1、关于企业无纸化办公的若干思考 摘 要：本文结合实际工作对无纸化办公过程中所存在的相关问题进行分析与阐述，并提出自己对于无纸化办公的相应理解与认识，进一步给出了关于企业进行无纸化办公的相关建议。 下载 关键词：企业；无纸化；办公 一、前言 在提倡环保低碳的现代社会，无纸化办公已经成为潮流。无纸化办公不仅环保而且方便。如何在企业中推行无纸化办公需要深层的思考解决。 二、无纸化办公的现实意义 （一）随时随地处理公务，提高办公效率。公文对于电子化审批的相关功能，基本上可以确保审批同步化，也就是当天提交申请，当天就可以完成审批，还能避免一文多投等现象，提高公文流转的审批速度。并且文件查找快，在查找某一文
2、件时只要在计算机的共享资源中输查找文件题目或关键词就能快速完成查找。网络的传输速度快，传播面广，能精确快速进行数字计算并且不 受地点时间的限制等。主要是基于内部的局域网，在采用网络进行互联后，摆脱时间与地点限制，随时能够实现信息的共享与协同。 （二）降低消耗节省人力，节约办公成本。一方面是能削减人力资源开支。大部分的机关内部均配备复印室，在进行无纸化办公之后，这部分的人力资源就会得到释放。伴随电子文件增多也将促使各个部门在对大量文件的处理问题上能够节约大量的人力与空间。无纸化办公，将纸质文件被电子文件所取代，造成纸质文件大大减少，也会大幅度减少打印等办公耗材的相关费用。 （三）规范办公流程，排
3、除安全隐患。无纸化 办公可以通过网络的方式进行传送，并可以准确记载阅读与批示时间以及内容。这可以责任明确，权限分明，查有所依，杜绝推脱，保证及时反应。另外，各个部门可以通过电脑来实现信息的交流，领导者也能够通过网络对于各个用户的终端工作内容来监督，必要的时候能够对其进行相应控制。 （四）公开行政事务，提升服务水平。开展无纸化办公，一方面可以更好的加快行政化审批和收费相关事项的办公速度。群众可通过网络对项目在办理时所需手续进行了解，并能直接的填报相关性资料，缩短审批与办理的流程；另一个方面，市民与政府领导以及基层间增加 一条快速又便捷的沟通通道，通过网络市民能及时的了解政府工作的中心，动态和政策
4、文件，政府也可以知道群众中亟需解决的问题，及时的了解百姓的生活，能更好地改善民生问题。 （五）节能低碳，保护环境。低碳办公即是指在节约相关能源的前提下的办公，减少污染物的产生以及排放，可以回收并利用这些产品。无纸化办公是进行低碳办公的一个主要渠道，无需纸张不仅能够节省制造原材料，还可以避免造纸工业对于水资源等等环境的污染。除此，纸质的文件打印和印刷所需碳粉和油墨等材料的生产与使用也能造成环境的污染。所以无纸化办公做到了节能 和减排。 三、无纸化办公的现状及难以实现的原因 （一）积习难改，始终无人重视。传统的手工公文处理方式已经运行了几十年，有一套完善的制度和行之有效的方法，办公人员也习惯了这种
5、公文处理模式，在人们的传统观念中， “ 白纸黑字 ” 具有一定的权威性，是真实可信的，特别是领导批示或签字，大多数人都认为网络是虚拟的，缺乏真实性和无证据可查性。另外不少人认为阅读纸上的东西比较容易放松，而且不受网络条件的限制，书面的东西便于携带。所以，要一下子改变原有的工作方式和习惯，应用计算机处理公文，确实会在一部分办公人 员特别是领导之间产生疑问和抵触情绪。 （二）系统未统一，单位之间的协调不够。一个安全、高效、易用的软件平台是实现无纸化办公的重要保障。目前财政、税务部门等条管单位的业务处理方面虽然已经实现了统一的管理系统，但是文件收发等日常办公运转方面就很少有统一的办公系统了。所以要实
6、现办公自动化或无纸化首先要有一个共同的、高度的安全的、操作方便简单的、相对独立的办公平台。这也是当前办公自动化建设中最突出的问题。 四、环保高效之无纸化办公的推广实施 （一）企业工作人员应对环保高效之无纸化办公予 以充分重视。由于受传统办公模式的影响，企业工作人员认为白纸黑字的书面办公形式更加可靠，而对于自动化、现代化的无纸化办公模式则抱有怀疑的态度。对于此，可以将电子笔迹技术应用到无纸化办公中，使得文件签名内容不可更改、安全并保证其来源的真实性。这对于转变企业工作人员对于无纸化办公不信赖的态度有着很大的作用。只有消除企业工作人员对无纸化办公的疑虑，使企业工作人员对于无纸化办公予以充分的理解和
7、认同，认识到无纸化办公的重要性，并积极的进行无纸化办公宣传教育活动，才能使环保高效之无纸化办公真正得以实现、落实到位。 （二）环保高效之无纸化办公人才的培养。通过培训，使企业工作人员的专业水平及素质得以提高，充分掌握无纸化办公所必需的相关知识和技能，从而使环保高效之无纸化办公得以全面、深入的实施。同时，对企业员工进行相关方面的培训，以及无纸化办公形式的全面深入实施，对于实现企业现代化、科技化的发展也有着重要的意义。 （三）环保高效之无纸化办公要建立安全保密系统。建立安全保密系统对于环保高效之无纸化办公的实施有着重要的意义及作用。建立企业内部专用局域网络，限制使用外联网，对于企业文件及资料的保密
8、工作起着积极的保护 作用。同时，要加强办公各环节之间衔接的管理，确保各项工作分配到岗、责任落实到人。加强安全保密系统的管理，确保企业资料安全性，对于企业的发展起着至关重要的作用。 （四）加强对环保高效之无纸化办公的技术支持。企业在无纸化办公中不但要保证企业资料及信息的安全性、稳定性及保密性，同时也应与无纸化办公技术的不断创新及发展保持同步，以确保企业无纸化办公技术的实时性，对企业信息及资源提供最大限度的保护，使无纸化办公得以切实高效地施行，服务于企业的运营和发展。 （五）对环保高效之无纸化力公提供资金支持。 保证对无纸化办公所需的设施、技术、人才培训等方面资金的投入，是企业开展环保高效之无纸化办公的先决条件和物质基础。企业对于无纸化办公的投资，是企业走向现代化、科技化的必要手段，是保证企业不断发展壮大的基本条件。因此，企业对环保高效之无纸化办公提供必要的资金支持具有十分重要的意义。 五、结语 无纸化办公不仅高效而且环保，对于建立科学合理的管理体系有着重要的作用，使用现代化科技化的无纸化办公是必然趋势。 参考文献： 王俊程 .无纸化办公的难点及对策分析 J.兰台世界 .2010. 卢欣 .刘凤玲 .企事业单位无纸化办公系统的建设 J.辽宁师专学报（自然科学版） .2010.
