1、信息时代图书馆运行成本控制分析 摘要：在我国经济实力不断增强的背景下，如何丰富人民群众的精神生活已经是各级政府越来越重视的问题，兴建图书馆是解决此问题的一条重要途径。然而，图书馆运行成本日益增长的问题日益凸显。本文运用经济学方法、成本分解方法，分析了图书馆运行成本的构成，给出了各项成本加总的计算公式，进而给出了控制图书馆运行成本的对策，为实施有效的成本控制、提高办馆水平和运行效益提供了有力依据。 下载 关键词：信息时代图书馆；成本分解；成本控制； 中图分类号： F230 文献标识码： A 文章编号： 1001-828X（ 2015）001-000-02 一、引言 随着图书馆融入现代数字化时代，
2、运行传统图书馆和成本管理发生了很大的变化，这迫使我们研究在新形势下运行图书馆的成本。但图书馆以服务为主要目标，通过政府或私人资金的支持运行，然而社会不将图书馆运行成本使用效益的考核指标纳入考查范围；因为图书馆的上层管理指导部门实际上并不承担图书馆的投资基金，在对图书馆运行水平的评估上，存在重数量指标而轻效益指标的现象。也就是说，图书馆上级部门往往会忽视图书馆的运营成本使用的实际效益，这是许多图书馆没有更好地控制运营 成本和资源利用效率不高的一个重要因素。 为了更好地服务大众，图书馆在信息化的条件下不仅要适应潮流，采用新技术，还要建立有效的成本控制体系，以实现更有效的图书馆运营成本控制，切实提高
3、图书馆的效率。本文将首先分解研究图书馆的运营成本，然后给出各项成本加总的公式，而进一步给出成本控制的方法。 二、文献回顾 图书馆在我国建设精神文明社会中扮演着巨大的作用，政府和社会的投入也在不断扩大，如何使图书馆充分发挥作用，同时使其运行成本得到有效控制，国内学者做了大量研究，得到了许多有益的结论，主 要分为四类： 1.对普遍性的图书馆运行成本的研究 储济明（ 1999）就对图书馆成本类型进行了研究，并将成本分为了四种类型，即人员成本、管理成本、流通成本、采购成本，以及它们的形成进行了论述。崔明（ 2007）从图书馆成本习性分析入手，考察图书馆可变成本投入与图书馆资源配置质量之间的关系，并进一
4、步进行图书馆信息资源配置质量成本效益分析。姜翠景（ 2008）介绍了图书馆成本构成，从建设节约型图书馆的视角，提出了必须实行全过程、全员参与的成本控制等措施。 2.对国外高校图书馆成本管理的研 究 孔志军（ 2012）研究了国外图书馆成本管理研究现状及启示，具体内容包括成本计算、成本计划、成本控制和成本决策，可供我国图书馆学习和借鉴。同年他在另一篇文章中讨论了国外高校图书馆成本研究的新进展，描述了作业成本法（ ABC）在国外高校图书馆的应用背景，介绍了 ABC 的应用实践，阐述了 ABC 的优点、局限性、发展趋势以及对我国成本研究的启示。 3.对我国高校图书馆成本控制的研究 张乐平（ 2008
5、）从成本管理的角度，论述了高校图书馆成本管理的必要性，明确了高校图书馆成本构成的具体内 容，提出了高校图书馆进行成本管理的具体措施。董川远（ 2009）运用经济学方法，分析了高校图书馆运行成本的构成，为实施有效的成本控制、提高办馆水平和运行效益提供了有力依据。李坤（ 2009）从高校图书馆成本效益着手，揭示了目前许多高校图书馆存在的成本无效益及效益低现象与产生的原因，在此基础上提出了避免高校图书馆成本无效益及效益低的策略。晋卫真（ 2012）也利用经济学原理对高校图书馆的成本与效益进行分析，提出降低文献信息资源购置和建设成本、降低读者获取服务的成本和提高图书馆信息服务质量、提高图书馆员素质等降
6、本增效 措施。 4.对数字图书馆成本的研究 姬昂（ 2007）讨论了数字图书馆成本控制的必要性，分析了数字图书馆成本构成，提出了成本控制方法。尚新丽（ 2009）阐述了数字图书馆成本构成的要素及其成本要素的管理，提出了数字图书馆成本管理的途径和方法。许凛（ 2009）在遵循一定成本 收益原则的基础上，需要从资金筹集、市场运行、法规制度、标准化等方面建立健全数字图书馆成本 收益长效机制。 已有研究并未在信息化大背景下讨论图书馆运行成本的变化。本文在总结已有成果的基础上，从经济学的视角，在信息化 背景下对图书馆运行成本进行分解得到了总成本的计算公式，进而提出了成本控制的方法。 三、信息时代图书馆运
7、行成本的基本构成 在信息时代中，图书馆除了传统的功能，还具有强大的网络信息系统，其功能得到了极大的扩展：一是建立数字文化平台。因为图书馆、档案馆、美术馆、展览馆以及书店，音像店，文物店等单位的资源都是可以被数字化的，可以形成集多元文化功能于一身的数字化平台。二是建立数字化教育平台。凭借丰富的资源和先进的工具，网络数据库可以成为在职学习和终身教育的基地。三是建立产品商务平台，用网络来进行文 化产品的交换。四是建立数据资源中心。可以将各种遥感数据、卫星数据、网络在线数据等存储、处理和利用。总地来看，传统图书馆转变为信息时代中的图书馆，总成本可以分为两个部分，一个是保持传统图书馆功能的成本；二是建设
8、和维护数字功能的成本。 （一）维持图书馆传统功能的成本 从目前图书馆的工作环节、流程及其发展趋势来看，笔者认为，图书馆的这部分成本主要有两种类型。 1.生产成本 生产成本包括：（ 1）固定成本。包括固定资产，硬件采购成本等。如住房，办公设备，通讯设备，印刷设备，不间 断电源等方面的费用。固定成本以折旧的形式分批次计入生产成本。（ 2）劳动成本。包括图书馆员工和临时工的工资等。工资应被一次性包括在成本内。 2.期间费用 期间费用包括管理人员的工资、材料损耗费用和书刊的更新、修复和电话费、传真费、网络费、水电费、印刷用纸等办公费用，以及工作人员的津贴、教育培训费用，都应分摊至生产的各种信息商品中。
9、 （二）建设维护数字化功能的成本 1.基础设施建设方面的成本。 计算机设备和网络通讯设备等有形资产并对网络技术等无形资产进行投入。其中， 有形资产的投入包括：终端、服务器、扫描仪、投影仪等计算机及辅助设备购置成本和维护成本、折旧费用；光纤电缆、交换机、集线器、调制解调器等网络通讯设备的相关费用。无形资产的投入是指网络、各种应用系统、专项技术购买或租用专线费用。 2. 数字资源建设与管理成本。 信息资源是图书馆的血肉，数字资源建设和管理的成本包括：数字资源的收集成本，主要是数字图书馆支付信息产品所用的费用，如购买电子出版物、知识产权，数据库使用费、 Internet、万维网网费。另外的数字资源的
10、处理费用，包括数字信息的制作成本 ，即将纸质文献信息转化为计算机的存储设备中的电磁、光电信号存储信息所用的花费，诸如扫描费用；还包括信息标准化花费的人力、物力、财力支出。二是数字资源管理的成本，数字资源有特殊性，所以不单要保护好它的载体，还要保护存储在其中的数字信息，为这些载体创建良好的物理环境。此外，信息的不断更新、迁移也需要巨大费用。 3.变动成本 变动成本是总支出随业务量变化正比例变化的成本，也即业务发生量越多，该类成本支出数额越大。当然，更频繁使用的图书馆，信息使用者越多，变化的成本越大，也显示出图书馆的效力越大 ，经济效益和社会效益越高。对图书馆而言，变动成本主要指通信成本或信息传送
11、费，它将随使用频率和时间长度而发生改变。 （三）图书馆运行总成本 以上讨论了图书馆的两部分运行成本，而图书馆运行总成本不是这两部分成本的简单直接加总，而应该可以用如下公式计算： ，其中 ；（ 1） C1 表示图书馆运行总成本， C2 表示图书馆传统功能的成本， C3 表示建设维护数字化功能的成本。即总成本表示成两部分成本的线性组合，之所以组合系数满足条件大于零小于 1，有如下理由： 1.在图书馆原有功能的基础上开 发数字化功能，有规模经营的效应，即原有的资源可以开发更多的利用； 2.两部分成本中有部分交叉。 四、信息时代图书馆运行成本的控制 根据上一节对于图书馆运行总成本的分析，本节会给成本控
12、制图（附图1），并根据控制图提出成本控制的建议。 （一）注重替代效应 注重传统图书馆与数字化之间的替代作用，两者在功能上既有自己独特的部分，也有相互替代的一部分。因此，图书馆维持运行中，要根据需求维持两者适当比例，进而控制这两部分的运行。 （二）建立图书资源共享平台 由于 图书馆与社会、文化发展之间的关系，高校图书馆与公共图书馆各自优势，为能适应建设和谐社会与社会公众对信息的需求，高校图书馆与公共图书馆可以通过资源共享，优势互补来能更好地为读者服务，并且通过这一途径可使合作双方实现共赢。共享平台的搭建，就像一个简单的游戏，有一个均衡的解决方案。 （三）根据成本性态进行成本控制 固定成本的投入是
13、图书馆建设的必要前提。为了确保图书馆的必要功能，其总支出无法被压缩。控制固定成本的关键是实时考察图书馆使用的频率，使用的人次越多，单位固定成本越小。变动成本支出与使用 人次、信息访问量成正比例关系。针对其要考虑如何降低单位变动成本，减少不合理开支，如加强设备维护，保护登录，顺利下载等。 （四）加强两部分成本交叉部分的控制 因为交叉部分在两部分成本中的存在，使我们要关注这部分成本，即减小公式（ 1）中的组合系数。在这里可以注意以下几点： 1.注重基础设施建设时的通用性； 2.加强工作人员业务能力培训，提高管理效率； 3.做好图书馆传统功能使用情况和数字功能使用情况的记录，实时调整服务投入。 （五
14、）可以尝试引入不同的成本管理方法 作业成本法，我 国普遍观点认为它的实现是比较复杂的，有些层面上的操作性不强，而在国外图书馆的管理使用得更多，它具有以下优点： 1.正确反映了制造成本与半成品或成品之间的关系，并提供更准确的信息。 2.作业中心的划分可以详细分析制造费用的增减变动原因，有利于管理决策，便于采取措施，加强对制造费用的控制。 3.对作业中心的考核拓宽了责任会计的运用，按作业中心来划分和考核责任中心的业绩更为切实可行。因为图书馆管理层次并不复杂，人不多，而且素质较高，所以作业成本法具有更好的使用基础。 （六）建立成本责任中心考核成本业绩 目前，图书馆应该有一个标准的行业标准来衡量其成本
15、，因此责任就成为成本控制的关键和依据。要进行责任成本控制，首先划分责任层次，并建立责任中心，要求各责任中心负责本部门发生的费用。对于图书馆，主要责任中心有管理部门、资源建设和服务部门。其中主要的是资源建设部门。它负责图书馆的资源建设，这是图书馆的核心工作，其成本占了很大的比例，并且可控。该部门的成本控制对整个图书馆成本的节约具有十分重要的意义。其次，据可控性原则将责任成本目标分解到各成本责任中心，作为考核各成本责任中心成本任务完成情况的标准。最后，将责任 成本实际发生数和控制目标进行对比，审核责任中心的实绩，找出偏差，并制定整改措施。 五、总结 图书馆与经济实体不同，投入后有实际产出，其对人和
16、社会的影响是潜移默化的。因此，国内外政府、高校将重点放在图书馆的建设，但建设资金总来源于政府和社会，也受经济环境影响，不管怎样，良好的经营成本控制图书馆既保证良好的图书馆服务，同时也为节约型社会的建设作出贡献，也可以作为例子给类似的部门参考。 参考文献： 储济明 .浅议图书馆成本类型 J.情报杂志， 1999， 18（ 5）： 69-70. 崔明 .关于图书馆成本效益分析的思考 J.情报杂志， 2007， 1： 89-91. 姜翠景 .节约型图书馆建设与成本控制 J.情报探索， 2008， 133（ 11）：88-89. Ellis-Newman J， Robinson P.The Cost of Library Services： Activity-based Costing in an Australian Academic Library9. 附图 1 成本控制图
