1、影响高校办公室秘书人员执行力的因素探析摘要：高校办公室在高校内承上启下、协调内外，是领导的综合辅助部门，秘书人员的执行力决定着办公室职能的有效实施和领导决策的真正落地。由于秘书人员自身的因素和源自于领导、组织等外部因素的影响，秘书人员的执行力会大大降低，直接影响领导目标的实现。 下载 关键词：高校 秘书人员 执行力 因素 影响 中图分类号：G46 文献标识码：A 1 前言 高校办公室对内是协调上下的综合机构，对外是联络各方的窗口，其效能直接关系到高校整体工作的有效运转，也决定着领导思路和决策的落地。而办公室秘书是协助领导顺利开展工作的主要人员，执行力是秘书人员必须具备的一项重要的能力。影响高校
2、办公室秘书人员执行力的因素有很多，归结起来，主要有两个方面： 2 源自于秘书人员的内在因素 2.1 秘书人员的态度 态度是一种处事的信念和行为准则，是否拥有一个端正的态度是能否做好一切事情的首要前提和根本基础，高校办公室秘书人员的执行工作也必然如此。衡量秘书执行力的要素很多，为何态度成为首要因素？因为有什么样的态度就会有什么样的行为，有什么样的行为就会有什么样的结果。态度直接引导行为，间接影响结果，甚至有时候一个态度就直接决定了结果。对于秘书人员来说，行为就是执行的过程，结果就是执行带来的成果，通过行为达到预期效果的能力就是执行力，故态度是影响秘书执行力的重要因素。 那么作为一名高校办公室秘书
3、人员应该拥有一个怎样的态度呢？秘书人员是领导一切活动的助手，是领导的综合辅助人员，其核心职责就是为领导服务，为领导的所有活动服务，对于领导交代的所有事务都必须持有端正的态度去认真执行。端正的态度要求秘书人员对于领导的指示要有足够的重视，不能得过且过，更不能有敷衍了事的心态。与此同时，执行过程中要严格要求自己，一些细微之处更要高标准地进行处理，保质保量地执行任务，达到领导的要求，实现最终的目标。 2.2 秘书人员的意志品格 意志品格主要是指人自觉地确定目标，有意识地根据目的支配、调节自己的行为，并通过克服困难和挫折，实现预定目的的心理过程。意志品格要求高校办公室秘书人员要有自觉性、果断性、坚韧性
4、和自制力。自觉性能够使秘书人员在执行活动过程中坚决不动摇，持之以恒地追求目标并主动地执行任务。果断性能够使秘书人员迅速而合理地做出决定，以保证执行活动顺利实施，并在需要改变行动时能够随机应变，迅捷而科学地做出新的决定，以便更加高效地执行任务。坚韧性则能使秘书人员在执行决定阶段坚定不移，坚持原则，抵制各种内外干扰，遇到困难和挫折时坚强积极地面对和克服。自制力则会使秘书人员在遇到突发情况或困难时自觉、灵活地控制自己的情绪，约束自己的言行，从而顾全大局，确保任务准确无误地得到执行。 2.3 秘书人员的责任心 责任心是指个人对自己和他人、对家庭和集体、对国家和社会所负责任的认识、情感和信念，以及与之相
5、应的遵守规范、承担责任和履行义务的自觉态度。有人这样描述执行力和责任心的关系：执行力源于责任心，责任心决定执行力，这种关系同样适用于高校办公室秘书人员。秘书人员的责任心是一种意识、一种想法，其执行力是行动的能力，先有想法才会有与之对应的行动，所以秘书人员的执行力源于其责任心。而其只有拥有强烈的责任意识才会积极地去开展行动，投入大量的工作精力，并努力克服困难，最终使领导的目标成为现实。 秘?人员的执行力不强可能存在很多方面的原因，但所有的原因都最终归结为其责任心不强。秘书人员的责任心是其所有努力、坚持、奋斗、执着的动力，秘书人员的责任心是一切遗忘、借口、懒惰、懈怠、困难的克星。所以，作为一名高校
6、办公室的秘书人员要拥有一颗强烈的责任心，甘于担当，以领导交办的任务为己任，不折不扣地加以执行，保证领导意图和决策全面落实。 2.4 秘书人员的理解能力 理解能力就是准确把握事物以及他人思想的能力。理解能力根据其强弱是有相应的等级划分的，秘书人员在执行任务的过程中很大程度上需要最高等级的能力，这样才能在初步理解领导意图的基础上，进一步将其系统化和具体化，重新建立或者调整认知结构，从各个方面领会所要执行的任务。高校工作的专门性和专业性虽然很强，但办公室的业务关涉到方方面面，秘书人员的工作具体到秘书职能的全部，秘书人员不能准确和全面理解领导意图的实质，不能正确把握领导当前工作的重心和核心，那么，高质
7、量地完成任务也就成为无稽之谈。所以秘书人员必须通过大量阅读内涵深刻的文章、增加与形形色色的人交谈的频次、强化与领导沟通的效果、不断总结经验等有意识地、主动地去提高理解能力。 2.5 秘书人员的表达能力 表达能力是指一个人善于把自己的思想、情感、想法和意图等，通过言语、文字、图表、表情和动作等方式清晰明确地表达出来，并能让他人理解、领会和掌握的能力。高校办公室的秘书人员需要通过会议、文件、口头传达等介体将领导意图传达给各个教学和职能部门；也要借助于书面表达、业务往来、公共关系等实现与校外单位的有效沟通，其表达能力的强与弱，直接影响到执行力的高与低。清晰、明确、顺畅、富有逻辑性的书面表达和口语表达
8、，能使执行者理解到位、执行准确，而含糊其辞、模棱两可、?唆累赘的表达，会干扰执行者的视听、理解、消化和实施。所以，秘书人员必须通过学习、实践等方式提高其表达能力。 3 源自于领导和组织的外在因素 3.1 领导方面的因素 3.1.1 领导对秘书人员的培养情况 领导的着力培养是提高秘书人员执行力的关键因素。领导培养一般包括直接培养和间接培养两种途径，直接培养主要表现为实践性培养，一方面通过言传身教给秘书人员观察、领会和学习的机会；另一方面，促成秘书人员做中学和学中做，比如，领导认为秘书人员在与校外机构沟通方面存在不足，就让其一段时间集中负责与外部人员的洽谈工作，以培养其这方面的能力，提高秘书执行力的总体水平。间接培养主要表现为理论知识方面的培养，可以委派秘书人员去其他高校进行知识充电，完善知识结构和理论体系，也可以通过参与社会服务获取职业知识。领导的主动和有意培养，会大大缩短秘书人员工作摸索的时段，提高工作效率和执行力度，也会帮助秘书人员加快成长，还能减少秘书人员工作失误的概率。
