浅谈大数据时代企业档案电子文件管理.docx

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1、浅谈大数据时代企业档案电子文件管理 【摘要】本文在了解企业档案电子文件基本情况的基础上,分析企业档案电子文件管理存在的问题,并针对问题提出对策,以使电子文件更好地服务企业,在企业中得到广泛应用。 下载 【关键词】大数据;企业档案;电子文件;管理 随着企业不断地发展和进步,记录企业各项活动的文件不断增多。在企业应用 ?子设备的今天,产生了大量记录企业发展的电子文件。电子文件的产生给企业档案工作带来了前所未有的挑战。 一、 概述 (一)大数据的概念。大数据( big data)也称海量数据、海量资料、巨量数据、巨量资料,一般是指由数量巨大、结构复杂、类型众多的数据构成的数据集合。 (二)企业档案电

2、子文件的概念。企业档案电子文件是指企业在生产经营和管理活动中形成具有参考、利用、保存价值文件材料的信息化。包括两方面内容:一方 面是归档保存的电子文件;另一方面是历史企业档案数字化后形成的电子文件。 (三)企业档案电子文件的特点。 1.可操作性强,信息的易变性。企业档案电子文件的形成应用于多种技术,其内容和形式是相对独立的,其内容进行修改是非常容易的,而且改后不会留下任何痕迹。另外,电子文件可以储存于不同的载体,人们无法从其所包含的内容以及载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及完整性。 2.传递快捷,实现资源高度共享,信息与载体的可分离性。企业档案电子文件是信息化形态,除纸张以外的移动硬盘、

3、磁盘、光盘等都已成为了载体的 “ 新成 员 ” ,可以根据利用需要,采用不同的方式输出,从一种载体转移到另一种载体,其内容却不发生任何变化,实现异地传输。 3.对系统设备的依赖性强,信息的非人工识读性。企业档案电子文件不能直接阅读,它从形成、传输、存储、检索到利用都要依赖特定的设备和特定的软件而实现,脱离了特定的软硬件设备,电子文件就看不到了。 二、企业档案电子文件管理存在的问题 (一)法律问题。由于企业档案电子文件易变性特点,突破了传统 “ 原件 ” 概念,使其原始记录性难以判断,凭证价值和法律效力难以确定。企业档案电子文件管理体制机制不 健全、不到位,大数据挖掘缺乏配套的政策法规,数据保护

4、整合等方面缺乏完善的制度,企业内部之间缺乏统一的大数据标准和可供参考的规范,导致企业档案电子文件管理的方式方法各不相同、内容格式杂乱无章、水平参差不齐,影响电子文件的统一有效管理。 (二)长期保管问题。由于企业档案电子文件信息与载体可分离性及信息的不安全性特点,在企业档案电子文件管理的过程中,如何对电子文件进行长期保管,成为档案工作面对的重要问题。长期保管问题包含:一是载体保管问题;二是信息保护问题。 (三)安全问题。 1.物理安全。它包 括两个方面:一是环境安全。即电子文件的设备及存储介质所处环境安全;二是设备安全。即物理设备选型、装配符合相应的工业标准。 2.载体安全。电子文件具有载体不稳

5、定性,这就决定了它容易受外部环境的影响。不适宜的保管条件会导致电子文件质量缺损,导致信息载体寿命缩短、导致载体材料出现变形、断裂、伸缩、折痕、消磁和磁粉脱落等情况,影响文件信息的安全。 (四)人员问题。大数据时代企业档案电子文件管理人才队伍不健全,电子文件逐渐替代纸质文件,成为发展的主流。 三、解决问题的对策 (一)建立健全企 业档案电子文件管理的法律法规。建立健全适合企业自身特点和需要的法律法规及其管理办法和制度,希望通过法律:一是规范企业档案电子文件的相关活动,杜绝任何在无意或有意中对电子文件内容及载体造成伤害的可能性;二是电子文件凭证价值和法律效力得到承认;三是对蓄意破坏、盗窃电子文件信

6、息的不法分子产生威慑力。 (二)利用技术手段,确保企业档案电子文件信息及载体长期保管及安全。 1.签署技术。在企业档案电子文件上进行光笔签名或数字签名,把电子文件上的签名作为检验其原始性、真实性、完整性和安全性的依据。目前,在电子文件 上进行签署的技术主要有两种:一种是光笔签名;另一种是数字签名。 2.防写措施。将企业档案电子文件设置为 “ 只读 ” 状态。用户只能从电子计算机上读取信息,而不能对其做任何修改。 3.加密技术。加密技术可以确保涉密电子文件内容的非公开性,是保证电子文件机密性的重要方法,其目的是采取某种数字方法将涉密信息伪装起来,使非法入侵者无法了解涉密信息真实含义。通常多采用

7、“ 双密钥码 ” 法。加密技术可以对用户的访问进行控制,限定了用户对电子文件的操作。 (三)培养复合型档案管理人员。基于企业档案电子文件的特点,企业档案电子文 件管理必须依靠高素质的档案管理人员,档案工作人员一定要树立安全意识,增强电子文件管理意识,提高计算机操作能力,提高自身的综合素质和业务技能。 四、结论 大数据时代,企业发展进步,电子文件大量产生,给档案管理工作带来了各种各样的问题。不断研究、探索,克服困难,找出解决方法,改进措施,使档案资源得到安全、可靠的保护,实现档案信息资源共享,改进管理模式和技术创新,实现档案管理工作的科学化、制度化与规范化。档案更好地服务于企业,促进企业和档案事业共同发展。 【参考文献】 许济 沧 .大数据云计算对电子文件的影响 J.云南档案, 2016( 1):54-55. 赵屹 .数字时代的文件与档案管理 M.上海:世界图书出版社, 2015.

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