1、新形势下事业单位档案管理规范化研究 摘要：在改革深入的社会背景下，档案管理工作也被事业单位越来越重视，许多单位内部已经建设了专门管理档案的部门，并且配备了相关专业人员进行管理。但是在各单位管理中还存在一些问题，管理工作上还需要进一步规范。紧跟新形势下改革和发展的步伐，借力互联网 +的模式，运用信息化技术进行规范管理，才能让事业单位档案管理工作更好发展，充分展现其职能作用，本文对新形势下事业单位档案管理规范化进行研究。 下载 关键词：档案管理；事业单位；新形势；研究 中图分类号： G271 文献识别码： A 文章编号： 1001-828X（ 2018）004-0-01 前言 在新形势下，我国信息
2、技术不断发展并被应用到各个领域。现如今事业单位档案管理也逐渐步入信息化模式，各事业单位中档案管理工作需近一步规范，因此就需要主管领导与相关管理者进行协助，把现有信息技术进行充分利用，改进、完善档案管理工作，努力提高事业单位档案管理的规范化程度，推进事业单位各项工作规范化、科学化的运转。 一、档案管理工作在新形势下的作用 档案资料是一个单位最重要的财富之一，是整个事业单位运行的命脉。在 “ 互联网 +” 的新发 展形势下，事业单位与外单位之间、单位内部各部门之间、部门内工作人员之间大量数据的输入与输出，促使信息资源剧增，事业单位对数据收集、整理、分析的需求越来越高，传统档案管理模式已经不能满足需
3、求，在这种情况下就需要信息化管理技术对档案进行分类管理。档案管理工作可以把事业单位内部数据进行妥善保管，运用信息化技术把档案进行分类保存。通过对业务档案的管理，有利于事业单位梳理工作经验和树立模范工作典范，综合了解各项工作的运行和发展情况。通过对人员档案的管理，有利于事业单位优化人员结构，客观科学的评价工作能力。因此，新形势 下改善档案管理模式，提升档案管理规范化水平，对事业单位的发展至关重要。 二、事业单位档案管理工作存在的问题 1.档案管理工作重视程度不高 事业单位档案管理工作，一直被认为只需要进行抄写、保管、不损害单位利益、不丢失、可以进行查阅的工作。事业单位对档案管理工作也不是很重视，
4、没有对档案管理室进行建设，没有对管理人员进行培训等。虽然也有一些事业单位把档案管理列入工作计划中，也有专门负责人员，但仍存在管理观念落后、管理模式粗放、制度落实率低等缺陷，这使得档案管理工作没有发挥应有作用。事 业单位需要增加对档案管理工作改革、创新的重视，才能确保其稳定、规范的发展。 2.档案管理方法落后 事业单位档案管理部门设备不全，并且还有一些设备已经老化，很难达到档案管理信息化，防火、防盗、防腐烂等工作还停留在最初时期。档案管理方法传统老旧，查阅资料需要人力大范围进行查找，查找速度较慢的同时也造成纸张损坏，影响了档案完整保存。一些单位对防盗不重视，管理制度不完善，导致文件资料丢失，给单
5、位带去重大损失等。 3.档案管理人员素质有待提高 档案管理工作对于管理人员的要求非常 高，需要有较好的专业素质，但目前缺乏对管理人员专业化、系统化的培训。要保证档案管理工作的质量，就需要事业单位提升人力资源的投入。事业单位在改革深入推进的背景下，人员编制数逐渐减少，管理人员都是精益求精，很多工作人员都身兼数职，老的档案管理人员理念还停留在传统模式上，达不到新形势下档案管理要求，还有一些档案管理人员对工作重要性的认识不够，也存在应付了事的心理，这样很不利于档案管理工作，不仅不能提高工作水平，也在危害事业单位的长远发展。 三、新形势下事业单位档案管理问题分析 通过对事业单位档 案管理中存在问题的分
6、析可以看出，这些问题在现如今事业单位中是非常普遍的。新形势下，对档案信息需求不断增加，需加强档案管理工作的规范化。档案管理建设需要顺应时代的发展，通过结合事业单位改革的现状，建设一个完善的制度体系；结合经济形态变革的背景，引入互联网 +的发展思维，运用先进的信息化技术进行档案管理工作，让档案可以长期保存的同时，提高档案收集、整理、查阅等工作的效率和效果；结合人力资源管理理念创新的环境，优化档案管理的人员结构，提升掌握信息化技术的档案管理人才的引进，使档案管理人员的年龄结构年轻化、知识结构系 统化、管理水平现代化。通过加强档管理的规范化水平，既有利于提升档案资源的可提供性、可获得性以及档案服务体
7、系的有效性，也推进事业单位的现代化建设。 四、事业单位档案管理规范化的对策分析 1.完善制度，加强档案管理组织领导和宣传工作 工作的开展需要有制度的保证，根据国家规定建设符合事业单位需求的档案管理制度，能更好发挥制度的规范作用，运用制度来约束员工的行为规范，体现制度的权威性与执法的严肃性。事业单位领导对档案管理工作重视程度，决定了档案管理制度是否可以更好执行，领导应高度重视档 案管理工作，定期对档案管理工作进行监督，发现问题能够及时解决，完善档案管理制度，提升制度落实的效果。档案管理制度的有效落实，还需要加大宣传力度，提高全体职工对档案管理的认识，在日常工作中注重数据资料的保存、整理和存档。
8、2.增加投入，加强档案管理信息化建设 在传统管理中，手录档案已经不能够满足档案管理人员和职工的需求。在新形势下运用计算机、扫描仪器等进行数据储存，把文字、图片、声像等转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存。运用计算机档案搜索技术进行管理，可以提升档案信息的利用率，让档 案数据得到共享。在事业单位内增加互联网模式的档案管理设备，让档案管理逐渐信息化。在档案转变成信息化的同时也需要注意隐患，一些事业单位在建设中存在载体易损和系统被攻击的现象，导致档案遗失。所以要建设计算机系统防盗预警，当档案管理系统出现问题时，可以尽快恢复运行。在档案信息化管理中也需要把档案进行备份，培养专业的计算机档案管理人
9、才，对档案管理系统每日进行检查维修。 3.加强培训，提高档案管理人员素质 档案管理要有保密性，对于档案管理人员必须要有极高的政治责任感与工作职责感。事业单位要选择有超 高的政治责任感与工作职责感的员工进行档案管理工作，并且要经常组织政治思想方面的培训。档案管理信息化后，也需要管理人员自身素质有所提升，熟练掌握计算机等操作要求、档案管理业务知识等。因此，专业化、综合化的档案管理人才结构的建设，对实现档案管理信息化、现代化至关重要。 五、结语 综上所述，在新形势下，各单位领导需增强对档案管理工作的重视，推进管方式逐渐转变成信息化、现代化管理模式；需要对信息化档案管理工作进行投入，配备性能高的计算机与专业管理软件系统；对档案管理人员进行定期知识培训，让管理人 员熟练掌握信息化管理技术，并把档案资料 ?M 行归档整理，将档案数据上传到云数据管理处进行储存，让事业单位档案管理工作更为规范化。 参考文献： 崔文谦 .浅析新形势下档案管理工作的规范化 J.办公室业务， 2017， 2（ 14）： 141. 姚武 .如何推进机关事业单位档案管理规范化标准化 J.中国管理信息化， 2016， 19（ 15）： 174-176. 李然 .推进事业单位档案管理规范化措施探析 J.黑龙江科学， 2017， 8（ 14）： 120-121.
