1、对企业档案数字化建设的分析和思考【摘要】在日益激烈的市场竞争中，如何加快企业档案数字化建设，建立档案数字化管理体系，达到提高企业各部门工作效率的目的。本文就企业档案数字化建设的意义入手，提出几点加强企业档案数字化建设的思考。下载 【关键词】企业档案；数字化建设；思考 一、档案数字化管理在企?I 管理中的意义 数字化的档案信息和信息化的档案管理手段是档案数字化管理的两个主要内容。档案数字化建设是现代企业信息管理工作的主要内容，档案完整性和使用价值的高低其实就是企业管理水平的一种体现。档案数字化建设对企业管理来说，其一，由于缩小了占地空间，节省了保管费用，为企业节约了运营成本，还有效避免了传统档案
2、管理中出现的资料反复复制浪费纸张，浪费人力的问题。其二，档案数字化建设中通过充分利用网络信息资源为企业提供当下急需的信息资源，整个过程便捷高效，促进了企业生产效率的提高。其三，档案数字化建设最大化实现了资源的共享，档案信息可直接通过网络渠道供多个使用者下载，提高了档案信息的利用率，充分发挥了档案信息的价值，在一定程度上促进了企业经济效益和管理效益的提高。 二、对企业档案数字化建设的思考 （一）建立推进企业档案数字化建设的制度。任何一项工作的顺利开展都离不开制度的约束，企业档案数字化建设也一样，需要建立一套科学完善的保障措施体系来推进企业档案数字化建设。第一，要结合企业实际情况制定统一的档案信息
3、归档日期，提前归档或者未按时归档的都要对相关责任人进行严格的处理。第二，将企业各个部门的档案工作情况加入到年终绩效考核指标中。第三，强化档案工作责任制，企业各部门要将初始档案的建立工作细分到人头，进而相关资料的收集、整理、保存和上交等程序才能得到有效的保证，相互之间还能起到监督和提醒的作用，从而养成良好的档案管理习惯。另外，由于档案管理中的保管环节涉及收集、著录、标引、数据加工、检索和保密等多个重要环节，针对此必须建立系统性的工作秩序。 （二）提高档案工作人员的综合素质。企业档案数字化建设对档案工作人员有很高的要求：首先要具备基础档案管理的专业知识，其次要具备对档案信息进行合理采集、分析处理和
4、研究的实践能力，基于数字化的考虑，还需要档案人员充分掌握数字技术、数据库网络技术、信息存贮技术和计算通信技术等现代信息科技方面的技能。档案工作者综合能力的高低直接影响着企业档案数字化建设。因此，企业需要采取积极措施致力于如何提高档案工作人员的综合素质：首先，从源头抓起，严把人才引进关，在充分考虑企业发展需要的情况下，引进同时具备计算机知识和现代档案管理专业知识的人才，开展企业档案数字化建设工作。其次，加强在职档案管理人员的培训工作，分计划开展现代信息技术培训和数字档案管理知识的培训，从实践能力与技巧，思想意识和态度两方面提高档案人员的数字化管理水平，强化管理意识。最后，着重培养一批专业人才，具
5、备系统开发与维护、知识产权使用与保护等方面的技能。 （三）加强档案数字化的保密性建设。档案信息对企业的重要性是不言而喻的，基于这一点考虑，在企业档案数字化建设的过程中就需要相关工作人员强化对档案的保护意识，认真履行自己的职责做好保密工作。保证档案信息的完整性，不丢失、不损坏、不泄露、不凌乱。企业档案信息数字化虽然便于存储，调用也很灵活高效，但容易在这些操作过程中出现信息被盗取的情况，重点是在毫无察觉的情况下信息被盗，因此保密性建设要像必要的配套设施一样，与档案数字化建设同步进行，并且在今后的数字化档案管理过程中，档案管理人员也要提高警惕严格做好档案保密工作。信息化时代，市场竞争从某种程度上讲就
6、是信息的竞争，企业的信息与档案管理密不可分，因此要想获得有利的市场竞争地位，企业在快速推进数字化建设的同时必须加强保密性建设。 （四）加大数字化档案信息数据库建设的力度。在企业档案数字化建设的过程中，档案数据库的建设是最关键的部分，其关系到企业今后进入数字化档案管理的顺利性。对此，一方面要加大档案信息资源数据库建设的力度，主要从两个方面入手：一是检索型档案信息数据库，主要针对开放性的档案，提供范围、目录和检索途径。二是文件型档案信息数据库，主要用于完整顺利地载入档案文件，为企业提供通过网络获取档案信息的服务，因为这两种是应用最广泛的档案信息数据库类型。另一方面，加大电子文档管理系统的建设力度，
7、电子文档管理系统是以数字化形式存在的一种软件应用系统，针对各种电子文档，其具有强大的录入、修改、查询和归档等功能，该系统还同时具备强大的扫描和数码摄像功能，能将传统的以纸质形式存在的信息内容进行数字转化，并对转化后生成的电子文件进行科学的管理，包括起草、审核、签发和归档等流程，最后对这些电子文件的储存和使用情况进行实时监控。 三、结语 总而言之，实现企业档案数字化建设，能极大地提升档案管理的价值，让企业在资源配置和业务运行方面都更加合理、顺利。现代企业在信息化时代背景下发展，形成了大量的以电子形式为主的生产资料和文件，企业因为运营需要对档案的利用率不断提高，为了让企业档案进入有序的规范化管理状态，开展企业档案数字化建设势在必行。 【参考文献】 冯艳.浅谈如何加强企业档案数字化建设J.黑龙江档案， 2017（2）. 刘建琳.论企业档案数字化建设的现状及对策J.图书情报，2016（2）：56-57.
