1、云南白药集团档案信息化建设实践探析 摘 要：本文通过对云南白药集团股份有限公司档案管理信息系统建设过程的介绍，对企业档案信息化建设的思路和实际操作方法进行了初探，对数字档案馆建设具有一定借鉴作用。 下载 关键词：档案管理；信息化；建设；实践 随着社会经济和科学技术的飞速发展，计算机和网络技术发展也日新月异，深深融入到工作及生活的方方面面，日益成为社会发展的重要推动力之一。当前档案工作的传统管理方式面临严峻的挑战，信息化成为当前档案现代化管理的发展趋势和重要方向，档案信息数字化、档案管理网络化势在必行。云南白药集团股份有限公司充分了解和顺应了这一趋势，历届领导均十分重视档案资源信息化建设工作，并
2、从 2012 年初着手进行市场调研， 2013 年 5 月完成档案管理信息系统平台搭建，与公司 OA 系统实现无缝链接，在 2014 年实现了从文件材料归档到查询利用的 全过程电子化、网络化，从根本上改变了传统的工作模式，使云白药档案管理工作走向了信息化发展的高速轨道。 一、建设背景 云南白药集团是云南省十户重点大型企业、云南省百强企业，也是首批国家创新型企业，云南白药商标被评为中国驰名商标，是公众喜爱的中华老字号品牌。 1902 年，彝族名医曲焕章先生创制云南白药。 1971 年根据周恩来总理的三点指示，成立云南白药厂。云南白药历经从厂到股份制企业改制，再到集团化管理的变迁，公司档案室成立于
3、 1984 年，多年来，公司严格按照国家和云南省相关工作规范对文书、科技、 财务和人事档案实行集中、统一保管。 1990 年顺利通过 “ 档案管理国家二级 ” 的评审验收。 随着公司规模的不断扩大，企业内部对档案信息资源的利用要求不断增加，而公司的档案管理以往基本以单纯的保管、简单的目录管理、有限的单机目录检索为主，已经无法满足全集团对于档案信息服务的迫切需求。公司运行的 ERP 系统、 Oracle 系统和 OA 办公自动化系统等，涵盖了计划、采购、库存、生产、销售、财务、行政等重要部门，自动生成的文档和系统产生的大量数据都是企业档案信息的重要组成部分，应该纳入归档范围，并按照国家规范进行科
4、学 管理。而档案室原有的管理手段难以管理海量数字档案信息，大量电子文件信息在逐步流失，电子文件得不到有效、规范的管理，室藏档案中蕴藏的丰富信息也因为管理者与利用者的需求错位而无法得到最大的价值体现，因此档案信息数字化、档案管理网络化势在必行。 二、档案管理软件选型 鉴于市场上档案管理软件品牌繁多，我们在立项时，不仅考虑软件必须符合国家相关档案工作规范和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准外，还要选择与本企业、行业管理实际相符合、综合性强的档案管理软件；因此在功能模块的选择上，则不是一味 的贪多求全，而是选择实用、在用、必须用的功能模块；云南白药在软件代理商及服务商中选择了有一定实力、软件
5、研发能力强、拥有一批丰富实践经验工程师的公司，从而在实施的过程中能给出合理化建议，少走弯路，提高工作效率，减少项目实施风险，保证了系统的实用和高效。 三、档案信息化建设软硬件环境准备 在软硬件购买之前，我们首先向本单位的信息技术管理部门清楚了解了集团网络环境运行情况和使用的数据库类型是否匹配，并请专业人员对购买的软硬件给出合理化建议，保证在项目实施过程中不走回头路，保障项目实施的顺利进行 。其次根据云南白药实际需求和现有的设施，我们在软件上选择了 C/S与 B/S相结合的基础管理软件，选加了全文检索系统、在线OCR 识别系统、流媒体系统和电子文件校验模块；硬件选配了高性能存储、备份服务器一台、
6、宽幅面高速文档扫描仪一台、文档拍摄仪一台、普通刻录机和蓝光刻录机各一个，彩色打印机一部。为系统建设夯实了软硬件基础。 四、档案管理信息化项目实施 在项目实施前，我们首先制定了实施计划，将整个项目任务进行细化，制定工作起止时间、责任人、参与人，拟定软件实施方、档案部门和信息技术部门的工作职责 。第二是遵循国家企业档案相关规定和规范，搭建档案管理树形结构，并根据本集团自身实际情况，构建了一个合理化、方便平时管理、操作的档案管理架构体系。白药档案管理体系是多全宗、多载体、所有门类档案实行集中、统一管理的一种模式。多个全宗中有正在运行的企业，下有二级、三级企业，还包含多个撤销企业。因此我们在搭建树形结
7、构时，充分考虑到了这些复杂的层级关系，并兼顾每个全宗下多载体、多门类、不同时期档案管理方式的不一致情况。第三是配合软件实施方做好档案系统的部署和各模块的功能定义。在此环节我们严格遵循国家档案行业标准、规范 进行各功能模块的定义，著录项目名称应在各类目、模块下保持一致，进行统一规范，避免后期使用过程中造成数据混乱。第四是将老数据迁移至新系统。根据新系统的数据导入要求，历史数据导出后重新编辑、修订、加工，保证著录项的完整和数据的齐全完备，按类目、年度分步导入。第五是系统客户端安装。这里主要是指各职能、业务部门和分子公司基层档案员的客户端安装。为配合档案管理系统的实施和推进，我们把档案收集工作进行了
8、细化和深入，各部门的各个业务板块都安装了客户端，指定基层档案员负责板块文件材料的收集、整理和归档工作，使基层档案员在自 己的电脑前就可以完成在线归档工作。第六是加强操作培训。我们针对专职人员和兼职人员的需求组织不同层次的业务培训，专职人员可以在系统实施过程中同步进行培训，培训内容包含档案管理模块操作和系统管理模块操作；基层档案员仅培训文件管理模块操作。第七是系统验收。系统的每一个模块都应按实际工作流程进行一遍，遇到问题，及时整改，再验证直到正确为止。系统功能应在无数据时验证一遍，在少量数据时验证第二遍，再导入大量实验数据验证第三遍，确保系统稳定和避免档案库真实数据进入后出现问题。 五、安全体系
9、建设 在企业 档案信息化系统的建设和运行过程中，如何确保信息的安全保密是提供信息服务的前提和保证，必须通过信息安全体系的建设，确保信息的可用性、保密性、完整性和抗抵赖性，同时还必须满足系统的可靠性、可控性和稳定性。我们根据档案法、保密法和企业各项规章制度，将云南白药档案管理系统硬件设备放置于公司机房，由公司信息中心统一管理、维护，档案系统数据库列入公司整体备份方案，并实现异地保存。同时为保证档案数据安全，将档案系统纳入虚拟系统，进行必要的逻辑隔离。档案信息管理系统本身带硬件加密设备及特殊的数据库系统，依托符合国家 标准的密码体系，对数据库信息实施加密存储和传输，避免因恶意攻击造成的失泄密情况。
10、最后在系统应用中采用身份认证、数字签名等技术，确保信息在收集、整理、利用过程中的真实性和有效性，并根据授权实施访问控制，利用技术手段，实现对电子档案管理运行全过程的监控。除此以外，凡涉密档案均不进入本系统管理。通过采取多层次的安保措施，使系统安全得到了最大程度的保障。 六、数字档案信息资源建设 数字信息资源是数字档案馆得以生存发展的基础和核心。数字信息资源建设主要包括电子档案（文件）接收、传统载体档案数字化、 重要数据信息采集、资源整理加工、建立各类资源库等内容。我们于 2013 年搭建完成档案管理信息系统，将档案信息资源建设分为几个步骤进行：首先公司所有公文通过 OA 进行处理，办理完毕的公
11、文通过两个系统的无缝链接，定时传输到档案服务器中；第二、对新产生的业务文件，要求在移交纸质文件的同时移交电子文件，或通过档案客户端在线归档；第三，对室藏纸质档案分三步数字化，对重要的，利用频繁的，永久保存的文件先期数字化， 30年保管期限的第二批数字化，短期保管的最后数字化。使数字信息资源建设和系统建设同步进行，无缝对接。 七、人才队伍建设 新时期的档案工作要求档案工作者既懂档案专业知识，又懂信息技术，具有较强的开拓创新意识。能适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，成为新型、高素质的档案复合型人才，更好的为企业档案工作服务，把档案的作用充分发挥出来，打开档案工作的新局面，带动档案信息
12、化事业的全面发展。 目前，我们面临的主要任务就是要将企业档案信息数据库建设与开发企业档案信息资源和提高企业档案的科学化、信息化水平、服务水平有机的结合起来，为企业发展提供快捷有效的服务。通过有效企业档案工作扩充企业的资 源储备，开发利用档案信息为企业决策当好参谋，为企业管理不断增加经济效益和社会效益。虽然还会遇到各种各样的问题和困难，但是我们坚信，只要我们有为档案工作发展而不懈努力的决心，不断努力提升我们的管理和服务水平，云白药档案管理工作必将迎来更好的明天。 参考文献： 于明佳 .电力设计企业档案数字化建设研究 J.中国电力教育， 2011（ 12） . 陈金冠 .综合档案馆区域性数据库建设实践探析 J.中国档案， 2003（ 9） . 孙淑慧 .企业档案信息化建设的安全分析 J.档案与建设， 2008（ 7） . 作者简介：赵文敏，女，白族，云南白药集团股份有限公司，档案主管，馆员，经济师
