1、紫元 OA 协同办公系统操作手册 第 1 页 共 59 页 紫元 OA 协同办公系统操作手册 杭钢信息管理部编写 紫元 OA 协同办公系统操作手册 第 2 页 共 59 页 目录 1. 紫元 OA 协同办公软件概况 . 4 2. 系统配置要求 . 5 3. 系统登录说明 . 6 4. 个人设置 . 7 4.1. 个人信息设置 . 7 4.2. 更改登录密码 . 8 4.3. 杭钢邮箱设置 . 8 5. 个人事务 . 9 5.1. 内部邮箱 . 9 5.2. 杭钢邮箱 . 12 5.3. 通讯录 . 13 5.4. 公司通讯录管理 . 15 5.5. 部门通讯录管理 . 15 5.6. 发通知
2、. 16 5.7. 通知管理 . 17 5.8. 机构及人员查看 . 18 6. 日常办公 . 19 6.1. 新的申请 . 19 6.2. 我的申请 . 20 6.3. 待办事宜 . 21 6.4. 工作流管理 . 21 6.5. 工作督办 . 21 6.6. 工作结果监控 . 22 7. 信息荟萃 . 23 7.1. 新闻 . 23 7.2. 新闻管理 . 23 7.3. 集团新闻采集 . 26 7.4. 集团电子公告采集 . 26 7.5. 电子公告 . 27 7.6. 电子公告管理 . 27 7.7. 电子刊物 . 28 7.8. 电子刊物管理 . 29 紫元 OA 协同办公系统操作手
3、册 第 3 页 共 59 页 8. 综合信息 . 31 8.1. 行业动态 . 31 8.2. 行业动态管理 . 31 8.3. 综合信息文件阅读 . 31 8.4. 综合信息目录管理 . 32 8.5. 综合信息文件管理 . 33 9. 文件管理 . 34 9.1. 文件查看（以列表方式） . 34 9.2. 文件查看（以目录方式） . 34 9.3. 文 件目录管理 . 34 9.4. 文件添加删除管理 . 36 10. 系统管理 . 38 10.1. 二级管理机构设置 . 38 10.2. 组织机构管理 . 40 10.3. 员工管理 . 43 10.4. 角色管理 . 44 10.5.
4、 职权管理 . 46 10.6. 用户权限管理 . 46 10.7. 表单设计 . 49 10.8. 流程分类管理 . 51 10.9. 流程设计 . 52 紫元 OA 协同办公系统操作手册 第 4 页 共 59 页 1. 紫元 OA 协同办公软件 概况 紫元 OA 协同办公 系统 建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式，从提高跨部门、动态团队工作效率的角度，解决组织机构在办文、办事、沟通、协作、共享的管理需求。 建立协同审批的平台。实现 公司 内部公 文、请示、汇报、各种审批事项等的流转自动化，解决协同工作及透明度的问题。实现网上督办的管理机制，对工作任务进行督办管理，提高办公效率、
5、节约大量的办公资源。 建立知识共享的平台。在保障信息的安全与使用权限基础上，构建一个信息资源的共享平台，使企业规章制度、收发文件、新闻报道、电子刊物、部门业务资源、技术交流、工作总结等能够在员工之间得到广泛的传播。 建立互动沟通的平台。将电子邮件、系统消息、 通知管理、通讯信息 等相结合，保障组织单位内部信息传递与沟通交流的及时性、准确性，改变了以往人机不在一起的时拖后处理工作的 现象。 实现辅助办公管理。包括 电子公告 、 通知 等。 实现电子档案管理。建立机构统一的、与各业务系统、办公系统一体化的综合 文件 管理系统，实现 文件 信息共享，提高企业内部 文件 利用的寿命和周期，为领导和各部
6、门提供网上档案文献的查询和利用。 建立资源管理平台。实现对企业的公共资源的预约及管理，包括 文件 、 电子刊物 管理等。 实现业务数据共享分级管理的机制，做到决策层及相关领导可查询 主要的 经营数据和信息，各分支机构的领导分别对授权范围内的业务等信息进行分级查询利用，确保业务信息的及时、准确和安全。 实现分布式办公。系统支持多 分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。 紫元 OA 协同办公系统操作手册 第 5 页 共 59 页 2. 系统配置要求 操作系统： Microsoft Windows 2000以上版本 内存： 256MB以上 浏览器： Microsoft IE 6.0以上 分辨率：
7、建议 1024 768。 紫元 OA 协同办公系统操作手册 第 6 页 共 59 页 3. 系统登录说明 1、打开 IE，在地址栏中输入： 。 2、 进入 登录页面： 3、输入对应的登录名和密码，点击“登陆”按钮，即可进入系统进行操作。 紫元 OA 协同办公系统操作手册 第 7 页 共 59 页 4. 个人设置 4.1. 个人 信息 设置 点击标题栏中的个人信息设置按钮，即进 入 “ 个人信息设置 ” 页面，本页面 对个人基本信息、大头像、个人自定义信息进行管理 。 4.1.1. 个人基本信息 在“个人设置”页面的个人基本信息模块，点击右下角的“修改”按钮，即可进入个人基本信息设置页面。 在个
8、人基本信息栏中输入 对应 信息，修改完后，单击下方的“保存”按钮即可。其中 个人基本信息在本部门内公开。 4.1.2. 自定义信息 1） 添加： 在“个人设置”页面的自定义信息列表的左上方， 点击“添加”按钮， 进入“自定由系统管理 员设置，个人用户无法修改。 由用户个人设置，单击“修改”按钮，即可以进入个人基本信息设置页面。 由用户自定义信息，公开范围可选。 手机号码部门内公开，办公室电话公司内公开。 紫元 OA 协同办公系统操作手册 第 8 页 共 59 页 义信息添加”页面。 输入自定义信息后，单击“添加”按钮。 2） 删 除： 在“个人设置”页面的自定义信息列表中选择需要删除的自定义信
9、息， 单击“删除”按钮即可。 4.2. 更改登录密码 点击“更改登陆密码”菜单项，进入密码修改页面，输入原密码和新密码，点击“确定”。 4.3. 杭钢邮箱设置 用户自己输入杭钢邮箱地址和登录密码后，单击“确定”按钮。 以便于 系统 自动分发相应的 任务 邮件。 共有三种公开方式。 输入 用户自己的杭钢邮箱地址和登录密码后，单击“确定” 。 紫元 OA 协同办公系统操作手册 第 9 页 共 59 页 5. 个人事务 5.1. 内部邮箱 进入方法：选择“个人事务” “内部邮箱”，进入内部邮箱功能，默认选择收件箱目录。 5.1.1. 写邮件 收件人： 本项允许用户输入收件人的 用户名 。 主题： 邮
10、件的主题。 优先级： 本项允许用户选择将被发送信息的重要度。可选的重要度共有 高 ， 中 ， 低 3级。对多数邮件程序来说，这里指定的任何一级 重要度都与之兼容，但指定重要度的方法依程序有所不同。 图标 表示优先级 高 ，无图标表示优先级为 中 低 。 增加附件： 点击 增加附件 按钮，弹出 增加文件 对话框 ； 发送： 邮件撰写完毕后点击 发送 按钮发送邮件。 保存草稿： 点击 保存草稿 按钮将邮件保存到 草稿箱 ，以便以后继续编辑 5.1.2. 收邮件 点击 收件箱 后您将看到 收件箱 里的所有邮件，包括已读和未读邮件。 删除：将邮件删除，在已删除邮件中可以找到并恢复； 紫元 OA 协同办
11、公系统操作手册 第 10 页 共 59 页 永久删除：将邮件删除，无法再找回来。 5.1.3. 文件夹列表 在邮件夹中，能看到您的 个人邮件夹 、 收件箱 、 已发送邮件 、 已删除邮件 、 草稿箱 。 您可以检查现有邮件夹已用容量，邮件的数量和其它信息，并且可以清空邮件夹，同时您也可以了解到整个邮箱的已使用的和未 使用的情况。 清空邮件夹 ： 如想清空某个邮件夹的所有邮件，只需点击与所要清空的邮件夹对应的按钮，然后在弹出的确认对话框中选择 确定 即可。被请空的邮件夹下的所有邮件将会被移至已删除邮件 ，如果被清空的邮件夹是 已删除邮件 ，则 已删除邮件 中所有邮件将彻底从服务器上删除。 5.1.4. 已发送邮件
