1、实 用秘 书综 合 实训模 块 四 商 务 活 动电 子制作： 刘 菲模 块 四 商 务 活 动 项 目 11 C公司的一个重要接待活动项 目 11 C公司的一个重要接待活 动1.掌握接待工作的流程和接待方案的 拟订 ；2.熟悉接待礼 仪 ，掌握安排宴 请 、参 观活 动 的技巧和常 识 ，能在 实际 接待工作中运用好所学的技能和技巧。 实训 目 标项 目 11 C公司的一个重要接待活 动1在演示机 场 接机、宴 请 活 动 、公司参 观 接待活 动 及送行这 4个 场 景 时 ，学生的角色要 轮换进 行，尽量避免同一个学生每个 场 景都演示同一个角色的情况。2模 拟 演示必 须严 格按照事先
2、 拟 好的接待 计 划 进 行，具体洽 谈 内容可虚 拟 。3情景演示 时 既要符合接待的程序，又要具 备 接待礼 仪 ，还 要体 现 出秘 书应变 能力。4任 务 2和任 务 3必 须 在完成任 务 1的基 础 上依次 进 行。5任 务 完成后，小 组 成 员 互相 评 价并打分，并做好 记录 工作。 实训 要求项 目 11 C公司的一个重要接待活 动1本 实训 可模 拟 机 场 、模 拟 酒店、模 拟 宴会 厅 、模 拟 公司各个部 门 （主要是 资 料室、 产 品 陈 列室、会 议 室、研 发 部、销 售部、售后服 务 部）等 场 所 进 行。2 实训应 分 组进 行。 58个学生一 组
3、 ，分 别 扮演 经 理、秘书和客 户 ，可以通 过 抽 签 的方式决定每个学生的角色。每 组 学生先 讨论 并 拟订 接待 计 划、晚宴准 备 方案和公司参 观 活 动 方案，然后分 别 演示机 场 接机、宴 请 活 动 、公司参 观 接待活 动及送行的 场 景。实训 准 备项 目 11 C公司的一个重要接待活 动| 1 拟 定接待工作 计 划 | 2筹划安排接 风 晚宴，模 拟 演 练 从迎客到送客的宴 请 程序 | 3 拟订 参 观 接待方案，分角色模 拟演示参 观 接待活 动 全 过 程 参考答案 (1 2 3)实训 任 务任 务 一 拟 定接待 计 划一了解来 宾 的情况 秘 书 在
4、接到通知 时 要了解来 宾 的基本情况，包括来 宾 的来 访 意 图 、目的和要求，包括来 宾 的 单位、人数、身份、性 别 、民族、年 龄 和健康状况，还 包括抵离的 时间 、乘坐的交通工具和 车 次航班等，并将上述情况向主管部 门领导报 告，同 时 通知有关部 门 和人 员 。知 识 要点任 务 一 拟 定接待 计 划二接待 规 格（主要是从主陪人 员 角度而言） 1高 规 格：主要陪同人 员 比主要来 宾 的 职 位高，表明 对 被接待一方的重 视 和友好。2 对 等接待：主要陪同人 员 与主要来 宾 的 职位相当，最 为 常用。3低 规 格：主要陪同人 员 比主要来 宾 的 职 位低，
5、常用于基 层单 位，如：国家 领导 人到某公司视 察，其董事 长 不 过 是副 厅 局 级 ，即属于低 规 格接待。知 识 要点任 务 一 拟 定接待 计 划4如何确定接待 规 格：（ 1）主要由上司决定，秘 书仅 提供参考意 见 。（ 2）了解 对 方来 宾 最高身份。（ 3）考 虑 与我方关系。（ 4）以前接待 过 的来 宾 参照上次 标 准。（ 5）突 发 性情况， 规 格降低 时 需向 对 方解 释 清楚并道歉。总 之，不 论 采用哪一种接待 规 格，秘 书拟 定后，由 领导 决定。一旦定下来，秘 书应 当把主要陪同人的情况和日程安排告知 对 方，征求意 见 ，加以确 认 。知 识 要点任 务 一 拟 定接待 计 划三、接待 经费1明确 经费 来源。若来 宾 的住宿 费 、交通 费 等一切 费用由来 宾 自己承担的，就必 须 把所需 费 用数目与日程安排提前通知 对 方（用 电话 或信函等）。若由两个或两个以上单 位 联 合接待的， 则 双方要明确 经费 的承担 问题 。2了解来 宾饮 食和生活 习惯 。注意与宗教有关的 饮 食忌 讳 。3不得擅自更改接待 标 准， 严 格 执 行公司有关 规 定。知 识 要点
