1、加强基层单位人事档案信息化建设的思考 中图分类号： F270 文献标识： A 文章编号： 1674-1145（ 2016）04-000-01 下载 摘 要 目前，各基层事业单位的人事档案管理中都有一些共性问题存在，例如：档案材料整理不规范、更新不及时、管理手段落后等，这些原因影响了人事档案管理的发展。本文笔者将提出加强对人事档案的标准化、规范化建设；加强档案的收集与审核；建立人事档案信息系统，保持更新；提升人事档案管理人员职业素养等相应措施，打造促进单位发展的人事档案信息化平台，加强人事档案信息化建设，从而充分发掘其使用价值。 关键词 基层单位 人事档案 信息化建设 人事档案是个人及组织在社会
2、生活中直接形成的个人历史记录，具有 严格的历史意义，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。然而，许多基层单位人事档案管理存在整理不规范、更新不及时、管理手段落后等问题，而实现档案管理信息化对于解决这些问题提供了一个良好的渠道。本文笔者从加强对人事档案的标准化、规范化建设；加强档案的收集与审核；建立人事档案信息系统，保持更新；提升人事档案管理人员职业素养等四个方面进行思考与分析，以加强档案信息化管理。 一、当前基层单位人事档案存在的问题 （一）整理不规范 当今人事档案管理，大多以传统 的笔记为主，重复性强。档案材料中存在填写格式不够规范，填写内容前后不一致，纸张大
3、小不合要求等情况。虽然一些部门已经研发并且实行了人事档案管理的相关软件，但还是不能达到统一标准，操作依旧繁琐，使上下级、各部门之间无法及时实现资源共享，影响人事档案管理的工作效率。 （二）更新不及时 许多基层单位在人事档案的管理上，大部分精力放在对现有人事档案内容的整理，往往容易忽略对应该入档材料的收集和归档，导致档案材料不能及时得到补充与更新。 （三）管理手段落后 在多数基层单位，计算机 在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入作用，人事档案管理信息化功能有待进一步开发。在许多单位的人事档案管理中，调阅档案大多采用原始的手工操作方式，原件反复被调用，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、
4、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。 二、如何加强基层人事档案信息化 （一）加强人事档案的标准化、规范化建设 必须要抓好档案管理的标准化、规范化，要做到档案管理的收集、整理、鉴定、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作，为提高档案信息化打好基础。 （二）加强对档案的收集与审核 一要规范收集档案整理材料。采取定期和不定期相结合的方式，及时将需要入档的人事档案资料进行收集、整理，并按标准要求对收集的档案材料进行严格审核，确保材料真实、准确、完整。 二要认真审查、鉴别人事档案资料。在审查档案材料的过程中，要严谨、认真对人事资料进行审查和鉴别，确保人事档案资料的真实性，对审核中发
5、现的问题分类逐一进行记录，以待研究解决。同时，对所有档案材料进行编号，并在计算机上建立档案，依次将人事档案材料归类、入案、装订，最终形成完整的案卷，且清楚标示 顺序号，以方便查找和补充。 三要确保档案真实性和完整性。在审核工作中一定要按照 “ 逐批审阅、详细记录、及时补充、整理入档、提高总结 ” 的科学方式，合情合理、条理清晰的进行。 （三）建立人事档案信息系统，保持更新 第一，建立人事档案电子资料库，根据建立档案编码为索引建立目录，再用扫描仪对档案材料逐页电子化，之后将图片信息按照人员编码命名，存放到相应目录中，且档案目录要与档案内容进行链接，便于日后查找、补充使用。 第二，人事部门制定相关
6、规定，单位人员在日常生活、工作的变动中形成属于人事档案范围资料，都应第一时间递交给人事管理部门，使档案能够第一时间得到补充。对人事档案缺资料的补充要严谨，根据缺少人事资料的内容和性质，适当采用拷贝补充、缺失补充和重新制作填写三种处理方式，使人事档案能够及时更新。 第三，建立人事档案资料收集责任制。在责任制中对需要及时归档内容和时限提出明确要求，对需要及时入档的共性的材料（如每年晋升薪级审批表等），档案管理人员应及时与相关部门联系及时入档并在电脑上做好档案信息录入工作。 （四）提升人事档案管理人员职业素养 第一，提升政 治素养。要把人事档案管理工作看作是一项严肃的政治工作。人事档案管理人员一定要
7、做到政治合格，严守秘密，勤奋敬业。工作中，要遵纪守法，严守秘密，自觉遵守保密法和保密工作守则，做到依法治档，认真执行档案管理工作中的各项规章制度。 第二，提升职业道德。做好人事档案管理工作，前提是爱岗敬业，具备良好的职业道德、高度的工作责任心、爱岗敬业的工作态度和乐于奉献的工作精神。 第三，增强业务技能。人事档案管理人员要懂得档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学等档案专业基本知识，熟悉上级档案管理部 门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作。 第四，利用现代化技术、实现档案管理规范化。档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新技巧。能掌握数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术及多媒体
8、技术等这些新技术，熟练地运用现代技术手段管理人事档案。 三、结语 落实档案信息化，有效提升效率、准确率，也能够方便查找相关人事档案资料。不仅避免了传统手抄模式所造成的失误也降低了人事档案管理人员的工作负担，使工作效率及质量得到有效地提升。 参考文献： 张鑫 .企业基层单位人 事档案管理信息化思考 J.现代商业， 2011（ 35） . 邵琳 .关于加强人事档案管理信息化建设的思考 J.网友世界， 2014（ 09） . 许扬 .基层单位加强档案信息化建设的思考 J.管理观察， 2015（ 03） . 何 ?S.探讨加强事业单位人事档案管理信息化建设的主要路径 J.才智，2016（ 09） .
