1、设备档案整理方法讲义荔湾区档案局监督指导科：邹红一、归档范围及保管期限 o 1、机关、事业单位：办公设备、电梯、车辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随机文件材料（包括说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等）。一、归档范围及保管期限 o 2、企业： 自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件材料）。 购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。一、归档范围及保管期限3、保
2、管期限： 以办公设备和交通设备为主的单位（如机关、团体、街道、管理性的企业和事业单位等），这些设备档案的保管期限一般以 “短期 ”为主； 机关保管期限 序号类 目名称 保管期限1 申 请报 告、 计 划、 请 示与复。 短期 2 上 级 或主管 领导 批复和准 购 批示。 短期 3 进 口 设备过 程中有关的技 术 商 务 文件。 长 期 4 开箱 记录 及装箱 单 。 短期 5 安装、 调试记录 和双方 签 字移交文件保 单 。 短期 6 验 收、 报 告及材料。 短期 7 索 赔 来往函件及 结 果文件。 长 期 8 设备说 明 书 及全套随机文件材料。 短期 9 使用、 检 修、故障事故
3、 记录 （ 设备 履 书 ） 短期 10 重大事故的 调查 分析及 处 理意 见 。 短期 11 技 术 改造和开 发过 程形成的技 术 文件材料。 长 期 国有企业保管期限序号 类 目名称 保管期限 1 自制 设备 、 仪 器的申 请报 告、 计 划、批复和任 务书 ； 设计 方案、 设计说 明书 、 设计图 、 设计 中的 计 算数据等。 长 期 2 引 进设备 的申 请报 告及批复、合同、协议 等 谈 判 资 料、来往信函、 图纸 或招 标 材料等： 重要的 长 期 一般的 短期 国有企业保管期限序号 类 目名称 保管期限 3 引 进设备 的随机 资 料清 单 、装箱单 、出厂合格 证
4、、 验 收 单 ；地基安装 图 、原理 图 、附件 图 ；磁 盘和光 盘 （另存）；使用 维护说 明书 等。 长 期 4 安装 调试 运行 记录 和 检测报 告 长 期 5 设备 操作 规 程和履 历 表 长 期 6 大、中修 记录 ，故障分析 处 理文件 长 期 7 报废 申 请 、 鉴 定材料、批复（或处 理 结 果） 短期 二、归档时间o 1、外购设备在投入使用之后，将开箱随机文件材料交给本单位档案员归档立卷。o 2、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后一个月内由主管部门系统整理后归档；o 3、维修方面的文件材料，维修结束后一个月内归档。 三、归档要求o 归档的设备文件材料 ,必须完整，系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程，文字及图样的表述与设备实体一致。相同型号的设备，只归档一套即可。四、整理方法o 1、组卷及卷内文件排列 按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。 文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。
