1、机关公文发文要点研讨2014年 8月 1日 根据 党政机关公文处理工作条例 （中办发 2012 14号）和 党政机关公文格式 （ GB/T 9704 2012）（以下简称 “ 机关公文 ” ，下同），以及文秘组在实际工作中的经验和体会，编写出以下发文要点，详细的可看“ 条例 ” 和相关的国家标准（吴共享）：新的机关公文从 2012年 7月 1日起执行， 1996年 5月 3日中共中央办公厅发布的 中国共产党机关公文处理条例 和 2000年 8月 24日国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 停止执行。目前，普遍使用 Microsoft Word编辑文本文件，包括所有表格。公文用纸一般采用标准
2、A4型，左侧双钉，正式文件必须使用双面打印。一、发文要求1.发文字号 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号 “ ” 括入；发文顺序号不加 “ 第 ” 字，不编虚位（即 1不编为 01），阿拉伯数字后加 “ 号 ” 字。如：穗经普字 2013 1号、穗经普办字 2013 1号、穗经普办函 2013 1号等。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 2.标题标题一般使用 2号小标宋体字 我们选用 “ 文鼎小标宋（简体） ” ，行距为固定值约 36磅（使用 “ 格式 段落 ” ） ，编排于红色分隔线下空二行位置，
3、分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。3.主送机关主送机关即收文件的单位。属下行文的，一般主送各区、县级市普查办或调查办（对口单位）。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。 4.正文公文首页必须显示正文。一般用 3号仿宋体字（行距为固定值约 30磅 1 磅），编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用 “ 一、 ” 、 “ （一） ” 、 “ 1.” 、 “（ 1） ” 标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。通常还可
4、以再加二层，即第五层 和第六层。我们从 “ 条例 ” 中没有发现一定要顺序使用一至四层。所以，平时有用 “一、 ” 和 “ （一） ” 搭配，也有用 “ 一、 ” 和 “ 1.”或者直接用 “ 1.” 和 “ （ 1） ” 的。文章中的所有数字采用 “ Times New Roman” 字体。 5.附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排 “ 附件 ” 二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如 “ 附件： 1.” ）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。6.加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得
5、出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文（略）。7.成文日期一般以最高一级签发人签名的日期为准。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即 1不编为 01），例如： 2014年8月 1日。注意：送底稿给领导审批签名时，不要打上成文日期。8.附注如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。例如：（联系人： ，联系电话： 831263 ）9.附件 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一
6、起装订。 “ 附件 ” 二字及附件顺序号用 3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。附件以表格形式出现时，不能使用 Excel格式（必须转换成 Word格式或使用 Word格式进行编辑）。当纵向版面不够宽度时，版面不可以旋转（不可以使用横向版面），只可以是表格旋转（见附件表格实例）。10.公开方式公开方式位于抄送机关或印发机关上二行，左边不留空格，用 3号黑体字。其主要形式有三种：主动公开、依申请公开、免于公开（一般由拟稿人和核稿人共同确定），用 3号仿宋体字。11.抄送机关 如有抄送机关，一般用 4
7、号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。 “ 抄送 ” 二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将 “ 抄送 ” 二字改为 “主送 ” 外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。12.印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用 4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即 1不编为 01），后加 “ 印发 ”二字。注意：印发机关和印发日期，必须放在双页
8、最后一行。当双页公文排版后所剩空白处不能容下 “ 印发机关和印发日期 ” 时，要插入 2页空白页，以保证印发机关和印发日期放在双页最后一行。 13.页码一般用 4号半角宋体阿拉伯数字。单页码居右空一字，双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码 。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。插入页码有以下几种方法： 视图 页眉和页脚 页面设置 版式 选 “ 奇偶页不同 ” 在页眉和页脚间转换 插入页码 选 4号宋体，加横线和空格。 直接套用格式。 插入 页码 对齐方式 外侧，选 4号宋体，加横线和空格 页码 对齐方式 外侧 确定（此方法比较简单，且以前很常用，现属于非标，但在非正式文件中还很常用）。
