1、浅析如何提高科技档案的归档质量【摘要】科技档案在企业的生产和技术改造过程中发挥着“桥梁”作用。一个企业在建厂投产的一系列过程中，由于设计、工艺、施工等因素的影响，总是难以达到人们预想的效果，因此，技术改造工作就显得尤为重要。技术改造工作对企业的经济效益有着重大作用，作为技改提供数据资料的科技档案，为技术改造的顺利进行起到关键作用。 下载 【关键词】科技档案；收集；利用 科技档案质量的高低直接决定了技术改造的质量，进度和成本。科技档案的质量由文件材料的收集、整理、分类、组卷等一系列过程决定。下面以具体实践进行分析。 一、文件收集 档案收集工作作为归档工作的的基础和关键所在，它直接决定着档案的完整
2、性，看似简单，做起来却困难重重。表象工作的后面有着更深层次的问题，既有理论上的问题也有实践中的问题。 （一）档案工作是一项专业性极强的工作。收集档案资料时，档案管理人员首先做得就是对文件进行收集鉴定，这要求档案人员有较强的专业知识和职业素养。而恰恰站在第一关口的把关人员并非科班出身，而来自各个部门，没有经过专业的教育培训。理论上讲应掌握档案专业理论知识和方法，才能胜任此项工作，但现实问题是档案管理人员年龄结构偏大，学历水平相对较低，缺乏高素质档案专业人才；对档案工作必须要从头学起，对档案管理的认识和理解并不深刻，专业能力也不够强，只能够将上交的材料文件按部就班地装订装盒。这种现实状况严重制约着
3、档案管理工作的提升。 （二）档案工作人员岗位流动性大和对工作的懈怠。档案人员的经济收入和社会地位较低，而近年来改造工程不断，加之先前的遗留问题导致科技档案的工作强度很大，直接影响对工作的积极性和主动性，从而不利于对档案工作的推进。突出表现在收集的图纸，复印件等文件字迹模糊不清；应该归档的文件不全，交来什么归什么的现象。 （三）移交管理制度不健全。曾有某位领导找图纸急用，却找不到文件在哪里，而该领导印象十分深刻：当时是亲自派人来移交的资料，可是费劲周折却没有找到。作为档案管理人员这是典型的失职。目前虽有移交资料清册，办理移交手续，但这种做法大多成了一种形式和流程，并没有真正发挥其功能。 二、档案
4、的整理、分类和归档 对收集的文件资料应该逐件整理，剔除重份及无归档价值的文件，补充缺页，保证每卷内容的完整性。按照技术文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，按照DTL241-2012 火电建设项目文件收集及归档管理规范DAT28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范和GBT11822-2008 科技技术档案案卷构成的一般要求等相关标准进行归档。例如施工单位按照单位工程组卷的卷册中应在综合管理文件部分编制本单位工程中使用的原材料出厂试验报告及质量证明材料登记表，在表的备注栏中应填入与登记文件相对应原件的所在卷册档号，以便于原材料质量的追溯。设备与原材料证明，计量器具文件
5、，立卷单位应按电力建设施工质量验收及评价规程（DL/T5210）系列标准规定等级表。 还有建筑材料出厂质量证明文件会出现非原件归档的情况。建筑原材料（钢筋、水泥等）出厂质量证明文件是原材料质量的重要凭证，是工程创优质量检查的重点。施工单位一般是从供货商或代理商处采购原材料，而供货商在购入同一批次货物时，厂家提供的出厂质量证明文件原件只有一份，在销售过程中提供给项目物资部门的原材料质量证明文件只能是复印件。所以为了保证原件的可追溯性，应要求供货商在出厂质量证明文件上盖章确认，物资部门在进货入库时应加盖验货章或入库章，并应与物资台账相对应。 三、数字化档案管理 科技档案作为企业重要的生产力，科技档
6、案归档的质量直接关系到档案的价值。而便于查找利用，提供服务是档案价值最基本的体现。 数字化档案管理真正实现足不出户就可以使生产技术人员查阅图纸，核实参数，使查阅资料变得简单高效。其次避免了反复印刷资料而造成的纸张和人工浪费，将纸质档案转化为数字化电子档案后，档案的使用更加安全，尤其是对有历史价值的档案，数字化处理无疑是对其进行更好地保护。另外，通过数字化处理后防止了部分档案篡改的行为。 目前我们实行三种查阅模式：1.阅览室最原始的索引目录查档。2.档案人员利用紫光软件查档。3.将紫光与 OA 办公系统的集成接口连接，实现数字化 OA 办公系统查档。 四、资料收集问题的解决对策 （一）完善资料收
7、集制度，严格执行移交手续，实行档案“三审”即初审、复审、终审。初审：由工程、设备的专责人员将其管辖范围内的文件资料进行初步审核，整理、确认资料文件要整洁，无破损，字迹清晰，尤其是承包商资质证书等复印文件。为强化专责人员的归档意识，可将收集材料是否齐全、有效作为一项评分标准或将初审责任制纳入设备专工的工作职责中，对工作良好者进行嘉奖。复审：档案兼职人员和专职档案员，重点审核材料是否齐全，譬如：单位改造工程的综合管理型文件，施工记录，质量验评资料是否齐全。各部分产生的文件图要符合要求，合同协议要加盖骑缝章等一些专业要求。终审：主管领导及厂级领导根据初审，复审情况进行最终核实检查，做到注意鉴别，严格
8、审查。 （二）移交资料清册进行规范完善处理。首先定期每周将本周所上交的资料进行统一汇总，录入成电子文档，充分利用 EXCEL 的筛选、排序、汇总功能。该电子文件可以实现两大功效：第一：避免异动通知单的重复。由于异动单的下达和执行流程导致多部门上交而造成的重复。既要保证资料齐全，又要准确不重复，档案人员克服外在的不利条件，从自身着手真正避免归档冗余的现象。第二，工程资料不全。近年来为适应社会的发展，市场的需求和环保要求，供热改造、脱硫、脱硝、干除灰改造等大小工程接连不断，还有机组的大小检修造成需要归档的文件接踵而来。由于档案人员和设备部专业人员的不断更替，工作发生断层。例如：一个工程的归档工作进
9、行到尾声时，突然又有资料补交，只能进行返工重新立卷。 实行 EXCEL 电子版录入清册，谁接收，谁录入；录入紧随移交，将清册时时更新同步，放在共享文件夹中。尽管目前多人负责科技档案，只要其中一人接手资料的移交，其他人便可对移交情况一目了然。在电子文档中列出文件名称、专业、移交人、时间、接收人、资料份数、存放地点等详细信息。完整准确的信息为文件归档工作奠定了坚实的基础。 通过对移交清册的再加工，使其转化成文件归档汇总表。全部的文件接收完毕后，要清点总量，对过程中发现的问题进行汇总，整改情况的落实核实和清理，由此形成一个闭环管理系统，从而确保文件无缺漏，问题无遗留。 （三）注重宣贯全员归档意识。1
10、.请上级单位或行业内专家宣讲，把有关国家、行业的档案管理制度和要求向参与项目建设的各级管理人员灌输、渗透，让大家知道档案管理与各专业之间的关系及重要性，只有知行合一方能取得事半功倍的效果。2.树立“在平凡岗位创造不平凡业绩”的敬业和奉献精神。档案人员要真正拥有兰台人的胸襟，主动去熟悉本部门，本企业对口部门的工作，关注企业发展动态的工作大局，有计划合理安排归档工作。将工作由被动变主动，积极主动去沟通收集资料，由移交单位给多少归多少转变为需要归什么就收什么。这样主动，周到，准确地为他人提供指导和帮助，能够更好地促进相关部门对档案工作的开展，提高工作效率的同时，更树立了良好的工作形象和职业素养。 【参考文献】 覃兰花.广西档案开放鉴定工作的思考J.中国档案，2015（08）. 吴嘉燕.企业档案工作可持续发展的四大“内功”J.中国档案，2015（08）. 沃静.对档案的收集中若干问题的思考J.科技致富导向，2013（08）. 梁兵.关于档案收集若干问题的认识与思考J.云南档案，2010（03）. 贾美玉.档案收集工作不容忽视J.兰台世界，1998（06）.
