1、秘书的主要工作l 事务性工作 办公室事务管理 时间管理 公务旅行管理l 业务性工作 撰写各类公文 会务安排 立卷、归档、档案管理l 政务性工作 调查研究 信息处理第四讲 秘书的事务性工作l 办公室事务管理l 时间管理l 公务旅行管理事务性工作 1 办公室事务管理l 办公环境管理l 电话事务l 接待工作l 值班工作一、办公室环境管理l 优化办公环境的基本原则 ：1、舒适2、和谐3、实用4、安全l 室温： 22-26度l 相对湿度： 40-60%l 光线：距地 80cm的水平面上需有 50度l 办公桌台灯： 20-25瓦为宜v 现代 “ 文明 ” 与办公室综合征室内研究机构测定：现代办公室内空气中
2、化学毒物的成分要比室外高出数十倍。1、办公环境l 文件： 常用的政策规定、条令、制度等。 如果某些政策规定文件不能个人保存 ,则分类记住什么单位、什么时间制发的 ,什么文件号 ,用的时候很快就能借到。 表格：与本职工作有关的表格。2、办公室工作常备用品l 文具笔：准备 2支以上，经常带在身上。*各种颜色的笔各备一支，铅笔 3支以上，事先削好。订书机：选用质量较好的并注意维护。区别针、大头针、订书钉：放在随手可取的固定地方。剪刀：剪刀、裁纸刀：放在顺手地方。 *办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。纸张、文件：信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方，并标明好。l 其他： 各种实用
3、的 “表 ”、 “手册 ” 时刻表： 飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 地图： 中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 年表： 中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 知识手册： 计量单位简表 ,节气、气象方面的知识手册。 汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 通讯录：有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。 钥匙：办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备 两套 。一套放在固定地方，另一套带在身上。*办公室钥匙和家用钥匙不要混放。*出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。二、秘书人员的电话礼仪v 接电话的礼节v 打电话的礼节v 特殊电话处理技巧
