1、学校档案资料管理工作的方法研究摘 要：档案资料是自形成之日起具有文件性质和参考价值的原始信息，对于学校而言，档案资料具有非常重要的价值和作用。为了使其价值和作用能够得以最大限度的发挥，学校必须对档案资料的管理工作予以足够的重视，并采取合理可行的方法提高档案资料的管理效率和质量。基于此点，本文首先简要阐述了学校档案资料的重要价值和作用，并在此基础上提出学校档案资料管理的有效途径和方法。 下载 关键词：学校；档案资料；管理方法 一、学校档案资料的重要价值和作用 对于学校而言，档案资料的价值和作用具体体现在如下几个方面： （一）是学校发展史的见证 学校的档案资料是对学校不同时期开展的各种活动的真实记
2、录，是对学校整个发展阶段的见证，它对学校的发展具有积极的推进作用。档案资料涉及的内容多且广，具体包括：学校建设、文件资料、教育教学资料、优秀课堂教学实践以及与学生有关的资料等等，可以说档案资料是一所学校最为重要的信息资源，其本身的价值及在学校中的地位是非常高的，所以必须重视档案资料的管理，只有这样，才能使其作用与价值得以最大程度地发挥。 （二）是教学实践的总结 学校的档案资料当中汇集了大量的知识成果，这些成果对于学校而言具有较大的开发利用价值，通过对档案资料的深入分析，能够全面了解并掌握学校在教育教学工作中取得的成绩和改革情况，由此能够为新时期学校的建设发展提供参考依据，不仅有助于促进学校外在
3、形象的提升，而且有利于推动学校价值观的发展。 （三）是对学校进行评价的依据 学校的档案资料能够为上级教育部门对本校进行审查时，提供详实、准确、可靠的评价依据。审查人员通过学校的档案资料能够对学校的发展情况有一个大体的了解，并在此基础上，针对学校发展中存在的不足之处，提出改进的建议，有助于促进学校的改善及后期发展。 二、学校档案资料管理的有效途径和方法 由于学校的档案资料具有非常重要的价值和作用，因此，必须采取有效的方法加强对档案资料的管理，以此来确保档案资料的作用能够得以最大程度的发挥。 （一）建立健全档案资料管理的制度体系 为了确保学校档案资料管理工作的有序开展，学校应当建立健全与档案资料管
4、理有关的制度体系，使管理工作有章可循、有制度可依。首先，学校应当设定科学合理的档案管理目标，在此基础上构件符合本校档案资料管理需求的规章制度，如档案资料管理实施细则、档案资料管理人员工作职责、档案室管理规章制度等等。其次，相关规章制度建立完毕后，必须保证制度的有效落实，尤其是在档案资料的日常管理工作中，管理人员应当严格按照制度的规定要求开展工作，这样才能使制度发挥出应有的作用，也才能促进档案资料管理水平和质量的提升。 （二）档案资料网络化管理 在当前的新形势下，学校应当对现有的档案资料管理模式进行创新，积极采用网络化的管理方式，这有助于促进管理效率的提高。首先，为实现档案资料的网络化管理，学校
5、应当加快档案资料数据库的建设速度。在设计数据库的过程中要全面综合考虑，不能简单地将单机数据库向网络中转移，而是要对单机数据库中不合理的地方进行优化改进。其次，当数据库建立完成后，可将工作的重点放在档案资料电子文本的收集上，并采取纸质文本与电子文本的同时收集，由此不但能够解决现有档案资料再次数字化的问题，而且还能节省相关的资源。再次，应用云技术。这是以计算机网络为依托的先进技术，借助云计算信息处理平台，可对本地信息资源的建设加以规范，并实现资源最大程度的共享。学校可以按照档案资料管理的工作重点，将一些较为重要且保密级别较高的档案资料上传至校内的公共云中，这样既能提高档案资料的安全性，而且还便于长
6、期保存。 （三）加大档案资料管理队伍建设力度 档案资料管理人员应当熟练掌握计算机、网络、信息等技术的操作使用，以便更快、更好地开展档案资料管理工作。鉴于此，学校必须不断提升档案资料管理人员的综合素质和专业水平。首先，学校应当对档案管理队伍进行结构优化，在人才的选聘上，要多引进一些具有文化专业知识和专业技能的人才，借此来为档案资料管理队伍注入新鲜的活力。其次，在人才的使用方面，应当积极尝试使用具有专业技术特长的年轻人才，并通过教育的方式引导他们改掉自身的缺点、完善不足，从而发挥出自身的长处和优点，提高档案资料管理的工作效率和质量。再次，因档案资料管理工作具有连续性强、环节多等特点，所以学校要稳定
7、档案资料管理队伍，尤其是要避免管理人员的频繁调动，以免影响档案管理工作的有序开展。最后，要加强对在职档案资料管理人员的培训和职业道德教育，使其不断提高自身的专业技术水平，并能够在工作中做到尽职尽责，有助于档案资料管理效率和质量的进一步提升。 三、结论 综上所述，学校档案资料管理是一项较为复杂且系统的工作，由于档案资料涉及的内容、范围较广，从而给管理工作增添了一定难度。为此，学校应当建立健全与档案资料管理有关的制度体系，并对现有的管理方式和方法进行创新，积极采用先进的现代化技术，同时，还要不断提高档案管理人员的素质和专业水平，只有这样，才能确保档案资料管理工作有序开展，也才能使其作用得以充分发挥。 参考文献： 熊晨.信息化进程中学校档案管理所面临的问题与对策研究J.辽宁教育行政学院学报，2013（10）：88-90. 屈秀红.新时期高等学校档案管理工作的思考J.科技创新导报，2014（2）：104-106. 李青.学校档案管理工作现状分析及其对策J.文教资料，2014 （3）：47-49.
