1、对加强高校会计档案管理的思考【摘要】本文对如何加强高校会计档案工作进行了分析和探讨。内容包括：正确划定归档范围，保证归档文件材料齐全完整；做好会计档案的提供利用，发挥会计档案的依据和凭证作用；加强会计档案信息化建设，实现档案管理工作现代化。 下载 【关键词】高校；会计档案；思考 高校会计档案是高等院校在教学工作、科研工作、行政管理工作以及后勤服务工作等经济活动的历史记录，高校会计档案是高校档案的重要组成部分，是记录和反映高校各项经济业务的重要历史资料和证据。如何管好用好这些档案，做好新时期高校会计档案管理工作成为我们面临的一个课题。 一、正确划定归档范围，保证归档文件材料齐全完整 （一）高校会
2、计档案的归档范围。凡在本校财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、账薄、会计凭证、报表等材料都要集中到校档案馆进行统一管理，主要包括校财务处、各经济实体、研究中心等部门形成的财会档案，这些档案是学校在财务管理等活动过程中的真实记录，统一管理会计档案，是档案工作基本原则的核心。随着我国高校会计电算化的实现，高校各项活动的范围也在不断扩大和活动内容也发生了变化，因此，会计档案的种类和数量也越来越多，增大了会计档案收集、归档的复杂性。如何正确划定归档范围，优化归档材料，使保存的档案内在质量和数量都能适应学校未来发展要求，是我们档案工作者的责任。 （二）高校会计档案的特点。作为专门档案，
3、会计档案有着自己的特点，即归档时间的特殊性、形成材料的多样性、部门管理的专业性。会计档案的归档需要符合会计档案管理办法的规定，每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交给本校档案部门统一保管。多年的会计档案管理实践证明，将会计档案移交给档案部门保管，无论从保管条件还是从管理水平角度讲，都要比财务部门自行保管要好得多。凡有经济活动的地方都有数量不等的会计档案资料，会计档案是会计核算和财务收支的产物，是各部门经济业务活动取得的合法的也是凭证，经
4、财务各职能部门按会计工作基础规范的工作程序加工整理而成。只有充分认识会计档案的形成过程和所具有的特点，才能从实际出发，采取切实可行的会计档案管理办法，保证会计档案的齐全、完整、准确，有效地维护国家、集体的经济利益。 二、做好会计档案的提供利用，发挥会计档案的依据和凭证作用 （一）发挥会计档案的依据和凭证作用。会计档案是在经济活动中产生的，作为重要的经济往来凭证，它在形式上具有原始性，在内容上具有确凿性，在社会上具有法律性。档案的这种法律性凭证作用是其他任何事物都不能取代的。档案部门要积极发挥会计档案的凭证作用，为领导决策服务、为学校各项工作服务。要不断完善工作职能，合理利用开发档案，提供档案信
5、息，实现档案自身的价值。 （二）做好档案利用反馈效果工作。及时了解各单位在日常利用档案过程中产生的好的利用实例，更好地掌握档案利用信息。从而可以进一步拓宽档案利用的渠道，发挥档案的价值和作用。这些年，我们通过编发档案利用社会效益、经济效益实例，让各部门了解档案、利用档案、支持档案工作，这也是做好档案利用效果反馈工作的意义所在。 三、加强会计档案信息化建设，实现档案管理工作现代化 当前，计算机网络技术已渗透进人类的生活、学习、工作的各个领域，当然也渗透到了档案领域，面对信息化对档案工作的挑战，档案业务建设的中心必须向档案信息化建设转移，以不断提高档案工作的信息化水平。 （一）更新档案管理信息化的
6、一些观念。伴随社会信息化和档案工作现代化步伐的加快，档案工作也随之进入新的历史发展阶段，档案管理现代化具有了新含义，即以档案信息化管理为核心的档案管理现代化。档案管理的现代化要适应信息化建设的发展要求，基于档案工作的基本原理对信息系统中形成的电子文件、数据进行归档、存储和管理，提供有效的全文档案信息网络化服务的新型档案管理模式。会计档案信息化是高校档案工作现代化的基础，要逐步对传统载体档案实施数字化，同时要保持档案信息的真实性、完整性和有效性，确保网络环境下档案信息资源的质量，实现会计档案信息资源的网络共享。 （二）会计信息化条件下的会计档案内涵发生了深刻的变化。电算化后的会计凭证、会计账薄、
7、会计报表的生成与打印输出及这些数字档案在归档、管理、服务利用过程中档案数据的安全问题等等，都对会计档案管理工作提出了更高的要求。面对信息技术的发展，文件的形成、载体和保存正经历着：记录由手工向科学技术，外观由可视向不可视，介质由有机向无机，信息由固定向迁徙，保存由体力向智力，体积由庞大向精巧的发展。高校档案管理必须适应信息化要求，知难而上，积极参与学校信息化建设，使档案管理成为学校信息化建设的一个重要组成部门。档案工作者要掌握信息化的有关知识，使档案管理工作现代化与学校信息化有机结合，同步发展。 高校应重视会计档案人才的培养，改善档案人员的知识结构，提高档案工作者自身的素质以适应新时期档案工作的需求。要注重对现代科学技术和档案边缘学科知识的掌握，了解与会计档案有关的计算机和相关财务软件的使用，熟悉、掌握档案管理的有关规定，增强档案管理的自觉性和责任心，研究探索档案工作发展中出现的新情况，提高利用先进技术解决问题的能力，不断丰富和发展档案工作的理论与实践，使会计档案管理工作更好地适应高等学校教育改革与发展的需要。
