1、办公自动化环境下高职院校保密工作面临的问题与对策研究 摘要 在信息浪潮席卷而来的大环境下，高校办公自动化提高了办公效率，但也给文件的安全保密管理带来了挑战。对高职院校而言，如何做好文件保密工作，已成为保密工作面临的重要课题。本文探讨办公自动化过程中文件管理存在的问题，并提出相应的对策和建议，希望对高职院校保密工作起到一些积极的作用。 下载 关键词 办公自动化；保密工作；高职院校 doi： 10.3969/j.i 中图分类号 G717 文献标识码 A 文章编号 1673-0194（ 2017） 18-0219-02 多媒体技术的快速普及，使校园网与电子校务平台（ OA）在高职院校迅速推广普及。目
2、前，计算机网络技术已成为高职院校实现信息化教育的重要技术，无论是公文处理、校园信息、学生系统以及档案管理，均在一定程度上实现了自动化管理，提高了办公效率，也更加规范和系统化。然而，办公自动化在带来便利的同时也隐藏着危机，网络和办公自 动化方面的泄密逐渐成为高职院校文件泄密的主要渠道。本文以广西建设职业技术学院（以下简称 “ 广西建设学院 ” ）文件保密工作实践为例，探讨如何建立保密长效机制，以确保高职院校的信息安全。 1 高职院校现用办公自动化系统（ OA）概述 据了解，多数高职院校都已采用电子校务平台进行日常校 ?展芾恚 ?电子校务平台即为办公自动化系统（ OfficeAutomation，
3、 OA）。该系统是利用先进的科学技术和现代办公设备，全面或部分代替办公管理人员的业务活动，优质高效地处理办公信息和办公事务。广西建设学院现使用的办 公系统由北京通达信科科技有限公司研发，该公司是中国兵器工业信息中心的全资子公司，安全性有一定保障，但在系统运行过程中，仍然存在运行不稳定，更新不及时的情况，存在信息泄密的漏洞。 2 办公自动化环境下高职院校保密工作面临的问题 近年，上级教育管理部门和国家保密局，对高职院校的保密工作给予了高度重视，高职院校的保密工作也取得了一定成效，如，不仅有意识地提升了高职院校领导、科研人员、教师、学生等各个成员的保密意识，也按要求做出了一系列防范举措来加强日常保
4、密工作。但泄密事件仍有发生，因为与传统办公 条件相比，在办公自动化环境下，信息传播更高速便利，传播的范围、速度与影响力更广，这促使高职院校不仅要做好传统保密工作，还要应对一系列高科技窃密手段带来的危机和挑战。涉密信息从保密柜走进硬盘、存储器、移动设备，其传播渠道从传统的实体到编码程序，保密环境更加复杂。 2.1 保密意识不强 以 2014-2016 年已公布的高校泄密案例的调查数据来看，造成泄密的原因普遍为人为因素，其通常表现为，对保密工作缺乏足够认识，特别是对互联网安全隐患重视不够。在高职院校信息化建设过程中，重视信息建设的效率，忽视 了信息保密工作的同步发展；重视对校园网络和办公设备的投入
5、，对安全防范技术的更新工作缺乏关注，更缺乏长期有效的规划。 2.2 保密工作部门自身建设不力，保密制度不够健全 保密工作是否安全有效，与保密工作队伍的保密意识、业务素质、人员稳定性、管理程序密切相关。从目前来看，大部分高职院校尽管设有相关保密机构，但这些机构在具体业务，比如保密工作宣传、保密工作监督检查等方面缺乏专职人员进行管理，因此，工作开展缺乏系统性和长期性。部分高职院校由于自身原因，保密工作人员由聘用人员担任，存在人员替换频繁、 兼职人员担任工作零碎繁杂等情况，造成保密信息管理疏漏，存在安全隐患。 2.3 办公网络环境管控不严 当今社会，网络 “ 黑客 ” 无处不在，国家党政机关的核心机
6、密、企业的商业秘密及个人隐私等均在他们窥视之列，高职院校也不能幸免。高职院校办公自动化的实现紧密依托互联网，且大部分内外网互联，在给信息传播提供便利的同时，也容易被不法分子利用，窃取保密信息。此外，电脑病毒是一种人为制造的，在计算机运行中，按照设计者制定的方式对计算机信息或系统起破坏作用的程序，现已成为高职院校自动化办公环境下对文件信息安全 的又一威胁。 2.4 办公自动化设备管理不严 高职院校办公设备的维护、保修，大多采用招标引进的方式，考虑商家的效率，但没有严格保密要求，厂家通过联机测试设备或移动存储设备，可将机内存储的内容进行复制，存在安全隐患；在设备淘汰、报废时，没有严格履行涉密设备审
7、查，存在涉密信息的存储器有可能成为泄密源的问题；在软件方面，大多高职院校不能全部使用国产正版软件，在办公自动化设备中，盗版软件的运行有可能造成涉密信息扩散或网上泄密。 3 加强办公自动化环境下高职院校保密工作的对策 针对 高职院校办公自动化环境下保密工作的实际情况，笔者提出以下几方面的建议。 （ 1）在责任承担方面。高职院校要全面实行领导负责制和一把手责任制，涉密高职院校一把手和涉密部门负责人为安全保密第一责任人，切实落实保密信息管理工作。 （ 2）在制度建设方面。遵循我国的保密法和计算机网络安全管理规定等相关制度，并与高职院校自身保密实际情况相结合，建立健全针对办公自动化网络安全维护的相关制
8、度，使网络安全维护工作有章可循。 （ 3）在运行管理方面。一是严禁涉密电子设备直接或间接地与互联网或其他公共信 息网连接，实行物理隔离，做到专机专用；二是严格遵守涉密场所要求的安全保密和防火、防盗措施，配齐配强保密场所防护措施。 （ 4）在安全维护方面。一是定期和不定期开展保密检查，对重点涉密部门进行重点查看，检查保密制度的落实情况和防范措施的实施情况，发现问题要依法依纪严肃处理；二是对涉密计算机的维修、销毁，高职院校要委托专业部门安排拆卸、维修、销毁涉密计算机。 （ 5）在人员管理方面。一是严格按照国家保密局的有关规定，严格涉密人员的选配和岗位培训，明确岗位职责，定期开展保密相关培训，增强保密意识； 二是要求涉密计算机和校园网络的管理维护人员，认真做好日常维护保养，定期检测杀毒，确保网络安全。 保密工作是党和国家的一项重要工作，也是高职院校日常工作的重要组成部分。面对办公自动化的环境，日益严峻的保密工作环境，高职院校领导层与涉密人员要树多层次、立体全方位的保密观念，确保保密工作安全有效的开展，从而推动信息化形势下，高职教育健康发展。
