1、浅谈企业电子文书档案的管理摘 要随着当前无纸化办公的推行，电子文件已成为日常信息传递的主要手段之一。对这些不断发展、日益更新的“新型”档案，进行有效的收集、整理和保存，为今后提供快捷、方便的利用服务，是企业文书档案管理中不可或缺的主要工作。 下载 关键词企业；电子文书；档案管理 doi：10.3969/j.i 中图分类号G275.2 文献标识码A 文章编号1673-0194（2016）08-0-02 在电子与信息技术高度发展的今天，企业已基本实现电子化办公。由于计算机等数字化设备产生的文件，体积小、容量大，且易于查阅和传递，已被广泛运用到工作的各个关节。如何做好电子文件的档案管理，并进行有效地
2、存储、保管、利用和处置，使电子文件在成为档案后，能在真实、安全的前提下，充分发挥其便利、快捷的特点，成为信息化发展下档案管理的一个重要研究课题。 1 电子档案的特点 电子档案，是指将具有保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据、管理权限想档案部门提交的过程，是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。作为现代高新科技的衍生产物之一，电子档案较之传统的纸质档案，有许多新的特点。 电子档案的存储方式多样，可以直接刻录为不可擦写的光盘，也可以打印输出以纸质形式归档；电子档案体积小、容量大、占用存储空间小，对保存场地的面积要求不高，但对环境、防磁性等存储条件要求很高；电子档案可以直接由计
3、算机等现代办公设备迅速地处理，易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递，信息共享不受时间和地域的限制；电子档案需要借助信息化设备予以复现，现代化信息技术含量高，要求管理人员具备较高的专业素质。 2 目前企业电子档案管理的存在的问题 2.1 技术手段跟不上发展需求 目前，普通企业的档案管理部门，很难借助现有的技术手段，对电子档案的原始性、真实性、完整性和安全性等问题进行鉴定。 2.1.1 原始性问题 原始性是传统档案的主要特征，是其有别于图书、情报、资料、出版物等其他信息的根本特征。传统档案，尤其是纸质档案，由于档案信息与载体的不可分离性，以及档案载体的唯一性，传统档案的原始性极易判断和确认。
4、然而电子文件、电子档案的信息存储载体具有不固定性，可在一定技术条件下被复制、转存甚至迁移，且档案内容的原貌不受任何影响。因此，电子档案就载体而言，不具有唯一性，其原始性认定缺少公认的判定依据。 2.1.2 真实性问题 电子档案的真实性问题，贯穿其生命周期，档案信息的失真率远高于传统档案。在将纸质档案转化为电子档案的过程中，稍有失误就会导致档案元数据的失实；在电子档案的传递过程中，档案内容可被原样复制，也可通过技术手段被篡改后不留痕迹。目前在普通企业的实际工作中，从电子文件的生成到归档，缺少程序化管理系统，难以实现系统间的直接链接，无法确保电子文件的元数据被完整归档；多数电子档案与其相对应的纸质
5、档案之间，没有建立统一的管理方法；储存电子档案选用的光盘等载体不耐久。上述因素都会影响电子档案的完整性、可靠性，从而影响电子档案的真实性。 2.1.3 完整性问题 电子文件易于携带、传递，使得文件经常处于流动的状态，如不能及时收集，可能会导致信息丢失；电子文件存储方式多样，在复制、重置的过程中，容易造成信息缺损；电子文件的背景信息会伴随文件的处理过程而不断累积，且形式多样、存储分散，极难确保电子文件生命周期的完整性。2.1.4 安全性问题 电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，特别是计算机网络化的快速发展，“黑客”的攻击、用户操作不当导致计算机病毒入
6、侵，以及用户根据利益需求任意取舍甚至篡改信息，都会损害电子档案的保密和安全。 2.2 机制建设跟不上管理需求 目前，关于企业电子文件归档，以及电子档案管理，国家已经出台了若干规章制度和规范性文件，国有企业电子档案管理办法企业电子文件归档和电子档案管理指南等，新的档案管理理论、方法和原则不断涌现，却很少有真正落实到实际工作中的。企业的档案管理部门，对电子档案的管理职责、体制建设、电子档案馆（室）的建设等没有进行系统地分析和思考；档案管理人员，对于电子档案的收集、鉴定与整理，以及后续的存储、保管、利用和处置等工作，仍然停留在理论阶段。机制上的落后，阻碍企业信息化发展，加大了企业的档案管理成本。 3
7、 完善企业电子档案管理的对策 3.1 采用有关技术措施 3.1.1 电子签署 在电子文件的形成阶段，采用签署技术，如光笔签名、数字签名等，对文件进行加密，确保信息在存储或传递过程中的安全性、完整性，对信息发送者进行身份认证，防止交易中发生抵赖现象。 3.1.2 身份验证 人员登录电子档案管理系统时，需要对用户进行身份验证，最常见的方法是，给予每一个合法用户一个 ID 认证，并设定每个用户的操作权限。用户在进入电子档案管理系统后，根据相对应的权限对电子文件和信息进行访问、修改及处理等操作。 3.1.3 防火墙建设 在机构局域网与外网之间设置障碍，防止外网用户对内网信息资源非法访问，且阻止企业的决
8、策、专利等机要信息通过内网非法输出。防火墙会检测所有通过的数据流，只有符合事先制定的网络安全规定的信息才会被允许通过。加强机构局域网防火墙建设，从源头上保护网上电子文件的原始性、真实性和完整性。 3.1.4 防写措施 当前许多软件都采用设置文件“只读”状态的方式，以限定用户对计算机内电子文件的修改。当电子文件被存储于计算机外的介质时，一般采用只读式光盘（CD-ROM），使用者只能读取光盘上的信息而不能追加、修改或擦除；一次写入式光盘（WORM），使用者可追加但不能擦除原来的信息。上述不可逆式存储方式，可有效防止电子文件被修改，保证电子文件的原始性、真实性和完整性。 3.2 建立有效的电子档案管
9、理信息系统 要实现电子文件的档案化管理，就要建立一个有效的电子档案管理信息系统。而衡量一个电子档案管理信息系统的标准，有以下四点。 3.2.1 实用性 要针对本企业档案特色开发，满足电子档案管理需求，根据本企业文件处理流程来进行档案信息系统软件功能的设计。 3.2.2 安全性 一方面是电子文件本身的真实性，其记录的内容是否真实、可靠；另一方面是对电子文件信息的保护和隔离，建立完善的内部控制制度，防止非授权用户的侵入和信息的泄漏。 3.2.3 开放性 采用开放技术、开放结构和开放借口，使系统能与外界信息进行良好的沟通，尤其是能实现与企业其他系统，如 OA、EAM 等系统的无缝集成，形成完整的企业
10、信息管理系统，充分发挥信息的共享性和可开发性。 3.2.4 先进性 在注重实用性的基础上，系统开发应尽量立足高起点，采用相对成熟的开发理念、工具和技术，并支持电子信息档案管理系统开发技术的后续发展，使其具有发展潜力，便于升级扩建。 3.3 完善电子档案管理机制 组织档案管理人员进行专业化培训，并由档案管理部门制定适合本企业发展需要的电子档案管理制度、各项机制及管理流程。建立独立的电子档案馆（室），妥善保管电子档案的存储载体，并从防磁性、温控等方面打造档案的环境，确保电子档案能得到妥善管理，确保文件信息不散失、不损毁及不失真。规范档子档案的归档流程。电子档案可以在文件办理结束后随时归档，一方面可以避免文件漏归，确保电子文件的归档率和完整率，另一方面可以避免档案的流失和病毒的损坏。由电子文件的形成部门，通过企业内网将文件传送给档案部门，并使用电子签署技术封签认证；由档案管理人员接收登记，按事由或部门原则给电子文件编制一个唯一的档案号，并设置访问限制级别。 4 结 语 随着“互联网+”的持续推进，传统管理模式需要转变。电子文件已经占据日常工件传递的重要地位，档案管理部门需要转变观念，加快电子档案管理模式的改变，建立有效的电子文件档案管理信息系统，使得档案管理工作紧跟信息时代发展的脚步，更好地为企业的未来发展服务。
