1、第一节 时间管理策略周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。（ 1）给某客户打电话，与对方联系，说明自己的上司下周四将安排与他约会的事宜。（ 2）为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（ 8人，每份 10页）及会议日程表。（ 3）向人力资源部门写报告，申请今年的休假日。（ 4）复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方。（ 5）拆封、分类和传递今天收到的邮件。（ 6）部署检查下午开会要使用的会议室，准备茶水和咖啡。（ 7）为上司预定周末去天津的火车票（从北京出发）。（ 8）将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存
2、，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅。（ 9）在做这些事情的同时，她还接待了 3位访客、接了几个电话。思考：秘书小周怎样做才能高效率地完成上述工作？第一节 时间管理策略一、时间管理的方法1. ABCD分类法（轻重缓急分类法或者四象限法）ABCD重要紧急2、 NTL分类法N-nowT-todayL-later于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室主任就让她整理一份材料，明天下班之前交给他，说下个星期开会要用。她估摸了一下，差不多 3万字，有 20多页；刚从办公室主任的办公室出来，她还没来得及坐下，周总来电话，说今下午 2点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让她通知他
3、们几个；刚放下电话，机要室就送来一份传真 ,传真是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，请接待一下；她刚看完传真，主任又来电话，说田副总下个月初到电视台为 一周财经观察 做嘉宾的事，由于时间关系他不去了，让她给打个电话通知对方；她刚喘口气，人力资源部门的人又过来通知她，让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。 于雪这天早晨的几项工作就应该这么划分：给主任写报告是 T类工作；通知几位总监开会是 N类工作；把传真交给具体经办人是 T类工作；给电视台打电话是 L类工作，而参加档案培训也是L类工作。分出了轻重缓急，于雪就可以这样按步就班地工作了：首先到行政部门
4、预订 4人开会用的小会议室，之后与 3位总监联系；周总下午开会的事落实好之后，就去办公室主任的办公室，将传真给主任过目，听取主任对这份传真的指示，马上把它转给具体的经办人；把传真的事办妥了，就赶紧给主任写报告，争取在今天下班之前把报告写出来；至于参加档案培训报名和给电视台打电话的事不急，记在本子上，明天什么时候有空再去办也不迟。3、制定时间计划表法(1)年计划表。公司在一年中的例行活动或公司所属母公司在一年中的例行活动，商界在一年中的例行活动，以及根据公司年度工作计划，可以确认的必须参加的活动，要事先列入表中 。(2)月计划表。从全年计划表抄下日程安排，填写出差和聚会等预定事项，要抓住当月的重大活动。(3)周计划表。正确地填写会议、约会等预定活动，包括时间等安排。在周末要向领导报告下周计划，并得以确认。
