1、浅谈图书馆采编业务外包摘要:采编业务外包后,可使图书馆集中精力实现对业务流程的整合及人员配置的优化,文章通过阐述采编业务外包的背景,分析了采编业务外包的优点与缺点,并提出了采编业务外包的对策。 下载 关键词:图书馆;图书采编;业务外包 图书馆采编业务外包,是指图书馆将订购图书的分类、编目、贴条码、标签、盖章、打号、上架等全部图书采编加工业务或部分图书采编加工业务,以合约的方式授权图书供货商来完成的一种新型图书馆管理模式。采编业务外包后,可使图书馆集中精力实现对业务流程的整合及人员配置的优化,可在不影响其基本服务工作的前提下,充分利用外部服务商的资源和管理高效率的优势,达到降低图书馆运作成本、节
2、约人力、提高效率、缩短新书加工周期的目的,使图书馆更好地集中馆内有限的力量加强读者服务工作,提高图书馆的竞争优势,使图书馆持续、稳定发展。 一、图书馆采编业务外包的背景 (一)图书馆自身发展的要求 图书馆的业务外包在我国图书馆界逐步普及,根源在于自身业务发展的需要。以高校图书馆为例,近几年高等教育迅猛发展,办学规模不断扩大,招生人数不断增加,对图书馆的文献资源建设和服务能力及服务水平提出了新的要求。因此,图书馆要集中力量贯彻以人为本的业务核心,使图书馆的工作重心向以人为本转移,使图书馆的服务重心从一般服务向参考咨询服务转移、使图书馆员的职责不断向专业化、多样化方向发展。读者服务已成为各图书馆的
3、核心业务,图书馆的各项政策也开始向读者服务倾斜。不少图书馆将一些事务性、技术性工作逐渐外包给专业化的图书供应商或部门来承担,而把目光和精力更多地转向信息增值服务和信息研究服务领域。从而使图书馆员的活动范围从第二线向第一线延伸,从馆内向馆外延伸,从印刷资源向网络资源延伸,为读者提供专业化、个性化的服务。提升图书馆服务质量,增强图书馆的业务竞争能力。 (二)自动化与网络技术的发展的要求 随着信息化、数字化、网络化的发展,图书馆已经从传统的服务扩展成能够利用现代通讯技术进行网络信息服务。因此,信息时代,网络技术的普及使得传统的图书馆编目方式发了根本改变,编目方式向联机编目发展。图书馆自动化系统的使用
4、为交换编目数据提供了技术支持,网络技术的发展使在线订购成为趋热衷,也为外包服务商与图书馆员交流提供了便利的平台。由于图书馆自动化管理软件功能的不断完善,计算机智能化程度的不断提高,计算机著录越来越简单化,集中采编已经成为现实。随着网络技术的迅速发展,图书馆已越来越多地利用网络技术,利用其他图书馆的编目记录,来实现书目共享,这种共享的平台运行,为图书馆的编目外包业务创造了有利条件。(三)图书市场发展的要求 随着图书市场竞争的不断加大,图书经销商之间的竞争,已由价格竞争转化为向用户提供技术服务的竞争,乃至新服务项目开发的竞争。在激烈的竞争中,相对于前几年国内图书发行商以提高图书发行折扣率来吸引客户
5、的做法,近几年图书发行商纷纷推出各种各具特色的服务。他们借助于现代化的技术手段,将图书配送和图书加工有机结合起来,通过提供这类增值服务来获取更大的市场空间,以最大程度地获得更大的经济利益。一些颇具实力的图书发行商已经建立了自己的图书加工基地及配套的物流。利用他们的规模优势为图书馆提供图书加工业务。图书供应商也迅速从简单的订单提供者转变成分编业务的服务者,从简单的手工加工业务转到提供复杂的分类、编目等技术工作,为图书馆分编业务外包的实现提供了可靠的保证。 二、图书馆采编业务外包的优点和缺点 (一)优点 1.可以节约人力资源。当前图书馆正面临着信息化、网络化的挑战,图书馆的发展不仅要依靠先进的技术
6、设备、服务内容、服务方式的更新,特别是对人力资源的要求更是越来越高。当前图书馆专业队伍普遍存在着结构不合理的情况,难以适应现代信息技术条件下图书馆管理和服务的要求。特别是真正的图书馆专业人才匮乏,专业的计算机人才缺乏,老龄化问题也在图书馆呈现,整体业务素质也有待进一步提高。比如,近些年许多高校扩招及专升本的需要,要求图书馆相应扩大馆藏规模,而图书馆现有的人力,在短期内完成这些任务非常困难,因此图书馆通过实施采编业务外包,一方面,可以借助外部的人力资源,来弥补自身人力资源的不足,另一方面还可以充分利外部资源,提高自己的先进性。通过采编业务外包,图书馆还可以精简采编人员,只安排少数专业能力强的工作
7、员做好采编计划的安排,对图书承包商进行业务指导和管理,通过书商来提供一系列服务。将工作人员从简单而繁琐的加工工作中解脱出来,让更多的人力资源充实到服务一线,开展网络信息的开发和利用,拓宽信息服务领域,实现面向读者的信息服务,提高为读者服务的效率。 2.可以降低成本,提高图书馆工作效率。图书馆采编业务外包后,图书馆可通过采购业务招标,从书商处获得一定的价格优惠和一系列服务,书商为争取到订单,对编目业务中的部分或全部工作都采用免费服务的形式,它只是图书采购中的一个附加条件,对图书馆而言,采编业务外包可降低图书馆的运作成本,提高编目质量,从而为图书馆节省了大量的图书加工成本,降低采购经费。新书从购进
8、到与读着见面需要一定的周期,这期间要经过分类、编目等各种加工后才能入库上架,进入流通。图书馆由于编目工作人员数量有限,普遍存在分编工作任务繁重、图书积压待编等状况。采编业务外包能够缩短图书采编周期,解决图书馆新书积压、新书上架滞后的现象,同时减轻了编目工作人员的劳动强度,也提高了加工速度,使新书到馆时间有了保证,大大缩短了从图书采购到新书上架与读者见面的时间,读者可在最短的时间内借阅到所需的图书,提高了图书的利用率和流通率,从而也提高了图书馆的工作效率。 (二)缺点 1.书目数据质量受到影响。书商的主要目的是卖书,且客户众多、数据量庞大,对图书的加工,难免存在只注重速度不注重质量的问题。尤其是
9、民营书商他们所聘用的分编人员没有经过专业化的培训,没有扎实的图书编目专业知识,编目人员不稳定,对编目条例和使用规则掌握理解的不同,对不同类型图书馆的情况也不熟悉,导致了其编目能力不高。尽管我国建立了国家图书馆联机编目数据中心和高校文献保障服务系统,且各个图书馆都有自身长期以来形成的一些个性化的数据加工特点,但由于书商聘用编目人员能力水平存在着差异,他们只能照搬在版图书馆提供的数据,只能按照固定的著录字段填写,加上书商对聘用人员采用量化管理,必然会出现编目数据的质量问题。以上种种不利因素,导致分编数据质量难以保证,直接影响到检索的查全、查准率,影响到文献资源的共享。 2.馆藏质量受到影响。分编、
10、加工业务是各个图书馆采用最广泛、最普遍的外包业务,它将从分编到加工的整套业务委托给书商。图书分类编目是一项专业性很强且十分繁杂的工作。采 编部历来集中了馆内的业务骨干,他们系统的专业知识和技术能力,保障了馆藏编目数据的质量,而分类编目外包后,由于是承包商组织非专业人员短期内突击完成,往往片面追求编目速度,查重工作难以做到细致、精确,查重是编目工作的关键,也是控制编目数据质量的主要手段。由于书商编目人员只注重速度忽视了查重,造成重复著录,增加了数据库的数据量,致使图书重号、种次号跳跃或重复等现象的产生,导致种次号库序混乱,造成了同书异号或异书同号的现象致使图书进入流通部后,无法归架,馆藏数据不准
11、确,馆藏数据库混乱等问题。另外由于图书在承包商处已盖好了馆藏印章,采访验收无法保证,一旦发现错误,造成退书难的尴尬局面。 三、图书馆采编业务外包的策略 (一)选择合适的图书供应商,签订合作合同 图书采编业务外包是建立在图书采购招标基础上的,书商的选择直接关系到图书编目外包的质量高低。选择外包图书供应商不能一味求强、求大,事先一定要仔细考察图书市场和图书供应商。首先应从其企业规模、从业经历、企业信誉、人员素质、技术实力、工作效率、服务态度、社会影响等几方面去考察,充分做好招标前的准备工作。然后根据本馆特点,选择在采编方面有特色、服务质量好,或者曾经承揽过该类外包业务内容的书商,并严格按程序签订外
12、包合同,合同中要明确双方应履行的职责,明确规定采编业务外包的质量、执行标准、业务完成期限、数量规格、费用,以及毁约的法律责任等,用法律手段来约束双方,履行合同规定的义务,保证双方各自的利益。 (二)选择适合的采编业务外包的方式 从加工方式来看,目前图书馆界通用的外包方式有两种:一种是全部编目业务外包,即将图书馆的图书分类、编目及物理加工等工作全部委托给合作书商。承包商要对图书馆所采购的图书进行全方位加工。做好各项数据后,导人图书馆书目数据库,向图书馆移交图书分类上架。另一种是部分编目业务外包,一般由外包单位给图书粘贴磁条和条形码、盖馆藏章,提供或不提供书目数据,到馆后由工作人员验收、分编、粘贴
13、书标、典藏上架。这是目前大多数图书馆采用的方法。 (三)把好数据与图书验收质量关 采编业务外包后,图书馆在接收图书时,除了进行实物与清单的验收之外,还要进行书目数据的审核验收。这里的数据是指书商根据图书馆所采购的新书进行套录或著录而得到的 MARC 数据。书商通过网络方式(如 QQ、邮箱、MSN 等)发给图书馆的采编人员。数据到馆后将其导人图书馆自动化系统,之后进行图书和数据的比对验收工作。这个数据直接关系到图书馆的馆藏数据质量、文献外部特征及内容揭示水平,关系到图书的检准率和使用率。因此,图书馆要求书商的技术加工人员要具有一定的图书专业分类水平,能够熟练掌握并运用中国图书馆分类法(第四版)、
14、中国机读切除目录使用手册对书目进行分类、著录。要求专业技术加工人员熟悉本馆的分类法则,强调分类的连续性、归类的合理性,编目数据应符合本馆馆藏体系。在图书编目业务外包后,图书馆采编人员要对外包商进行有效监控,图书编目业务外包无论是采取全部外包还是部分外包的模式,都要求图书馆采编人员加强责任心,从图书拆包验收、贴条码、到分编、贴书标等都要认真指导和监控,认真做好编目数据的校对、入库图书的验收工作,对于出现错误的图书及其数据的处理,直接退回书商,待其重新加工后再次验收,或图书馆的采编人员自己对有错误的数据进行必要的修改或删除,严把数据质量关。 图书馆在验收实物时,让采编人员与流通部门的人员一起对对实
15、物进行验收,验收时,除了要认真核实清单上的书目信息及价格、复本数等项目,重点查看财产号、条码号、索书号与图书上粘贴条码及书标是否一致。还要对馆藏章的数量、位置、书标、条码粘贴的位置等进行核对,以及随书光盘的处理,尤其要做好磁条的检测工作,以免对图书馆的其他工作造成影响。验收完成后将无误数据及图书归入相应书库进行流通。 图书馆业务外包,充分利用外部的社会资源服务于图书馆,它的根本目的是专注于图书馆核心能力的发展,提升图书馆整体服务的品质。因此,随着图书馆现代化、网络化程度的提高、虚拟馆藏比例的上升及联机编目的普及,随着“业务外包”这一新的经营管理模式在图书馆编目业务工作方面的应用,图书馆可以逐步减少采编人员的数量,将更多和更好素质的馆员安排到一线读者服务部门,以提高图书馆服务的质量,拓展图书馆服务的层面,达到双赢的目的。 参考文献 陈晓韬,李四克.编目外包的模式选择及其 MARC 数据管理J.农业图书情报学刊,2010,(2). 贺红梅.采编业务外包对高职院校图书馆工作的影响及对策J.河北软件职业技术学院学报,2009,(9). 刘波,李德成.高校图书馆编目业务外包的利与弊J.科技情报开发与经济,2009,19(36) 刘洪,高校图书馆实施业务外包的意义和策略分析J.长沙铁道学院学报(社会科学版),2009,(3).
