1、浅析医院货币资金的管理与控制摘要:货币资金是是流动性最强的资产,也是医院资产的重要组成部分。它涉及面广、交易量大、发生次数频繁,极易产生贪污、盗窃、挪用等舞弊行为。文章结合医院货币资金管理中存在的实际问题就加强货币资金管理与控制提出强化措施。 下载 关键词:货币资金;内部控制;医院货币资金管理 货币资金是指单位所拥有的现金、银行存款、有价证券和其他货币资金。在医院每年通过门诊和住院收费流入的现金是医院业务收入的重要组成部分。医疗机构的医疗服务活动都要通过货币资金来实现,货币资金是医院一项重要的流动资产。 一、医院货币资金管理的现状 长期以来医院的管理制度不够完善、监督管理不到位导致财务管理上的
2、漏洞较多,经济犯罪时有发生。下列医院的经济犯罪案件:(1)某医院收费员采取隐匿业务收入日报表等办法,私自截留电脑门诊收费收据和手写发票现金收入,将 10 多万元挪作己用;(2)某医院住院处主任,在 1996 年 1 月至1999 年 12 月期间,变造住院医疗预交款退款书 1081 张,指使同伙以病人或病人家属的身份持退款书,在医院住院处骗领预交款共计 920 余万元;(3)某医院院长伙同医院出纳,采用伪造、涂改银行现金缴款单、银行对账单等财务凭证的方式,多次截留医院现金达 600 多万元。以上案例表明医院的经济犯罪多半与货币资金有关,货币资金因其流动性强、使用方便极易被接受产生贪污、挪用等舞
3、弊行为,因此货币资金的管理应该是医院财务管理的重中之重。 二、医院货币资金管理中存在的问题 医院的货币资金除具有流动性极强的特点外,它还具有面广、环节多,流动数额大、资金进出频繁等特点。财务电子信息化管理在给病人带来方便快捷的同时也增加了货币资金流程的复杂性,加大了医院对货币资金管理的难度,医院复杂的收费流程导致货币资金在实际的管理中也存在许多问题: (一)医院领导不够重视,收费、结算人员的素质有待提高 医院的收费处和住院处的收费和结算工作常常会被认为是技术性不强的工作,没有引起高度的警惕。以前对会计队伍的配备对人员学历、素质的要求都不太高,财会专业技术人员较少,专业水平普遍不高,知识结构极不
4、合理,难以满足医院对财务收费结算工作的要求。 (二)货币资金的管理不规范,漏洞较多 医院在发展,建设规模和力度也在加大,除了开设一个基本户以外,因业务需要也开设其他账户。为了核算方便,有些单位结帐、对账不及时,没有按规定对银行存款账户做到日清月结,编制银行存款余额调节表。在现金的管理上没有做到日清月结,没有对住院处、收费处的过夜现金进行有效控制,收费员隐匿收入日报表、现金收入延期或没有入账。造成库存现金过大,出现坐支、挪用等现象,也给收费员提供了贪污机会。 (三)票据、印章管理混乱 医院各类医保、自费收费收据种类多,用量大,各种空白票据领用、使用、核销手续不全,领用登记不清;忽略手工发票使用、
5、结算、核销管理,不能及时核销、入账,现金流通环节存在漏洞。在银行预留印鉴保管、支付结算、对账上控制不严,出现私自提现、涂改银行对账单等挪用、侵占舞弊行为。 (四)财务稽核监督管理不到位 稽核会计只对收费员的上交的收入日报表及发票的使用号码是否连续进行审核,而不能核实收费员当日的现金实际收入是否完全、及时上缴,并与电脑收费系统收付发生额进行核对,收费结算稽核缺乏有效监督管理,不能堵塞收费结算上的漏洞保证现金收入上交的完整性。 (五)会计内部控制有缺陷 医院一般都会建立经费和重大事项的报批制度,但费用支出时很难按制度执行出现越权审批现象;没有实行岗位轮换,并设专人对收费员当日收入的上缴的及时完整进
6、行监督检查,截留收入未能及时发现;为节省人力,出纳任票据稽核,违背了不相容岗位相分离原则;医院对退费单据及退费手续审核不严,有人利用医院退费这一环节大做文章骗取退款;电子信息技术的监控不严,收费系统不能控制收费、结算人员当日现金收入的全额上缴,过夜现金留存容易引起贪污、挪用等舞弊行为的发生。 三、加强医院货币资金的管理和控制 货币资金控制是医院会计内部控制的重要组成部分,为保证货币资金的安全、完整性及流入、流出的合法性,加强货币资金管理和控制,提高资金的使用效益是很有必要的。 (一)加强货币资金岗位管理控制 1.人员配备与岗位管理控制。建立货币资金的岗位责任制,明确岗位的职责、权限,按照不相容
7、岗位相互分离的原则,合理设置岗位,加强制约和监督。配备合格的财务人员办理货币资金业务并实行定期轮岗,收费、结算人员要有会计从业资格证。加强财务收费、结算人员爱岗敬业、诚实守信、廉洁自律方面的职业道德培养,提高财务收费、结算人员遵守财经纪律的自觉性。 2.限制接触控制。货币资金的收付和保管只能由经授权的收费结算员、出纳负责办理,严禁未经授权的机构和人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。 3.不相容职务分离控制。出纳不得兼任稽核、票据管理、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。由出纳负责登记现金和银行存款日记账,会计负责登记总账核对银行对账单和编制银行存款余额调节表。 4.回避
8、制度控制。单位领导的直系亲属不能担任会计机构负责人,会计机构负责人的直系亲属不能担任本单位的出纳工作。 (二)加强货币资金授权批准管理控制 1.职责权限控制。加强货币资金职责权限控制,明确审批人授权审批的范围、权限与责任,规定不同部门、管理层对货币资金的审批权限和经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求,严禁挪用和私借公款。 2.支出审批、重大事项报批审议和责任追究控制。加强对支出审批的控制,对不符合规定的货币资金申请应当拒绝批准,大型项目支出要附可行性研究报告。对于重大的货币资金支付业务,应实行集体决策和审批,并实行责任追究控制,合理保证违反审批规定造成货币资金流失的违法乱纪现象发生。 (
9、三)加强现金的管理控制 1.现金收支管理及保管安全责任控制。针对医院现金交易量大、发生频率高、环节多、管理难度大的特点,要严格按照现金管理暂行条例的规定办理现金的收支业务,加强对现金审批、核对和清查的控制,财务部门要进行账账核对,并不定期组织清查小组对库存现金进行清查确保现金的安全完整;建立现金保管的安全责任制度,采取现金保险柜管理、现金解缴银行和由银行提款、收费环境的安全保障、防盗设施等措施保证现金保管的安全性。 2.收费备用金及出纳库存限额管理。加强收费备用金控制,根据费用结算情况核定门诊和住院收费备用金,稽核人员应随机抽查,反馈备用金管理情况。加强出纳现金库存限额的控制,超出库存限额的现
10、金要及时送存银行;收费员按规定时点结账,打印报送日报表,并将当日现金收入缴存银行,将过夜现金控制到 最低限度。 3.日报表和日记账管理。医院电子信息化收费系统程序设计及相关问题的处理应与手工管理一致,制定密码口令及安全操作规程以及数据输入、输出、存储、数据查询等制度,加强电子数据在审核和确认环节的控制。收费员应严格按照收入日报表及时完整上交现金收入并与日记账核对;加强对住院预交金和病人费用分户账的管理,做到账实相符。建立错账更正和退费管理制度,错账更正经科室负责人签章确认后方可执行,明确退费管理环节的控制要点,重点控制门诊收费收入、住院结算收入的退费管理。 4.盘点和监盘控制。建立现金的盘点和
11、监盘制度,定期和不定期地对现金收入及缴存情况进行随机抽查和动态监管,及时发现问题,消除收费环节可能发生的隐患。 (四)加强银行存款的管理控制 1.银行开户管理。严格按照支付结算办法的规定开立账户,办理存、取款和结算,对银行账户的开立和使用情况要定期检查、清理,以发现问题及时处理。每个医疗机构只能开立一个基本户,如因业务需要按规定的批准手续开立一般存款户和专用存款户、禁止随意开户、多头开户。 2.支付结算控制:加强对银行结算凭证的填制、传递及保管等环节的管理与控制,银行票据盖印时必须核对有关原始凭证的真实性与合规性。严禁出借银行账户和转账支票,妥善保管结算凭证以防丢失与被盗。 3.银行存款日记账
12、、对账单、余额表管理控制。由会计对银行存款日记账、对账单和银行存款余额调节表进行核对,对调节不符、长期未达款项要及时查明原因,防止资金流失。核对对账单可及时发现单位和银行记账的差错,防止银行存款被盗用等违法行为的发生。保证银行存款的真实性和完整性。 (五)加强票据的管理控制 货币资金在各流通环节都会涉及票据,票据的丢失、购买、领用、注销手续和稽核不严都会造成医院的资金流失,所以加强票据管理和控制也是至关重要的。 1.银行票据的管理控制。银行票据的购买、领用、保管、核销岗位要互相分离,对银行票据的使用进行备查登记,防止空白票据遗失和被盗用等情况发生;严格遵守银行结算纪律,不得伪造和变造票据,银行
13、票据盖印时应核对有关原始凭证。 2.门诊和住院收费收据管理控制。医院要特别加强门诊及住院收费收据的控制,票据的购买、使用、保管、稽核岗位要互相分离;门诊和住院收入日报表要有已使用收据的起止号码记录,及时办理用完收费收据的注销手续,按照会计档案管理规定的年限、要求保管票据。医院收费系统要建立收费员票据管理模块,对收费员票据的领用、使用、回收和缴款情况进行严格控制;收费员使用的票据号要进行登记,定期抽查票据存根。特别注意对手写发票的管理,医院实行电子信息化管理后,因手写发票使用频率较小常被忽略,管理漏洞也往往出现在手写发票上。收费和住院处负责人要监督和登记每个收费员每天手写发票的使用及对应的现金收
14、入是否全额缴存。及时核销上交的发票存根并设专人进行逐本复核,以保证账款相符。 (六)加强印章保管控制 在医院会计内部控制中,印章的管理也是一个很重要的环节。医院应加强银行预留印鉴的管理,财务专用章设专人保管,严禁一人保管支付款项所需的全部印章。按规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务,应严格履行签字或盖章手续。印章保管人员外出需他人暂时保管财务专用章或个人印章时。必须予以授权并进行记录以备查询。特别要注意节假日、值班期间印章的管理。 (七)加强会计稽核与监督的管理控制 1.加强会计稽核控制。针对现金收入量大的特点,医院应设置会计稽核岗位。稽核会计对收费员和结算员每日上交的日报表和收据联进行审核
15、,查看收据联存根是否连号,与实交现金是否相符,通过联网计算机收费系统核查收费员当日收入是否全额上缴,退票是否有交费的原始收据,并根据日报表和收据存根联进行顺号和销号;稽核会计应会同内审人员对出纳岗位、收费处收费岗位、住院处结算岗位进行不定期、突击性的现金盘点,保证账实相符。 2.加强门诊、住院收费管理系统稽核控制。收费管理系统要对当天收费员的账、凭单和日报表与实交现金数进行自动核对,各明细报表的总数和汇总报表进行核对及相关联报表间的数据也要核对;对收费员收、交款及库存现金情况必须做到实时监控,确保当日现金收入的全额上缴。 3.门诊、住院收费岗位监督控制。加强对收费处和住院处的监督控制,选派有良
16、好职业道德、熟悉财务法规制度的财会专业人员担任收费处、住院处负责人,专门负责收费处、住院处的管理工作,协调处理各方面关系,加强对住院和收费的收入结算和上交情况的监督检查(这点尤其重要,现金收入的不完全上缴往往就是监督检查不力),对收费员和结算员当日的现金结算和收入的全额上缴情况进行核查,保证现金收入上交的及时性与完整性。 参考文献 冯川,浅析医院现金管理内部控制制度J中华现代医院管理杂志,2006,(1) 刘立善,新时期医院内部控制制度探讨,财会研究,2006,(7) 何芒,冯斌,试述对医院货币资金控制管理J卫生经济研究。2007。(11) 岳文红,张淑琴,加强医院货币内部控制的必要性J财经界(学术),2009,(5) 叶萱峰,浅谈医院货币资金的内部控制与管理J医院管理论坛,2010,(3)
