1、档案管理培训周学金Logo here归档文件整理方法 今天，我们主要讲文件级整理方法。文件级整理方法，就是将归档文件以 “件 ”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 1、归档文件的收集 3、分年度 5、划分保管期限 7、装订主要内容 9、归档文件的编号 2、区分归档范围 4、分类别 6、修整文件 8、归档文件的排列 10、编制归档文件目录 11、 装盒件的定义 n 件是指归档文件的整理单位。n 1、 一般情况下每份（单份）文件为一件。n 2、 文件正本与定稿为一件。 如定稿过原不易装订（如法规性文件历次修改稿），也可单独作为一件，即正本和定稿各为一件。n 3、 正文
2、和附件为一件。 如附件多，并且比较厚，不易装订，也可单独作为一件，即正文与附件各为一件。n 4、 原件与复印件为一件。n 5、 来文与复文为一件。 如请示与批复、报告与批示等，虽然是两上不同责任者产生于两个单位的独立文件，但由于其内容相同，又存在因果逻辑关系，利用时需要相互印证，因此不易分散，应作为一件。v 6、 转发与被转发件为一件。 此类文件是一份文件的不同部分，前者是贯彻执行要求，后者是具体内容，两者在发挥效力方面难以分割，所以应作为一件。v 7、 正文与文件处理单为一件。 文书处理工作比较规范的机关，文件运转过程中一般都附有文件处理单或批办单、发文稿纸，有的还附有领导批示的签批条等，这
3、些表单真实地记录了文件的形成和办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，所以应与文件作为一件。v 8、 报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件 。v 9、 会议文件 。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。v 10、 干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。v 11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。v 12、 文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。以 “件 ”为单位归档的好处 v 方便整理，减少手工操作，便于现代化管理；v
4、减少案卷题名的题写编制；v 方便查阅；v 有利于保密、复制等文件级整理程序v 文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致需要 十一道程序，即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。第一讲 收集归档文件的一、收集文件v 收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。v 1、收集文件的意义v 收集文件是归档整理工作的首要程序。 整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。v 2、收集工作的原则v 齐全完整，是收集工作的基本原则 。v 一是 全面收集 ， “四个方面 ”齐全v 二是 重点收集 ，以 “我 ”为主。v 三是 帐外文件 的收集v 3、检查已归档文件材料的质量v （ 1）收文的正件与附件是否齐全完整。v （ 2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。v （ 3）发文的定稿与印件是否齐全完整。
