带财产号与条码号的编目数据，其余环节由图书馆自己做，当然，这类图书占有的比例很小。 41.3 提出制作清单的具体要求 一般要求书商打印总单与分包清单。总单包括每种 书的书名、 ISBN 号、册数、单价、总价以及每批书的折扣、总码洋、总实洋、总册数，主要用于图书馆报帐时固定资产登记，分包清单为每包核对时使用。 4.2 采编部指定专人负责与书商的图书加工联系 图书馆采编部应指定专人负责数据的接收与传输，主要包括批验收、送编交接、索书号文件的导出与传送。另外 ，在实际操作过程中经常会遇
14、到一些问题，如条码录入不全（只输入财产号，没输入财产号）、书标贴的不规范（没有把分类号的首字母显示于书脊上）等，要及时书商沟通，发现问题及时解决，以保证图书加工的整体质量。 4.3 要把质量意识贯穿于整个图书加工过程，强化流程管理 正如中山大学图书馆馆长程焕文教授所说 “ 没有质量的数量等于无效，而没有效益的事业则等于无功 ” ，要把质量意识贯穿于整个图书加工过程，简化、规范图书加工流程，强化流程管理，在图书的前后期加工、编目数据加工、典藏等各环节把好质量关，实现下一道工序对上一道工序的检验督促作用。 图书馆图书编目加工外包模式处于不断发展变化之中，需要图书馆与时俱进，不断创新。实践证明，非关键环节图书编目异地加工模式是当前作好图书编目加工的一种行之有效的外 包模式，特别适用于采编部加工场地小、中标书商多的图书馆。 参考文献 余侠 .高校图书馆采编工作质量提升若干问题研究 M.合肥工业大学出版社， 2012.8： 96-108. 程焕文 .质量和效益：图书馆事业建设的永恒主题 J.图书情报工作，1997， 09： 2. 作者简介 余侠（ 1968-），女，安徽颍上人， 1990 年毕业于安徽大学图书馆学专业，本科，现为图书馆淮南师范学院图书馆采编部主任，研究馆员。研究方向：高校图书馆图书采编工作。
