1、浅谈如何做好建设项目档案管理工作 摘要 :随着国民经济的发展和企业技术改进的不断深入 ,基础设施建设和技术改造在全国各地如火如荼地进行 ,众多新建、续建的建设项目应运而生。如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。本文就如何做好建设项目档案管理工作 ,使建设项目最终顺利通过竣工验收 ,以及日后建设项目档案的有效利用提一点自己的看法 ,希望能对建设单位的项目档案管理有所帮助。 下载 关键词 :项目档案 管理 做法 0 引言 建设项目管理在全国上上下下都得到了足够的重视 ,各单位建设项目管理部门历年来 也积累了不少建设项目管理的先进经验 ,但对于建设项目管理中很重要的一个方
2、面 项目档案管理却没有得到应有的重视。这个现象伴随着项目档案管理相关规定的出台而得到了很大转变 ,各个单位也在不知不觉中重视了项目档案管理工作 ,只是苦于不知如何做好项目档案管理工作。本文从一个项目档案管理者的角度 ,谈一下如何做好项目档案管理工作。 1 充分认识建设项目档案的重要性 根据国家档案局、国家发改委联合发布的重大建设项目档案验收办法规定 ,项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分 ,未经项目档案验收或项目档案验 收不合格的建设项目 ,不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出 ,项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权 ,充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重
3、要性。此外 ,项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用 ,项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。 2 如何做好建设项目档案管理工作 2.1 各级领导要高度重视建设项目档案工作。工程建设是百年大计 ,工程建设项目档案同样是百年大计 ,有了工程没有档案将后患无穷。 工程项目从立项开始 ,主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作 ,制定明确的岗位责任 ,进行考核并与奖惩挂钩。 2.2 加强对建设项目档案工作的组织领导。成立建设项目档案工作领导小组 ,建立建设项目档案工作人员网络体系 ,明确每
4、人的工作职责 ,加强考核 ,建立健全项目档案工作各项规章制度 ,建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。 2.3 定期召开建设项目档案工作会议。项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理 ,对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导 ,确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议 ,汇报项目档案工作进度 ,安排布署下步工作。 2.4 加强建设项目档案管理制度建设。俗话说 “ 没有规矩 ,难成方圆 ” 。建设项目由于规模大、工期长、形成材料多 ,特别是由于其所涉及的单位和环节众多 ,所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标
5、准化 ,仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此 ,加强和完善有关的制度建设 ,就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。 2.5 坚 持执行 “ 四同步 ” 制度。即 :企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步 ,检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步 ,验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步 ,项目总结与项目文件材料完全归档同步。以 “ 四同步 ” 制度来确保做好项目档案的收集工作。 2.6 项目建设单位档案部门及时介入。项目管理部门往往不懂档案管理 ,不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等 ,等到工程项目
6、要竣工验收 ,提到项目档案验收了 ,才知道项目档案还有整理要求 ,安全保管有库房 “ 八防 ” 等验收内容 ,这 时往往积累了很多工作需要处理 ,搞得很被动。因此 ,建议项目建设单位档案部门及时跟踪项目建设进度 ,及早介入对项目档案工作进行业务指导 ,并对有关人员进行档案业务培训。 2.7 档案部门必须参加竣工验收。审阅工程档案是竣工验收的法定内容 ,档案部门参加竣工验收 ,是保证工程档案资料质量的关键。档案部门在工程档案验收工作中 ,要把工作的重点放在档案初验阶段 ,各项归档材料要切实做到 “ 图实相符 ” 、签字手续完备。对初验中发现的问题 ,要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上 ,要坚
7、持高标准、严要求、不马虎迁就 ,以确保项目档案 的质量。 2.8 项目档案整理工作前移。每个建设项目 ,特别是投资大、周期长的项目 ,往往参建单位众多 ,形成的文件材料多而杂 ,如果都由建设单位来整理则要投入相当多的人力、物力和精力。建议项目建设单位在签订招标合同时就把项目档案的整理要求明确提出 ,每个参建单位形成的材料 ,由形成单位负责整理好 ,向建设单位项目管理部门或档案部门移交。 2.9 强化对重点档案的收集。项目档案是项目建设、管理过程中形成的 ,具有保存价值的各种形式的历史记录 ,包括建设项目从提出立项到建成投产全过程中形成的应归档的各类文字 、图纸、图表、计算材料和声像材料。项目档
8、案验收时抽查重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。项目建设单位一定要把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理 ,采取有力控制措施 ,明确要求各有关单位 ,及时收集项目建设有关文件材料。根据我们这些年项目档案验收的工作经验 ,一些重要的声像材料 ,如项目开、竣工仪式的照片、录音 (像 )带等也是收集的难点。另外 ,竣工图章的签署也是不容忽视的 ,在实际工作中竣工图好多是从施工图直接转化而来的 ,没有经过任何改变 ,所以有的单位就把施工图作为竣工图保 存了 ,这里要强调的是 ,施工图可以作为竣工图保存 ,但必须要加盖并完备签署竣工图章 ,否则施工图就不能
9、作为竣工图来保存。 2.10 整理出一套单位工程与项目档案档号对照表。现实工作中 ,特别是建设周期长的工程 ,其实际施工的单位工程名称往往与当初设计时的名称不符 ,或者实际施工时把一个单位工程分成几个密切联系的单项工程 ,这样就会造成实际竣工资料与单位工程不符的情况发生。如果整理出这么一套对照表 ,不仅有利于项目档案验收时的及时调卷 ,而且对日后项目档案的查找利用有很大的益处 ,可以作为一种非常不错的检索工具 ,不失为 一种一劳永逸的做法。 2.11 项目档案及时纳入单位档案部门集中统一管理。根据重大建设项目档案验收办法 ,建设项目档案的验收内容包括三个方面 :一是项目档案的基础管理工作 ;二
10、是项目档案的完整、准确、系统情况 ;三是项目档案的安全状况。可见项目档案的安全保管也是项目档案验收的一个重要内容。因为项目档案验收 ,一方面是为了保证项目档案的完整、准确、系统 ,另一方面要保证项目档案的安全 ,以确保项目建成后的不时之用 ,通常一个单位的项目筹建部门一般没有条件实现对项目档案的安全保管 ,把项目档案及时纳入单位档案部门管 理 ,一方面有利于项目档案的验收 ,另一方面也有利于对档案的集中统一管理 ,切实保证项目档案的完整和安全。 笔者所在的集团公司 ,从 2002 年以来开始进行建设项目档案的验收指导工作 ,当时国家首次提出项目要通过验收档案必须先行通过验收的硬性要求 ,以往没有这样的经历 ,而且项目的建设周期长 ,管理人员换了几茬 ,很多资料都几易其手 ,最终费了很大周折才通过了项目档案的验收 ,现在来看真的是一种教训 ,同时也是宝贵的经验。以上是本人从事项目档案指导工作七年来的几点体会和经验 ,希望能对建设项目档案验收单位的档案管理工作能有所帮助。
