1、浅谈基层医疗单位档案利用工作 摘要 本文通过对基层医疗单位 4 年当中档案利用情况进行统计分析，用具体数字说明和分析了 7类常见档案利用中存在的差距和问题，并就如何提高档案的利用提出相关对策和建议。 下载 关键词 基层单位；档案；利用 档案信息资源的开发和利用是档案管理工作的最终服务目标，同时也是档案信息资源的价值所在。为深入了解基层医疗单位档案信息资源开发利用情况，我们对某单位 4年内档案信息资料利用情况进行了统计分析，并针对档案信息利用率不高的原因，提出相关对策和建议，从而进一步拓展档案信息资源利用的深度和广度，更好地为医院管理决策提供服务。 一、基层医疗单位档案利用情况分析 随着医疗卫生
2、事业的快速发展，医疗业务量不断增加，档案数量及档案的利用率也逐年上升。调查发现，该单位档案总数从 2009 年的 11931 件上升 到 2012年的 16196件，上升率为 35.7%：档案利用量从 545件上升到 1363件：档案利用率从 4.56%上升到 8.41%；虽然各项数据都在逐年上升，但是上升比例不高，从档案的整体利用程度来说还有待进一步提高。 在不同类别的档案利用当中，文书档案的利用量最大，共为 1766件。在所有类别的档案利用总量当中，年度平均利用率达到 48.25%。相比较而言，其他类别的档案利用率相对较低，依次为会计类档案 604 件、实物类档案460 件、基建档案 38
3、4 件、科研档案 240 件、利用率较低的为声像档案和设备档案。 二、分析档案利用程度不高的原因 （一）档案工作的宣传力度薄弱，有待进一步加强。在基层医疗单位，约有九成以的上工作人员是医务工作者，他们都是医疗行业专业技术人员，具有较高的医疗专业技术水平和技能，是医院的技术骨干力量，但是他们可能对于档案工作的认识知之甚少，普遍认为档案工作具有保密性，与他们的业务工作联系不大，因此很少会关注档案部门，更加不会主动到档案室查阅相关资料。 （二）档案利用信息化水平不高，成为阻碍档案利用率提高的瓶颈。随着信息化网络时代的到来，无纸化办公系统已经悄然盛行， 档案工作者一定要与时俱进，不断跟上信息时代的步伐
4、，要将档案业务工作与信息化管理进行无缝对接，进一步提高档案管理工作效率和效能。 （三）未能充分挖掘和发挥档案的利用价值。档案的生命力在于档案价值的实现，作为基层档案工作者，要注重结合本单位的工作实际，全方位、多角度、深层次考虑如何更好地利用现有的档案信息资源，充分发挥档案的原始凭证、记录和传递信息、资政决策、社会服务等功能，为医院的医疗技术、保健服务、科研发展、医保工作、信息化管理、医疗设备管理和利用、解决医患纠纷促进和谐医患关系以及管理层决策等方面 提供丰富的档案信息资源。 三、提出相关建议和对策 （一）加大档案工作宣传的力度和广度，使广大医务工作者对档案工作有进一步的理解和支持。档案业务部
5、门可以通过举办 “ 档案收集及利用工作知识培训 ”“ 档案利用实例 ” 等相关知识讲座、制作档案宣传栏、发放宣传手册等方式加强档案宣传工作，做到与医务人员们零距离接触，实地讲解档案的利用功能和档案的实用价值。 （二）提高档案信息化管理水平，建立档案信息化网络服务。我们可以将医院信息化管理与档案业务特色服务相结合，探索性地建立电子文档一体化网络服务体 系。一是将办公 OA 系统直接纳入现行单位内网文件查询系统，实施即实查询功能。二是建立电子信息文档系统，在年度归档时将需要归档的电子文件直接进行归档处理，同时逐步将库房之前存放的纸质档案分批进行扫描处理，建立电子档案，实现电子档案与纸质档案双轨制管
6、理。 （三）结合医院实际，不断拓展各类档案的利用途径，范围及对象。一是凸显医院功能和性质，加大公益医疗宣传工作。例如可以精心设计策划建立医院的院史馆，通过大量收集和利用文书、实物、科研、设备、声像、照片等各类档案资料，按照展馆内设计的不同篇章对档案进行归类整 理、分类组合，并应用先进的电子信息化手段，做到图文并茂，形象生动。展馆主要内容以医院历史发展为背景，充分展现医院成立 20 多年来的光辉历程，宣扬医院的院容、院风、院貌、院旨、院歌以及医院的文化建设、党风廉政建设、医德医风建设、行业作风建设等，彰显医务工作者爱岗敬业、无私奉献、可爱可敬的美好形象。院史馆除了本院员工参观外，我们还可以根据实
7、际情况定期或者不定期开放，诚邀社会各界人士参观、交流和指导，进一步加强对外宣传工作，让珠海市民们能更加关注我们医疗卫生行业，并给予更多的理解、支持和帮助。二是加大科研档案的利用 ，进一步提升医院医疗专业技术水平和科研管理能力。将医院现有的病案信息资源、临床医学教学科研工作与科研档案的利用三者相结合，做到互利互用，事半功倍。当中，作为基础研究的病案信息资源真实反映了医院的医疗技术水平，为临床医学教学科研工作提供了个案分析、统计数据和研究方向，而医院科研档案则包含了医务人员对所从事的临床医学科学研究、临床病案研究、临床实践教学活动研究等等，这些研究成果为最终形成科研档案奠定了扎实的基础，他们彼此相互作用、相互影响。作为档案管理人员，应该从如何提高科研档案的利用点出发，为临床医务人员科研 教学工作提供便利服务，因此要扎实做好科研档案的基础性工作，加强科研档案的整理编目，对各专科不同类别病种的科研档案信息资料进行分类归纳整理、撰写相关统计数据分析报告及汇编材料，进一步提高医务人员对科研档案的使用价值，更好的为临床科研教学服务。
