1、对办公室管理工作的几点思考摘要：办公室管理工作是事业单位日常工作管理的一个重要组成部分.随着社会的不断发展变化，对办公室管理工作也提出了更高的要求，办公室工作管理的方式也在发生转变。做好办公室管理工作不仅要坚持以人为本，还需要协调好服务与管理之间的关系，不断创新管理方法，实现有效管理。 下载 关键词：办公室管理 行政管理 服务意识 办公室管理工作在事业单位中至关重要，工作内容相对复杂，需要协调多个部门之间的工作，在协调运转方面充当着越来越重要的作用。现阶段，由于各种因素的影响，办公室管理工作还存在许多问题，使得办公室工作难以协调，工作效率下降。因此，在办公室管理工作中，要不断创新，改进管理方法
2、，适应当前的工作环境，提高单位工作人员的专业素质和能力，才能不断提高工作水平。 一、办公室管理工作的特点 办公室管理工作需要处理的内容较为复杂，在协调上下级以及各部门之间关系中发挥着巨大的作用，其主要特点有以下几个方面： （一）关键性 在事业单位的实际工作中，办公室需要上下沟通，内外协调。对内，办公室管理需要协调各部门之间的工作，进行各个层次、各个部门之间的沟通，传达领导的工作部署安排；对外，办公室要负责接待，处置上级、同级和下级以及其他单位的来信来访工作联络，是一个单位的门面。因此，办公室管理工作具有一定的关键性。 （二）督办性 办公室需要处理单位中大量的文件和政务，在单位的日常工作中，需要
3、对文件进行管理，对工作的进度进行监督，对领导布置安排的工作进行全面协调和落实，保证工作按时顺利完成，避免对单位工作造成影响。因此，办公室管理工作具有一定的督办性。 （三）参谋性 办公室工作还包括领导的日常工作安排，为领导的工作决策做好前期准备。在适当的时候为领导出谋划策，提供有效信息和建议，帮助领导打理细节问题，辅助领导工作的完成。因此，办公室管理工作具有一定的参谋性。 二、现阶段办公室管理工作中面临的问题 办公室管理工作内容复杂，现阶段主要存在以下几方面的问题： （一）服务意识较差 现阶段办公室工作人员已经越来越年轻化，工作人员普遍存在一个问题就是自我意识过强，工作人员比较个性，在办公室管理
4、中难以协调，工作人员普遍缺乏服务意识，不懂得全局观念，大局意识。经常出现对来访者的接待、对部门之间的联络工作不到位的现象，导致了工作不能顺利开展，影响单位内部各部门之间的合作，影响总体工作开展。 （二）管理机制不完善 现阶段大部分事业单位的办公室管理都没有一个完善的机制，管理制度长期存在不合理性。老旧的办公室管理制度并没有在各部门之间形成有效的链接，导致办公室工作很难协调。一方面在面对一些新问题时不能有效而及时处理，另一方面工作过程中的信息、文件经常会出现不能及时传递或是传递信息错误的情况，导致工作的延误甚至出现错误，影响工作的效率和单位的整体形象。 （三）工作任务繁重 现阶段，随着全社会的变
5、化发展，许多事业单位都面临着转型，因此许多之前的工作方式都在进行着改变，需要处理的工作量也随之增加。内部的文件、信息资料等也需要重新整理，工作内容不断地重新编排，都给办公室工作带来了新的压力。办公室管理工作需要制定新的管理方案，协调现阶段各部门之间的关系，以便在巨大的工作压力之下，办公室工作能有条不紊，顺利开展。 三、做好办公室管理工作的建议 在面对现有的问题时，如何调整管理方式，进行更好的办公室工作管理十分重要，以下是针对办公室管理工作现状提出的几点建议： （一）要具有服务意识 办公室是协调上下级，协调单位各部门之间的工作枢纽，具有一定的服务性质。在办公室工作管理中，做好上传下达、各部门衔接
6、、与其他单位联络等关系着外界对本单位整体的评价。增强工作人员的服务意识对于办公室管理工作十分重要。增强员工的服务意识需要从以下几个方面入手：第一，要向工作人员强调服务意识的重要性，让每一位工作人员明白，服务意识直接关系着工作的质量，好的服务才能帮助工作顺利达成，给工作人员自己带来良好的形象，对以后的职业生涯有着巨大的帮助；第二，对工作人员进行一些专业的培训，例如简单的心理学、领导学等相关知识的培训，提升员工的洞察力和分析力，帮助员工提升服务质量；第三，鼓励工作人员之间多沟通交流经验，将理论知识与身边的实际情况相结合，总结工作中的优点和不足，尽快提升自己。 （二）完善办公室管理机制 许多单位中旧
7、的管理制度已经不完善，尽快建立新的制度，完善办公室工作流程，让各部门之间协调起来，形成一个完整的工作流程，办公室工作才能有序开展。完善办公室管理机制需要从几个方面进行。 完善办公室工作流程。工作流程的混乱是大部分单位长期存在的问题，这种情况导致了许多问题不能清楚地找到相关负责人、工作贻误、人员之间互相推诿等现象。因此，完善办公室管理机制的第一步是建立完善的工作流程。将办事工作人员的职责做一个明确的分配，每件事、每项工作都具体到个人，在处理相关工作时能直接找到相关的负责人。将单位工作制定一个固定的流程，每项工作按照流程层层报批，避免出现过程混乱。这样一来每项工作的开展和运行过程都有章可循，得以保
8、证工作的顺利进行。做好上下沟通的枢纽工作。为了保证单位各项工作能够顺利进行，办公室工作人员必须要保证上下级沟通顺畅，工作中的重要信息必须及时上传下达，保证信息传递的准确性和有效性。领导下达的命令需要第一时间传达给相关人员，保证工作尽快执行到位，办公室工作人员也需要及时将工作中遇到的问题进行反馈，以使问题在第一时间得到解决。这样一来才能保证单位各项工作不被贻误，避免因信息传递不及时而造成的工作无法完成，给单位带来损失。 （三）提升办公室整体工作效率 工作任务繁多给办公室管理工作带来了一定的难度，提升员工的工作效率，增加人员之间的配合力度，使工作能更好更快地完成，才能有效将工作人员从繁重的工作中解
9、脱出来。提升办公室整体的工作效率需要从以下几方面入手： 提升工作人员处理信息的能力。办公室工作中，每天有大量的信息需要处理，各种信息在办公室中流转。办公室工作人员需要整理每天的工作信息向领导汇报，同时整理领导传达下来的信息，计划进行下一步的工作，处理部门之间传达的信息。这些信息的整合处理工作量巨大，并且信息混杂，稍有不慎就可能出现错误。当工作人员处理信息的能力不够时，就会在这些信息的处理中浪费大量的时间，影响工作效率。办公室工作管理要求对工作人员的工作能力进行培训，提升员工处理信息的能力，保证信息处理中的快速性和准确性。找到处理信息的最佳方法，对于每一项工作做到有条不紊，将不同的信息给予划分，
10、及时进行处理，避免不同的信息混杂在一起，才能提高信息处理的效率，减少工作量，保证工作的良好进行。同时信息的处理及时有效也保证了其他同事的工作顺利进行，有助于办公室人际关系的和谐。 提高工作人员的专业素质。一些单位规模比较大，办公室工作人员数目众多，工作人员水平参差不齐，一些工作人员自身专业素质不够，导致许多工作进展缓慢，容易在流转到某一个人身上时积压。要保证工作的顺利开展，就需要对办公室工作人员进行专业培训，以便提高工作人员的专业素质，更好地为单位服务，提升工作效率。第一是提高办公室工作人员的政治素质，工作人员要有基本的职业道德，在办公室工作中以合作共赢为目标，不得拉帮结派、钩心斗角，恶化办公
11、室环境。第二是提高工作人员的工作能力和专业技能，单位要定期组织员工培训，对单位工作人员进行专业技能的培训，以便提升工作能力。另外也可以组织办公室工作人员之间的相互学习，工作能力强的带领工作能力弱的，让新进入的、资历较浅的工作人员跟随老的工作人员进行学习，学历高的、知识面广的工作人员对低学历的工作人员进行帮扶，促进办公室工作人员能力的提升进步，从而提升办公室的整体工作能力，方便以后的工作开展。这样一来工作人员的工作能力提升上去，才能保证工作效率的提升，进而提升单位形象。 强化团队观念。办公室所有的工作人员应该是一个团队，虽然日常工作中每个人各司其职，有自己固定的工作内容，但是每一位工作人员都应该
12、明白，所有人做的工作都是互相联通的，并不是独立存在的，大家统一的目的应该是为所在的集体服务。在工作中，只有所有人齐心协力将工作的每个环节处理到位，一项工作才算是真正完成，任何一个环节出现纰漏，都可能导致大家的付出功亏一篑。因此，在工作中每个人都应该有团队意识，不能只顾自己而不考虑团队的利益，无论何时都应该把团队利益放在首位，在工作中积极配合去完成工作。每个人应该发挥自己在团队中的作用，遇到问题群策群力，共同解决，互相帮助，提高工作质量和效率。 根据单位的现实状况，制定符合单位特点的管理方法。在现实工作中，每个单位的实际情况都有所不同，不同性质的事业单位的办公室工作职能也有所不同，因此办公室的管
13、理工作还要根据单位的具体情况进行开展。办公室管理工作方案要依据单位的现实状况制定，根据不同要求、不同的工作内容制定符合单位自身发展的管理办法。事业单位应该根据自身单位的工作内容制定相应的管理方法，例如办公室工作人员的考勤问题，不同事业单位就有着不同的要求和考勤办法。不同的单位根据自身情况对办公室管理工作的细节进行处理，保证管理方案对自身单位的工作有一定促进作用。保障单位办公室工作的有序开展，工作效率不受影响，从而保障单位的效益。 四、结束语 事业单位的办公室管理工作也是在不断的探索中进行的，时代在发展，办公室的管理工作也不是一成不变的。在办公室管理中，提高工作人员素质，增强工作人员的服务意识和团队合作意识，工作人员之间互帮互助，共同为集体利益考虑，才能保证工作的顺利开展。创造好的工作氛围，协调办公室工作人员之间的关系尤为重要。在工作中要保持上下级沟通良好，同时也要依据自身单位的特点制定符合单位实际情况的管理方案，更有利于提高办公室工作效率，提升单位形象。 参考文献： 蒋红.新形势下如何做好综合办公室管理工作J.办公室业务，2014（23）：2. 李琳.简析现代企业办公室管理工作的优化与完善J.中国外资，2012（09）：257. 孙颖.论如何加强综合办公室基础管理工J.现代交通技术 ，2010（S2）：370- 373.
