1、企业档案管理的信息化建设探讨 中图分类号： F273 文献标识： A 文章编号： 1674-1145（ 2014）10-000-01 下载 摘 要 利用计算机进行企业档案的管理不但提高了工作的效率与准确度，还获得了最佳的经济、社会效益。但是针对我国目前的企业档案管理信息化建设还存在不足，本文对现存的不足进行了仔细的划分，并提出了具体的发展思路，进而促进我国企业档案管理的信息化建设越来越好的发展。 关键词 企业档案管理 信息化建设 问题 发展思路 引言：我国企业档案管理的主要手段就是要加强信息化的建设，这不仅仅是这个企业档案工作的一个主要途径，也是我国社会、时代发展的需要。 一、企业档案管理的信
2、息化建设的意义 首先，信息化的管理企业档案可以节省人力物力，如果企业的档案全部依靠人工操作，不仅效率低，而且工作量十分巨大，但是利用信息化的管理企业档案只需要输入一次数据，便可以多次利用，这样不仅可以节约了人力物力，提高了工作的效率，还可以达到共享信息，共享数据的效果。其次，信息化的管理企业档案还可以方便快捷的进行数据查询，传统的查询工作也是靠人员手工操作的，在目录中找到所需档案数据的编号，再去库房中查询。这样不仅花费时间久，而且十分麻烦。但是利用了信息化的管理企业档案就可以在敲击键盘的同时，快速的找出所需的信息 。第三，信息化的管理企业档案可以为企业的各个部门进行高效的服务。资源共享是企业档
3、案管理的信息化建设的一大优点，这样员工也可以在各自的电脑中查询相应的资料信息，不但节约了路上以及排队等待的时间，还可以对信息进行第二次的开发与利用，整体上减少不必要的浪费，提高了工作的效率，增加了市场竞争力。 二、目前企业档案管理信息化建设存在的问题 （一）对信息化的管理企业档案意识薄弱 我国企业档案管理的信息化建设是一项复杂琐碎的工程，并且还需注入大量资金。这就使得部分企业对其产生了误解，认为档案 管理的信息化建设并不能为企业带来实际的经济效益，所以那些企业往往把资金注入在机器设备或者产品后期的销售上，而对信息化的管理档案意识薄弱，导致了文件繁多且混乱。 （二）企业档案管理信息化系统缺乏安全
4、的网络环境 每个企业的档案信息都是内部的重要信息，对于企业来说是至关重要的。又根据档案自身的重要性与特殊性，要对这些信息进行合适的处理，应该把握好什么种类的信息应该保密，什么种类的信息应该对外开放。在企业档案的相关信息对外开放，与其他部门联接的同时，也会受到黑客、病毒以及非法访问的侵犯，导致很多 企业的档案管理部门一直迟迟不愿意进行信息化建设，这也是信息化建设过程中存在的其中一个大问题。 （三）档案管理人员的综合素质低 档案管理人员是管理企业档案的重要构成之一，复杂繁琐的信息需要档案管理人员运用计算机理论技能以及加工提炼技能，快速高效率地把相关信息呈现在使用者面前。这就要求档案管理人员具备计算
5、机知识以及运用技能和档案信息加工提炼技能等能力。但是，就目前而言，很多企业都缺乏这种较高综合素质的档案管理人才，现存的档案管理人员常常缺乏专业技能以及熟练掌握计算机的能力。这就直接制约我国企 业档案管理的信息化建设的发展。 （四）企业档案管理的信息化建设缺乏长远的规划 我国的大部分企业的档案管理系统都处于试用运行中，而把重心却放在工业化进程中，整个企业缺乏相对系统的管理制度，所以整个企业都在不断的摸索以及实践中发展。正因为如此，对档案管理的信息化建设较为忽视，没有对其做长远的发展规划，虽然不影响目前企业内部工作的进行，但是却成为制约工作准时按时完成的一大因素，难以实现高效率完成工作的使命。 三
6、、企业档案管理的信息化建设的发展思路 （一）转变传统的思想观念， 推动档案管理的信息化建设 转变传统的思想观念，促进企业档案管理信息化建设就要把书本上企业档案管理的信息化建设的概念转为实践，通过实践行动认识到企业档案管理的信息化建设所带来的效益。与此同时，企业的管理层要深入了解档案工作的现状，对企业档案管理的信息化建设进行仔细的规划，提供相应的保障，帮助职员解决工作上的问题，推动档案管理信息化的建设。 （二）保证档案信息的安全性与完整性 确保档案信息的安全主要包括两方面，分别是档案信息系统的硬件与软件的安全。首先，利用安全管理系统对软件进行操 作监督，保证计算机的操作安全。其次，将企业档案信息
7、只对内部职员或者部分相关职员开放，并使用封闭网络，从而确保信息的使用安全以及网络的基本安全。与此同时，还可以将档案信息设置密码，将信息数据进行备份加强档案信息的安全性。 （三）提高档案管理人员的综合素质 档案管理人员要具备基本的计算机知识以及运用技能和档案信息加工提炼技能等能力，与此同时档案管理人员还要求具备良好的职业道德与职业操守。今日的企业档案管理已经由传统的靠人力劳动转变为靠计算机操作，所以就要求档案管理人员剧本专业的知识技能，对全 部的档案信息都有清楚的把握。所以企业就要加大培训档案管理人员的力度，培养出高素质、高修养、高品质的合格的档案管理人员。 结束语： 企业档案管理的信息化建设就是促进企业内部的相关信息以及数据能够可持续发展，利用信息化的档案管理系统，不但把相关数据编入系统中，达到有据可依的目的，而且还在一定程度上提高了企业的工作效率。所以提倡企业档案管理的信息化建设，由此才能满足社会与时代需求，从而更好的服务社会。 参考文献： 杨翠劳 .企业档案管理的信息化的建设与创新 J.档案编研， 2010（ 05） . 严祥辉 .浅谈企业档案管理的信息化建设 J.科技信息， 2008（ 24） . 陶建花 .企业档案管理的信息化建设思考 J.新疆石油科技， 2013（ 04） .
