1、档案管理【 第 12章 】第十二章 档案信息化l 档案信息化是在国家总体规划和宏观组织之下，以现代信息技术（含计算机技术、网络技术等）为手段，以档案信息资源为对象，以档案工作为依托，以档案学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、检索、开发和利用的现代化管理过程。l 学习本章，理解和领会档案信息化的概念和内容 ,掌握电子文件和电子文化管理的相关知识。重点要了解数据库的建设和传统档案的数字化。另外，档案网站和数字档案馆的建设和管理也是本章的重点和难点。第一节 档案信息化概述档案信息化的概念档案信息化的概念档案信息化是在国家 总 体 规 划和宏 观组织 下
2、，采用 现 代信息技术 改造 传统 档案 业务 ，不断适 应 数字 环 境下档案活 动 的 发 展 变化，最大限度地 满 足社会档案需求的建 设过 程，它是国家信息化体系的有机 组 成部分，是国家信息化 战 略在档案 领 域的具体体 现，其建 设 内容十分丰富并不断 变 化，具有 时 代性和社会性。档案信息化是以 现 代信息技 术 （含 计 算机技 术 、网 络 技 术 等）为 手段，以 现 代管理学 为 理念，以服 务 于全社会 为 宗旨而开展的一 项 涉及多学科知 识 交叉 应 用的新型工作模式，其核心和目 标是 发 展档案 业务 ，提高档案的 现 代化管理水平，挖掘档案的社会价 值 ，提
3、高全民族的文化素养，造福于后代。 1.档案信息化基 础设 施建 设 2.档案信息 资 源建 设 3.档案信息化 标 准 规 范建 设 4.档案管理 应 用系 统 建 设 5.档案信息化人才 队 伍建 设 6.档案信息安全保障体系建 设档案信息化建设的内容二、档案信息化的发展原则（一）系 统规 划原 则（二） 协调发 展原 则（三） 标 准开放原 则（四）安全可靠原 则 一、档案管理各环节的计算机辅助作业 （一）档案的收集 （二）档案的整理 （三）档案的保管 （四）档案的检索 （五）档案的利用 （六）档案的编研 二、文档一体化 计 算机管理系 统 的 设计 (一 ) 系 统 分析 （二）系 统
4、功能 （三）系 统设计 （五）系 统维护第二节 档案的计算机辅助管理（一） 电 子文件概述 电 子文件 归 档与管理 规 范 （ GB/T 18894-2002）将 电 子文件（ Electronic Records）定 义为 ，在数字 设备 及 环 境中生成，以数 码 形式存 储于磁 带 、磁 盘 、光 盘 等 载 体，依 赖计 算机等数字设备阅读 、 处 理，并可在通信网 络 上 传 送的文件。电 子文件具有信息的非人工 识读 性、系 统 依 赖 性、信息与特定 载 体之 间 可分离性、信息易 变 性、信息存 储 的高密度性、多种信息媒体的集成性和信息的可操作性等特点。第三节 电子文件管理
5、（一） 电 子文件概述 电 子文件 归 档与管理 规 范 （ GB/T 18894-2002）将 电 子文件（ Electronic Records）定 义为 ，在数字 设备 及 环 境中生成，以数 码 形式存 储 于磁 带 、磁盘 、光 盘 等 载 体，依 赖计 算机等数字 设备阅读 、 处 理，并可在通信网 络 上 传 送的文件。（二）电子文件管理概述电 子文件管理的基本原 则（ 1）全程管理原 则全程管理原 则 是指根据 电 子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系， 对电 子文件从 产 生到永久保存或销 毁 的整个生命周期 进 行全程管理和控制。（一） 电 子文件概述 电 子文件
6、 归 档与管理 规 范 （ GB/T 18894-2002）将 电 子文件（ Electronic Records）定 义为 ，在数字 设备 及 环 境中生成，以数 码 形式存 储 于磁 带 、磁盘 、光 盘 等 载 体，依 赖计 算机等数字 设备阅读 、 处 理，并可在通信网 络 上 传 送的文件。（二）电子文件管理概述（ 2）前端控制原 则前端控制原 则 是指 针对电 子文件的管理，从文件形成之 时 甚至形成之前一直到 归 档整个 过 程 给 予全 盘规 划，把可能 预 先 设 定的管理功能 纳 入系 统 之中，并在文件形成和 维护阶 段 进 行 监 督。（一） 电 子文件概述 电 子文件 归 档与管理 规 范 （ GB/T 18894-2002）将 电 子文件（ Electronic Records）定 义为 ，在数字 设备 及 环 境中生成，以数 码 形式存 储 于磁 带 、磁盘 、光 盘 等 载 体，依 赖计 算机等数字 设备阅读 、 处 理，并可在通信网 络 上 传 送的文件。（二）电子文件管理概述（ 3）真 实 性保障原 则电 子文件的真 实 性是指 对电 子文件的内容、 结 构和背景信息 进 行 鉴 定后，确认 其与形成 时 的原始状况一致。（ 4）完整性保障原 则电 子文件的完整性是指 电 子文件的内容、 结 构、背景信息和元数据等无缺 损。
