1、探讨地质档案管理遇到的几点问题及建议【摘要】本文主要论述了地质档案管理过程中的问题，结合工作实际提出做好地质档案管理的建议。 下载 【关键词】地质档案管理；安全；规范；保管形式；保密 在地质行业中，地质档案管理是相当重要的组成部分，是对地质工作的系统化的归纳与汇总，更是对地质工作成果的集中体现，是国家的宝贵财富，应合理科学有效地管理好地质档案，更好地为地质找矿、生产、科研工作服务。 一、当前地质档案管理出现的问题 （一）安全意识淡漠。档案是一种不可再生的资源，对单位的地质事业发展有着重要的保存和参考价值，档案一旦丢失，后果不堪设想。由于管理人员安全意识不强，单位条件差，库房地面潮湿，资料产生霉
2、变，没有安装防盗、防潮、防火等设备，没有制定完善的应急措施，档案存在极大的安全隐患。 （二）地质档案管理不规范。大多数地质勘查单位缺乏完善的地质档案管理制度，许多实体部门项目形成的资料分散、丢失，没有集中保存并归档，对档案的完整性造成了一定影响，由于档案管理人?T 缺乏档案专业知识，使得地质档案出现了人为的不完整、不系统、数据不准确等现象。 2000 年以后，许多地勘单位由于系几个单位合并而来，地质档案出现了参差不齐的类别及档案号，导致档案号混乱、不规范，查询难度大，甚至同样的地质档案出现了几个档案号等问题。 （三）档案保管形式单一。传统的地质档案基本上是以纸质介质形式保存，劳动密集型的管理使
3、得查阅也很困难，并且占用了很多的仓库空间以及增加了很多成本，纸张容易发黄、变脆，不利于保管和维护。 （四）保密意识薄弱。伴随着 IP 技术以及信息网络的快速发展，如今已经进入到了经济技术信息时代，保密工作的难度越来越大，保密工作形势也变得非常严峻。但是在日常工作之中，因为保密意识不足，保密观念的落后，并受到传统“无密可保”“有密难保”“保密无用”等观念带来的影响，没有充分认识到地质资料保密工作的重要性。 二、地质档案管理的建议 （一）加强安全管理，预防为主、防治结合、确保安全。做好档案安全的宣传教育工作，增强档案安全意识，安装防盗窗、雨棚，防强光双层窗帘，档案柜放置防虫防霉晶片，配置灭火器、去
4、湿机等设备，有条件的单位还可以配备空调，炎热夏季在早上 9 点前开窗透风，降低库房温度。下班之前关闭库房总电闸，定期对库房进行打扫、防尘，制定完善的档案安全应急处置方案，并对应急措施进行不断的完善，定期开展档案安全检查工作，对发现的问题或者是安全隐患及时向分管领导进行汇报，并积极采取相对应的处理措施。 （二）做好地质档案规范化管理。严格按照档案法地质资料管理条例原始地质资料立卷归档规则的要求，督促、检查、指导有关实体和相关人员做好野外地质资料的形成、积累、立卷归档工作，对档案工作的每一个环节都进行严格把关。同时严格根据我国相关的地质档案管理规范、案卷质量等诸多方面的明确规定，为开展地质档案管理
5、提供业务规范及制度保障，以便于对地质信息资料进行开发及合理利用提供科学依据，从而使地质档案真正成为生产、科研、建设和管理工作的信息资源。 几个地质勘查队一合并，档案编号非常混乱，参照原始地质资料立卷归档规则并结合本队实际情况，对档案号进行统一编号。我队以往的档案号例如：D219.1.001，D217.15.002，是由档案类别代字，属类代号，小类代号，矿区、测区代号，顺序号组成，既繁琐又不易查询，我队参照规范已作出相应调整，例如：D0001，D0002，由类别、顺序号组成，既简单又易查询。 （三）档案的数字化管理。以往的地质档案的存储基本上以纸质介质的形式，不仅查阅速度相当缓慢，而且对于资料的
6、使用和保存也是极不方便的，仅仅依靠人工清账查找，其效率尤为低下。所以，应当对地质档案中的地质图件及文字资料进行信息化处理，既能减少库房占用面积，又不易损坏，易于保管。我队将报告正文分页扫描 300dpi 之后校正、用photoshop 进行整饰，做成 pdf 文本保存，图纸扫描 300dpi，以 jpg 或 tif格式保存，注明相对应档案号，以光盘、移动硬盘、电脑等多种方式储存。能够完整清晰地管理好地质资料是地质档案管理者的重要责任。 （四）做好保密工作。增强地勘单位保密法制观念、强化保密宣传教育，认真贯彻执行中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国保守国家秘密法实施办法等一系列法规。档案管
7、理人员签订保密协议书及保密承诺书，对于涉密纸质档案、电子介质档案的借阅、移交、保管以及销毁等都必须严格根据保密制度开展，要确保万无一失，同时制定出完善的借阅、复制以及拷贝制度，所制定的制度必须要严密而简明，方便进行执行，同时还需要在实践的过程中进行总结，并不断对其进行完善、充实，确保涉密地质资料、文件的安全，库房指定专人负责管理，无关人员禁止入内，未经批准，任何人不得随意阅览、复制、传真和摘录涉密档案内容，更不得私自撕拆、涂改。保密档案使用完毕后应及时核对、检查、维护，确保安然无恙。 三、结语 地质档案是地质单位的重要资源，做好档案管理工作，分析地质档案管理过程中存在的问题，结合实际开展有效的处理方法，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧跟上时代步伐，从观念上采取有效措施，积极探索档案现代化管理模式，与时俱进，挖掘地质档案的潜在价值，推进我国的地质档案工作的发展。
