1、关于做好重点工程档案管理工作的思考 【摘要】重点建设项目由于投资大、资金来源多、建设工期长、参与建设的单位多，是一项庞大的系统工程。因而所形成的重点工程档案具有价值高、数量大、种类多、结构复杂的特性。本文主要结合在福建成品油管道一期工程档案管理中了解的实践情况，发现重点工程档案管理中遇到的资料收集不全，资料与工程不同步，有的资料缺乏真实性等问题，针对各种困难提出一些建设性意见，例如提高工程项目档案人员的综合素质等。使档案资料在未来的管道建设、管道施工维护、管道修理、以及后期的重建等工作发挥它的重要价值。 下载 【关键词】重点工 程；项目档案；档案管理 管道工程档案是指管道工程建设项目在立项、审
2、批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工资料验收全过程形成的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式与载体的全部文件。福建成品油管道一期工程是公司投资建设的重点工程。这条沿海成品油管道总投资约 16 亿元人民币，管道全长345km，分南、北两条线路建设。管道全长 185km。该管道已经投产使用，目前处于收尾阶段。管道工程档案工作是工程建设工作的重要组成部分，是一项重要信息资源，对促进技术和管理运用都有着重要意义。而且对于项目的运行管理和改 扩建工作都将起到十分重要的纽带作用，充分体现了工程管理的综合水平。 一、管道工程项目档案管理中遇到的问题与困难 （一） 思想上不重视，资料缺失较多。成品油管
3、道项目建设中的参建单位众多，水平也是参差不齐。就施工单位而言包括长输管线、水平定向钻穿越、站场、油库、外电、水工保护、无损检测、防腐厂等。施工单位形成的施工文件是反映项目的真实面貌和质量的主要依据，也是维修及改扩建的主要依据，其数量在整个项目档案中占了最大比重，是工程档案的主要组成部分。对施工单位文件的质量监控是项目建设的重中之重。 但是在施工过程中，施工单位对于资料方面的管理存在诸多问题，只注重有形工程的建设而忽视了资料的收集整理，忽视了资料对于工程建设重要的凭证作用。例如，施工图纸随意丢弃，造成许多蓝图发黄褪色甚至丢失；缺少技术交底记录、图纸会审纪要；在平时没有对施工过程进行及时有效地记录
4、，到后期才补做资料的现象较多；现场技术人员对资料交接手续随意，负责资料的技术人员随意更换，造成施工资料频繁易手缺失严重；资料中需要建设方、监理、设计方、质量监督等负责人签字的手续不齐全，主要原因还是施工与资料过程不同步，后期补签现象多，由 于施工过程人员流动性大，后期补签常会遇到人员已经流动更改，造成签字难度大，容易有代签、造假的现象出现，影响施工技术资料的真实性。许多施工单位到工程完工后， 即将交工验收时才开始慌忙整理， 这时不是缺少建设前期的文件，就是缺少施工方面的资料；有的只对文件材料进行简单装订，没有进行规范整理，不符合工程建设档案的质量要求；在竣工图编制中存在着把施工图当作竣工图，有
5、的竣工图甚至没有盖章或签字；竣工图编制更改不规范、不真实、完整，有的没有将变更文件或现场变更修改的内容全部准确无误地修改补充到相应的图纸上，或没有准确说 明修改依据的出处，以至无法确保竣工图的真实性、完整性；由于施工单位的技术水平也是参差不齐，长输管道的施工图纸变更都超过 30%，这就需要由设计院来出竣工图，这又牵涉到设计院再出竣工图时所需要的人力和财力的问题，设计方迟迟不出竣工图，也直接影响了施工单位提交竣工资料的进度。这些问题都为后期资料整理带来巨大的工作量。 （二）工程档案管理人员流动性大，业务水平参差不齐。管道工程档案管理工作任务复杂繁重，周期长，涉及的单位多，资料经手的人员多，流动性
6、大且不固定，工程建设过程中，人员不断变化流动，许多技术人员 调动到新的工作岗位，而留下的人员又对资料不熟悉，给档案整理也带来很大难度。 在项目部的各科室以及各参建单位中都配有资料员，但是多为兼职，缺乏档案管理相关知识，业务水平偏低，对于档案的收集、整理、保管、修复等方面知识欠缺，容易造成因档案资料收集不全、保管不当和遗失、损毁或因分类不当而混乱不清等现象。但是在管道工程项目档案的管理中，仅有档案管理专业知识也是不够的，仅有档案管理专业知识是很难胜任此项工作的，对于管道工程相关专业基本知识的缺乏，使得在档案管理过程中遇到种种困难，比如：图纸的识别，各种工程进 程中所产生的文件资料，都是档案工作者
7、平时没有接触过的；工作中要与众多的设计单位、监理单位以及施工单位、检测公司等进行沟通接触，倘若不具备本工程相关专业的基本知识，就很难识别工程资料的真实性和准确度，保证工作的顺利开展。因此，工程项目档案管理人员需具备较高的素质，不仅需要具备档案管理的专业知识，而且还要学习与本工程相关专业的基本知识，需要经验与技术水平兼备。这一点笔者相信是所有工程档案管理人员都需要学习的，将工程相关的知识和档案管理知识相结合，才能更好的胜任此项工作。 二、做好管道工程项目档案管理工 作的建议 （一）思想重视，提高认识，明确职责，实行 “ 五同步 ” 1.在思想上提高认识。要提高有关领导对档案工作的认识，纠正重建设
8、、轻档案的思想， 无论是项目法人、工程技术人员、监理人员、管理人员， 还是档案管理者，都要有组织、有计划地学习档案管理方面的法律法规，并掌握相关的档案专业知识，做到思想上统一认识、业务上统一标准、工作上统一要求，充分认识工程建设档案管理的重要性， 做到上下结合、步调一致。 2.明确职责，责任到位。福炼一体化工程配套成品油管道一期工程项目建设实行业主管理模 式，全面推行项目法人制、招投标制、工程建设监理制、合同管理制、资本金制 “ 五制 ” 。项目法人责任制的管理方式就是项目法人不仅要对整个项目负责，也应对整个项目档案资料负责。因此，为使项目档案工作与项目建设同步进行，项目法人要把档案工作纳入工
9、程建设的一部分，从项目立项开始就应设立档案管理机构及人员，负责项目档案、资料的收集、整理和归档工作，同时发挥对设计、施工、监理等单位的监督、指导、检查作用，使重点工程档案工作真正做到统一领导，职责明确。 管道工程建设档案室应配备 2名以上专职档案人员，直接负责档案工作，统一 制定工程档案工作各项管理规定及技术指标，同时监督、指导及协调勘测设计、质监、监理及施工单位做好工程文件材料的编制及归档工作。在工程竣工验收时，负责竣工档案验收及竣工档案的移交工作。参与管道工程勘测设计、质监、监理及施工的单位，必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作相适应的机构，配置专职或兼职档案资料员，
10、具体负责工程文件资料的收集、整理及归档工作。 3.实行 “ 五同步 ” 。重点建设工程项目档案管理要实行 “ 五同步 ” ，即上下同步、组织同步、制度同步、认识同步、验收同步。上下同步，即项目领 导与施工监理单位的负责人，对档案的重视程度应该同步。组织同步，即档案管理不论参建单位大小，档案工作应具体落实到人。不论哪个单位体制如何改革，其档案管理工作应落实到专人，一般施工监理单位配备兼职档案管理人员，而项目部就应该配备专职档案管理人员。在项目部，文书档案与财会档案由办公室管理，而档案室只负责工程档案，并由项目部管理，以方便工程项目与档案工作的协调。制度同步，即在制度上通过合同制约，保证工程建设与
11、档案工作的同步。为了预控工程档案的质量和进度，项目部根据工程建设特点，在招投标、签订承包合同时，就归档文件材 料的组卷样本明细都作了明确的约定。在承包合同履行过程中，档案部门的验收是最后一关，由档案主管在合同履行确认单上签字后，承包单位才能从财务领走最后一笔款，这在制度上确保了档案的准确性、完整性，以及在时间进度上与工程建设保持同步。认识同步，即工程建设项目部、施工监理、施工承包单位，在工程档案的收集、整理、归档、立卷、移交等主要环节上同步。为了达成共识，项目部档案室对承包建设单位的资料员进行了多层次、多方式的业务培训，采取抓早、抓紧、抓好工作思路。实行工程档案 “ 五同步 ” 能够真实地反映
12、工程建设的面貌，保证工程档案的 完整和齐全，为工程项目今后的运行、维护和改扩建工作发挥应有的作用。 （二）提高档案管理人员的业务知识水平 重点工程建设管理部门的工程管理人员来自四面八方，对工程档案的重要性认识参差不齐，因此在工程项目一开始就必须加强档案意识的宣传和教育。福建成品油管道项目部就组织开展过工程项目档案管理的培训，对施工和监理单位的资料技术员进行过培训，反复强调档案工作的重要性。工程档案工作要求档案管理人员既要有高度的工作责任感， 良好的职业道德， 办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、工程技术知识，要融入到整个工程之中，及时了解工程各方面的动态，经
13、常到一线去了解工程状况，为施工和监理单位解答关于资料的各种问题，为工程竣工资料的验收工作打好基础。因此，档案管理者只有涉猎广博的专业知识， 开阔视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好工程档案的档案管理工作。 重点工程项目档案的工作人员，在平时的工作中还要应对工程资料的日常工作，在工程施工过程中有大量的施工图，变更设计通知单的交接，需要及时发放到技术处和采供部门，施工和监理单位。需要具备良好的沟通能力，要有很强的责任心和 细心耐心，因为一旦图纸在我们手中滞留没有及时发出，将会对工程带来很大影响。项目档案工作就是反复收集反复利用的过程，工作量大，要求档案人员为各部门提供优质的服务。 档案工作人
14、员始终直接参与整个工程的建设和竣工验收全过程。档案人员深人工程项目所起到的重要作用有：一是能够为项目服务，项目档案就是反复提供利用的过程，协助做好项目建档工作。二是辅助与指导工程项目的分类组卷。三是能够确保资料的完整齐全，对工程今后的改扩建提供重要的依据。 福炼一体化工程配套成品油管道一期工程作为中国石化股份有限公司投资建设的重点工程项目，其产生的档案资料数量是庞大的，做好管道工程项目档案一定要与管道工程项目建设同步，工程项目申请立项时，即应建立项目档案工作，开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，同步完成文件材料的归档验收工作。做好管道工程的档案管理工作，对工程是施工，竣工验
15、收都有极其重要的意义，对未来管道工程的改扩建、维修保护都是重要的凭证，具有重要的价值。 【参考文献】 中国石化销售有限公司福建管道项目经理部 .福建成品油管道一期工程档案管理规章制度汇编吴建华 .科技档案管理学 M.南京大学出版社， 2002，17. 中国石化销售有限公司福建管道项目经理部 .福炼一体化工程配套成品油管道一期工程竣工资料组卷样本第 1 册吴锡合 .西气东输管道工程项目建设如何推行项目法人责任制，石油企业管理王正非 .强化重点工程 I 页目档案管理的有效方法焦育英 .工程建设项目档案管理之我见，经济师冯丽娟 .建设工程项目档案管理刍议，架阁库丛文孙月娟 .如何做好工程项目档案的管理 .档案管理胡生龙 .重点工程项目档案管理的几点思考 .山西档案曾淑珍 .重点建设项目的档案管理 .城建档案
