1、 党政机关公文格式 解读主 讲 ： 张宝元 党政机关公文格式 解读 公文格式简单地说就是公文的表现形式。它相对于公文的内容而言，既由公文的内容所决定，又服务于公文的内容需要。这是我们理解公文格式的基本思路。 公文格式规范化和标准化是公文这种特定文书形式所决定的。 首先是公文的性质所决定的。我们知道，党政公文是具有决定效力，是由于公文的制发机关是依照党和国家的法律、法规成立并被授予相应职权的机关，其职权之一就是制发党政机关公文。 其次是公文的内容需要所决定的。公文的内容是一定法定机关意志的反映。不同内容的公文必然要求有与之相适应的外观形式去表现。格式不规范，不仅影响公文的质量和美观，更重要的是会
2、影响公文的效用，甚至由于格式不规范而影响机关工作效率，以及对工作造成失误。在实际工作中，这方面的问题主要是：无受文单位、简称不规范、没有版记、文种不正确，标题与内容不一致、纸张前后大小不一，印制不美观、装订不符合要求等。这些问题有时在同一份文件上就多处存在，直接影响了公文的严肃性和应有效用的发挥。因此，我们千万不要小视公文格式的规范化与标准化。 党和国家机关在公文处理工作中历来是十分重视公文格式的规范化和标准化的。早在 20年前，国家技术监督局于 1988年遵照国务院办公厅指示，发布了 GB/T97041988 国家机关公文格式 国家标准试行方案。经过十多年的试行，国家技术监督局于 1999年
3、 12月批准发布了 GB/T97041999 国家行政机关公文格式 国家标准，并于 2000年 1月 1日开始实施。经过近 12年的实施，不仅对国家行政机关公文，而且，对党的机关和企事业单位的机关公文的规范化和标准化起到了十分重要的作用。其中很重要的一个方面，是使公文格式中的各要素逐步由过去的不统一、不规范，逐渐趋于统一和规范。这就不仅从要求上，而且从实践上为党政机关公文格式完全统一、规范奠定了基础。所以，中共中央办公厅、国务院办公厅及时顺应时势的发展，于 2012年 4月 16日发布了 党政机关公文处理工作条例 （以下简称 “条例 ”），并于 2012年 7月 1日起施行。国家质量监督检验检
4、疫总局与国家标准化管理委员会于 2012年6月 29日联合发布了 中华人民共和国国家标准 GB/T97042012 党政机关公文格式 （以下简称 “国标 ”），并于 2012年7月 1日起实施。 条例 和 国标 的实施，不仅彻底结束了建国以来党政公文处理工作不统一的历史，而且为适应党政机关工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化具有重要的意义。 国标 的实施，将结束公文格式不统一和不规范的局面，将更有利于提升党政机关公文的法律地位，将更有利于提高党政机关公文处理工作的质量和效率。 要实施好 国标 ，使党政机关公文以规范的崭新的面貌展现于世，重要的问题是要学习好 国标 。学习 国
5、标 一定要与学习 条例 结合进行，只学习 国标 是不全面的，这是因为， 国标 是以 条例 为依据制定的。此外， 国标 与 条例 也有一个分工的问题。属于公文格式中各要素的定义和原则要求在 条例 中进行规定；公文各要素的排列顺序和标识规则及与此相关的纸张、印刷要求以及公文的特殊格式等在 国标 中作出说明。这样，既缩小了 条例 的篇幅，又避免了相互重复，从这个意义上说， 国标 实际上是 条例 的一个附件。 公文的载体是它的纸介质。也就是说党政机关公文的基本表现形式是纸介质公文。这是由于党政机关公文所具有的性质和作用赋予党政机关公文的依据和凭证作用的缘故。 作为公文的纸介质载体，它的各项数据的物质表
6、现形式 油墨；其产品形态 开本、规格、印刷、装订等，都属于公文格式规范化的范畴。同时，公文格式对公文的数据通过文字、符号、数字、图表、图形等表现形式也要做出规定。公文格式最终要解决的问题是公文规定是由哪些部分（简称 “要素 ”）组成，这些要素的作用是什么，各要素的排列顺序、所处位置及其标识方法等。 下面，我们依照前面所述的公文格式的含义、作用和公文格式标准化的必要性以及公文载体的内涵要求，对 国标 条文进行具体解读。 1范围 本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印刷装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。 本标准适用于党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执
7、行。 使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照标准执行，其余可以参照本标准并按照有关规定执行。 本章规定了标准的内容范围，适用范围和特定范围。（ 1）内容范围（ 2）适用范围（ 3）特定范围2、规范性引用文件 下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本使用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。 GB/T148印刷、书写和绘图纸面尺寸 GB3100国标单位制及其应用 GB3101有关量、单位和符号的一般原则 GB3102（所有部分）量和单位 GB/T15834标点符号用法 GB/T15835出版物
8、上数字用法 条例 规定，公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照国家标准和规定执行。 3、术语和定义 3.1字 Word 标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离 。 3.2行 Iine 标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉字的高度加 3号汉字高度的 7/8的距离。4、公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为 60g/ 80g/m 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度 80%90% ，横向耐折度 15次，不透明度 85%， PH值为 7.5 9.5。由于公文的特殊地位 ,一方面要考虑公文外观严肃、庄重，另一方面更要考虑公文频繁使用和
9、作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。公文用纸的质量为 60g/ 80g/ 的胶版印刷纸或复印纸 ,是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济条件相对差的一些单位可以采用纸张质量不低于 60g/ 的胶版印刷纸，一般公文用纸可以采用 70g/ 的胶版印刷纸。对于一些使用高档印刷设备的单位可以采用纸张质量不高于 80g/ 胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定，可以使各使用单位根据具体情况掌握，总的要求是低不低于下线，高不高于上限。 公文用纸纸张白度的来源依据是根据与 A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标，进行分析总结得来的。纸张白度如果过
10、低，看上去纸张较黑，如同报纸一样，很不庄重；纸张白度过高，对视力影响很大，时间长了很不舒服。现在由于纸张的白度有加大的趋势，给阅读文件，特别是晚间工作阅读文件的同志的视力带来很大影响，所以，本标准把公文纸张白度的下限从原来的 85%调到了 80%。 横向耐折度 15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转，如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不能完整地保存，直接影响公文效力的发挥。 不透明度 85%是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致公文质量不高，影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。
