1、办 公 室 事 务 管 理 实 训主讲 ： 胡 明 宝 桂林航天工业学院人文社科系实 训 内 容n 一、办公室环境 n 二、常规办公室工作 n 三、办公用品管理 n 四、办公效率及时间管理 n 五、 办公室信息工作 实 训 实 习 方 法1.实训教学以专业岗位为中心、能力训实训教学以专业岗位为中心、能力训练为中心、借助情景活动和问题引导。练为中心、借助情景活动和问题引导。2.校内校外顶岗实习。校内校外顶岗实习。3.见习、参观考察、调查访问。见习、参观考察、调查访问。4.撰写实训报告、考察或调查报告。撰写实训报告、考察或调查报告。5.讨论、互评、教师讲评、总结。讨论、互评、教师讲评、总结。我 国
2、 办 公 室 事 务 的 主 要 内 容u 文书撰写（会议记录等）u 文书制作（打字、复印等）u 文书处理（收发、传递等）u 档案管理（归档、管理等）u 会议组织（准备、善后等）u 调查研究（计划、实施等）u 信息资料（收集、整理等）u 信访工作（来访、投诉等）u 接待工作（来访接待）u 协调工作（政策等）u 督察工作（决议实施）u 日程安排（各种日程）u 日常事务（通讯值班）u 办公室管理（环境等）u 其它临时交办的事项国际秘书协会确定的办公室事务的内容n 速记上司交代事项；n 执行录音吩咐；n 档案管理；n 阅读并分类信件；n 以电话维持公共关系；n 替上司定约会并记录；n 按上司指示完成
3、信函；n 在权限内自发信函；n 接待来访宾客；n 替上司接洽外界人士；n 自动处理例行的事务； 为上司安排旅行或考察； 替公司宾客订房间机票等； 准备好公司要公开的资料； 替上司收集演讲等的资料； 协助上司准备财务等报告； 整理并组织好粗略的资料； 替上司保管各种记录； 协助上司搞好交税等事务； 督导一般职员或速记员；(21)搞好会务工作(22)复印资料外资合资企业办公室事务的内容n 办公室环境的布置和整理；n 通讯事务、电话、信函和邮件处理；n 执行上司交办事项；n 照料上司身边的琐事；n 接待宾客和员工的来访；n 记录上司指令及会谈、会议内容；n 打印文告及表格；n 收集及整理各种信息；n 保管办公室设备及用品；n 外出办事，如银行、邮局、税务所等。办公室环境n （一）办公环境的概念n 办公环境，或称为办公室环境，它是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合，从广义上说，它是指一定组织机构的所有成员所处的 大环境 ；n 从狭义上说，办公环境是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括 人文环境和自然环境。办公环境及其优化办公环境包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。办公环境的优化原则方便 舒适整洁 和谐统一 安全。1.空气杀手； 2.光线杀手；3.声音杀手； 4.空间杀手；5.设备杀手； 6.文件杀手；7.职能杀手 。办公室的七大效率杀手
