1、提升系办公室工作水平的几点思考【摘 要】系办公室是系这个教学单位的唯一内设机构，承担着非常重要的作用，系办公室的工作水平将直接影响到系的办学质量，思考如何提升系办公室的工作水平，对确保系、院（校）的事业发展具有非常重要的意义。【关键词】高校；系办公室；工作水平；思考 下载 高校的系是一线教学单位，主要工作任务是搞好教学与科研，培养出一流的人才。系办公室是系的内设综合行政单位，一般为科级建制，在系主任领导下从事系综合行政管理工作，为系领导和全系师生员工服务。系办公室处在教学、科研、人才培养一线。其工作水平的高低将直接影响到系的教育教学质量提升。为此，我们必须高度重视系办公室工作，认真思考如何做好
2、系办公室工作，全面提升系办公室工作水平，对系、院（校）的事业发展具有非常重要的意义。 一、系办公室现状 笔者所在单位 S 学院是一所地方性普通本科院校，实行的是院、系两级管理模式。与实施校、院、系三级管理模式的高校比较，这里的系相对于三级管理模式中的院。笔者所在 Y 系现有专业 7 个，在校生 2000 余人，教职工 80 人，其中，行政工作人员 7 人，专任教师 65 人，辅导员 8 人。内设系办公室，由系办公室主任、行政秘书、教务秘书、学工秘书等组成。系办公室主任 1 人、行政秘书 1 人，另有教务秘书 2 人，其中 1 人为副科级，团委书记 1 人，由辅导员老师兼任，副科级，党务秘书 1
3、 人，也有辅导员老师兼任，副科级。是一种纵向的工作模式，为了工作需要，系主任在系办公室为唯一“官方设置”的基础上，又设置一些非官方的“有实无名”的一些内设机构，有系教务办公室、学工办公室、团委办公室、党务办公室等，与系办公室具有相同的地位，履行不同的职能，承担着不同的工作任务，在系主任的统一领导下开展工作。对外统一称为系办公室，由不同的系领导分管联系指导工作，系主任分管联系指导系办公室，系党总书记分管联系指导党务办公室、团委办公室和学工办公室，系分管教学副主任分管联系指导教务办公室和教研室。这是一种横向的工作模式。笔者认为，系办公室不管是采用纵向还是横向的工作模式，其职能都是一样的，参谋辅助、
4、政策咨询、文件文字处理、档案管理、会务组织、综合协调、对外联络、公务接待、印信管理及服务保障和监督检查等。都是以服务教学、服务科研、服务人才培养为中心。 当前，系办公室主要存在以下几个问题：一是工作人员的责任心有待进一步去增强；二是工作效率有待进一步去提高；三是工作方式方法有待进一步去改进；四是工作程序有待进一步去规范；五是规章制度有待进一步去完善；六是服务水平有待进一步去提升。 二、系办公室职能分析 系办公室主要有参谋辅助、政策咨询、文件文字处理、档案管理、会务组织、综合协调、对外联络、公务接待、印信管理及服务保障和监督检查等职能。 参谋辅助。即给系领导当好参谋，当好助手，对系里的工作和重大
5、计划、规划要提出建设性建议和意见，供系领导决策参考。善于调查研究，收集信息，辅助系领导做好系里的各项工作。 政策咨询。即办公室工作人员要熟悉有关法律法规，知晓系、院的各项规章制度及办事程序。如职称评定、科研项目申报、教师奖惩、科研项目申报与学生奖助补贷勤等方面的政策和程序等。 文件文字处理。即系办公室要做好收发文处理及教学、科研、师资和社会服务等方面材料的处理。办公室工作人员要有较强的文字功底，较高的思想政治水平，起草好公文，撰写好计划、总结及系领导讲话稿等。 档案管理。即办公室要做好系里各项档案的收集与管理，包括教学、人事、师资、科研、财务、学生等各类档案，要善于分析与总结，编写系大事记和年
6、鉴、系纪事等。 会务组织。即做好系里各类会议的组织与服务工作。做好会议记录、纪要的撰写及会议决议事项的落实与督办等。 综合协调。即理顺对内对外的关系，及时落实有关职能，处理下达的工作任务，及时传达有关文件和会议精神，积极与各职能部门和系内教师、学生之间沟通交流，确保各项工作协调通顺。 对外联络。即系办公室要做好对外联络工作，如与兄弟系部，职能处室，校外有关机构等沟通联络等。 公务接待。即严格执行有关公务接待的相关规定和标准，以热情、周到的服务做好系里各项接待工作。 印信管理。即做好公章的管理工作，严格公章的使用规范，特殊情况下，要向系领导请示，并履行批准手续，做好使用记录等。 服务保障。即为系
7、领导的科学决策服务、为系的教学科研服务、为系里广大教师和学生服务。当好他们的“勤务兵”，尽可能地为他们提供保障，且要做到认真、热情、及时、周到。 监督检查。即对系、院的决定及领导的批示、口头交办的工作任务进行督办检查。 三、提升系办公室工作水平的几点思考 前面我们了解了系办公室现状和工作中存在的一些问题，分析了系办公室的职能，下面将就如何提升系办公室工作水平提几点思考，供领导和同行参考。 （一）领导重视是系办公室做好各项工作的根本前提。王秀繁在高校系（部）办公室工作存在的问题及对策一文中就曾指出：“系办公室的作用发挥如何，领导的重视程度起着决定性的作用”。为此，系主任和系党总支书记及系里的其他
8、领导，分管教学科研的副主任、分管学生工作的副主任、分管师资工作的副主任等都要经常过问系办公室工作，对系办公室工作要提出明确的要求，并加强对系办公室工作的业务指导和领导，时时掌握系办公室工作情况，有效地指挥和督促系办公室工作。除了布置工作任务，更重要的是给出工作思路，交代工作任务背景，提出具体的工作任务要求，敢于“授权”和“放权”，信任办公室工作。虽然系办公室没有决策权，但也不能事无巨细事事都向领导请示汇报，由领导定夺，领导要给予办公室一定的工作原则、工作框架，只要他们按原则办事，按框架办事，且有利于系中心工作发展，系领导都应该积极地予以支持，放心地交由办公室去处理，这样将有效地增强办公室的工作主动性和工作针对性。
