1、探讨新时期事业单位档案管理的创新思路【摘要】事业单位是指由政府利用国有资产设立的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。虽然不属于国家党政机关，但却对国家的整体经济发展进程起着重要的作用。本文将针对新时期事业单位档案管理的创新思路进行一个简单的分析。 下载 【关键词】事业单位；新时期；档案管理；创新 对于事业单位来说，档案管理属于一项极为重要的工作内容，因此其在促进事业单位持续发展方面具有决定性价值。另外，档案管理也是事业工作的重心，随着国内经济的大力发展，新时期国家对事业单位的工作提出了更高的要求。因此，事业单位在档案管理方面也将迎来一次全新的挑战。一、事业单位目前档案管理中存在的
2、问题 （一）重视程度欠缺。目前，许多事业单位领导认为档案管理工作仅是简单的收集整理，更有甚者，认为该工作存在的必要性不大，员工通常在整理资料的时候就可以完成档案管理的日常工作。因此，许多事业单位在发展的过程中，多会出现档案管理工作受重视程度降低，影响员工积极性的相关问题。另外在实际的档案管理工作过程中，若存在工作质量较低的情况，则会导致其正在建设中的人力、物力、财力方面难以得到充足的保障，造成许多资料信息堆积如山，员工查找起来十分麻烦，长此以往，直接导致员工工作热情度下降。除此之外，绝大部分事业单位在档案管理中存在着机械式的工作理念，这就造成了所收集到的档案信息相对杂乱，有利用价值的档案在使用
3、时还得再次进行筛选，大大影响了事业单位的正常工作。 （二）事业单位档案管理手段相对落后。事业单位档案管理手段问题一直是影响其发展的原因之一。目前来讲，国内大多数事业单位档案管理中存在着软件和硬件设施投入不一致的问题，所以对于实际档案管理工作存在着极为明显的影响，难以达到国家要求的标准。另外，在事业单位档案管理工作中，资金的投入力度是十分有限的，使档案存放没有固定的房间，甚至有些单位将档案与易燃物品存放在一起，很容易因意外造成档案的损毁。另外，档案在管理过程中手段较为落后，现代化建设中，计算机科技发展十分迅速，但许多事业单位在档案管理中仍采用传统的管理方式，使档案管理无论从思维管理模式还是技术管
4、理模式方面都?o 法满足新时期的需求。 （三）事业单位档案管理机制不健全。在事业单位中，若档案管理工作机制不健全，则较容易出现工作落实差的情况。尤其是通过我国对于事业单位中档案管理部门调查结果来看，其中约有高于 80%的事业单位存在着档案管理混乱的情况，对该种情况进行分析，发现影响因素主要包括以下几点：其一，多数单位存在朝令夕改的情况，使档案管理人员在整理档案时常常会感到无从着手。其二，许多事业单位档案管理中的制度规范流于形式，没有把制度真正落到日常的档案管理中，从而使制度的功能下降。其三，许多事业单位在制定档案管理制度时，缺少监督人员及相应的鼓励、处罚制度，使档案管理人员心存侥幸，工作状态懒
5、散，从而导致了员工需要重要资料时无从下手。例如：在事业单位档案管理中，许多档案管理者对重要的档案资料管理时怕麻烦，因此出现重要的资料在管理中你推我、我推你的现象十分严重。其四，事业单位在档案管理中没有做到与时俱进，档案管理制度缺乏动态性，已经难于与实际需要相符合。 （四）工作人员综合素质欠佳。事业单位档案管理人员的综合素质是影响档案管理成效的直接原因。首先，由于某种原因，导致事业单位在招聘档案管理人员时没有进行严格的选拔和筛选，使事业单位档案管理人员的综合素质存在着较大的差距。国内某些事业单位在招聘档案管理人员时甚至没有要求其学历和档案管理的能力，还有些事业单位聘用关系户来管理档案，造成了档案
6、管理工作的效率远远达不到新时期发展的需求。另外，许多事业单位的档案管理人员在工作中缺乏责任心和耐心。例如：有些档案管理人员在收集档案资料时没有对资料进行认真审核，从而造成了所收集的资料无法使用的现象，还有些档案管理人员所收集的资料信息存在较大的错误，不仅使资料无法使用，还给其它部门的工作人员造成了较大的负担。除此之外，事业单位在档案管理中，缺少可以留住管理人才的机制。其一，事业单位的工资及其它福利待遇无法满足管理型人才的需求。其二，事业单位给档案管理人员提供的学习培训机会少之又少，从而影响了档案管理人员业务水平的提高，使一些档案管理优秀型人才的能力很难有突破性的进步，大大影响了事业单位档案管理
7、工作的发展。 二、新时期事业单位档案管理的创新思路 （一）强化档案管理理念，提高事业单位领导重视程度。以某水利局为例，该局加强宣传力度，利用广播、单位内部期刊、单位内宣传栏、例会等形式，大力宣传档案管理对单位发展的重要性。并在宣传活动中认真听取员工的意见和建议，加大员工的参与度，从而推动员工更加积极地投入到工作中。同时，也使员工更为积极地配合档案的管理工作。其次，单位领导在新时期档案管理工作中，以身作则，强化自身对档案管理工作的理念。同时，认真分析单位内每一位员工的能力和作用。最后，该水利局借鉴国外档案管理工作的成功案例，并结合社会现阶段发展现状及自身的发展需求，建立了科学的档案管理办法，提高
8、了档案管理的实效性，并降低了档案管理的风险。 （二）引进先进的管理手段。在新时期环境下，该水利局在档案管理中深知只有加强软、硬件设施才能使档案管理达到预期的效果。因此，该水利局领导一方面加大对档案管理的硬件设施投资力度，另一方面积极引进国外先进的档案管理技术，同时还将档案管理人员中较为优秀的员工派送到其它同类单位进行交流学习。 例如：在硬件方面，该水利局单位领导为档案管理部门配备了专用的档案储存室。并且档案的存放地点与单位其它易燃物品进行了隔离，确保档案存放的安全。在软件方面，该单位领导要求档案管理人员必须要熟悉计算机的各项办公、整合操作，并且要利用计算机特有的可延伸性、适用性及兼容性的特点，
9、加强自身的计算机应用能力。同时要求档案管理人员要会使用计算机软件对档案进行电子化处理。如果在档案管理工作中遇到必须要人工汇总的情况时，对于一般性的档案可以建立电子存储文档，而对于一些较为复杂或是较为重要的档案，则要求要有专门的档案管理人员来负责，以便于后期对档案进行整理。 （三）建立健全的?n 案管理机制。档案管理的健全机制是保证档案管理有效性、提高档案管理运行机能的重要条件。因此，该水利局首先在国家制度的允许的范围内建立了一系列科学的档案管理制度。并且在保证档案管理制度具有普遍性及平等性的基础之上，建立了对单位领导、对员工双向约束的管理制度，确保档案管理机制不仅仅趋于表面形式。 例如：该水利
10、局在制定档案管理制度前，对单位所有员工进行了考查，同时积极征求员工的意见和建议，确保所制定出台的档案管理机制适用于单位全体员工的需求。另外，该单位针对新时期的发展特点，在档案管理机制的设立时考虑到了灵活性和动态性的因素，方便于今天后对制度改进与创新。同时，该局设立的档案管理制度明确到档案的每一个管理环节，即：档案管理标准、工作要求、档案管理人员的能力要求、奖罚措施等，更便于该单位档案管理人员以饱满的热情去对待工作。除此之外，针对于水利局的工作特点，在设定档案管理机制时特别注重了档案信息的安全性管理。尤其是在现阶段我国科技及电子信息化技术飞速发展的时期，使档案电子文档极易受到侵袭，这就需要建立一
11、个能够全方位保护档案的制度措施，因此，该单位在档案管理制度中明确规定，非规定的计算机电子档案严禁访问，同时绝对禁止移动端用户对电子档案的输入和输出，以严历的手段来保护档案不受任何侵害。 （四）提高档案管理人员的综合管理能力。管理人员是保证档案管理能否达到预期效果的重要因素。因此，该事业单位首先在招聘档案管理人员环节上进行了严格的把关，除了要求档案管理人员有较高的学历外，还要求档案管理人员要具备较专业的档案管理能力和水平。其次，该事业单位设置了较多的福利政策留住档案管理的优秀人才。如：对于优秀的档案管理人员给予物质奖励，单位出资让优秀工作人员外出游玩等。最后，定期开展培训课程，使全体档案管理人员都能达到合格水平，同时也使优秀的档案管理人员业务水平得以提升。 三、结语 综上所述，新时期档案管理的创新思路对促进事业单位的发展起着积极的推动作用。因此，事业单位要在自身的发展需求基础之上，结合社会现阶段的发展形式，推动事业单位档案管理工作更上一个台阶。 【参考文献】 田爽.新时期事业单位档案管理的创新思路探究J.科技传播，2016，8（3）：60-61. 周鑫.新时期事业单位档案管理的创新思路探索J.办公室业务，2016，（16）：104-104. 刘宗华.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法J.中国职工教育，2012，（12）：66+68.
