1、归档文件分类 教学时数： 4课时 教学目标：要求理解归档文件分类的方法，会根据实际情况制定分类方案，并能对归档文件予以正确分类。 教学重点：分类方法、分类方案 教学难点：如何执行分类方案 教学方法：讲授法一、选择分类方法 （一）年度分类法年度分类法：即根据 形成文件的年度 对归档文件进行分类。 它是目前运用最广泛的一种方法 。 注意： 1.文件有多个时间特征 一般以 签发日期 为准。 ？ 问：如果文件内容涉及不同年度（如 2007-2008年工作计划 ），怎么分类？ 2.跨年度形成的文件 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议，处理案件等跨年度形成的文件，统一在办结年归档，分类时也都归入办结年
2、。 3.几份文件作为一件 时， “ 件 ” 的日期 http:/ 4.未注日期的文件要标注日期 多见于内部文件，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体及各种标识 5.专门年度的分类方法 如果立档单位相当一部分工作是按专门年度进行的，如教学、征兵、粮食年度等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件按专门年度进行分类。如 1995年与1995-1996学年归入同一类。 6.临时机构 （如 “ 三讲办 ” 、 “ 普查办 ” 、 “ 防非办 ” 等）存在时间不长（三年内），文件资料又较少，工作虽跨年度，形成的文件可不份年度，放在工作结束年归档。如数量较多，可分散。一、选择分类方法 跨年度形成的文
3、件 跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年 跨年度案件形成的文件材料，统一归在结案年 跨年度的请示与批复，统一归在批复年；原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明 回顾纪念性文件，归入定稿或发表年 法规性文件，归入公布的年度 跨年度的计划归开始年；跨年度的总结归最后一年 一、选择分类方法 “ 件 ” 的 日 期 正本与定稿为一件，以正本为准 正文与附件为一件，以正文为准 转发件与被转发件为一件，以转发件为准 来文与复文为一件，以复文为准 多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍卡等）作为一件时，可标起止日期一、选择分类方法 思 考 判断下列文件按年度分类法分类时，应归入的年份
4、 1.某法规于 2005年 9月 10日公布， 2006年 1月 1日起施行 2.2003年 12月 27日至 2004年 1月 2日工作总结会议形成的文件材料 3.2003年 12月 28日形成的请示， 2004年 1月 5日形成的对应的批复 4.1990年形成的 湖南省 “ 八五 ” 规划 5.2005年年底形成的 2006年财政预算 ； 2006年年初形成的 2005年财政决算 一、选择分类方法 6.1995年形成的 19962000 年工作规划 7.1997年形成的 1996年 机关工作总结 8.2004年 8月 28日通过， 2005年 4月 1日起实行的 电子签名法 的定稿、存本
5、9.某单位一个房地产纠纷案件材料是跨年度形成文件（ 20002004) 10. 大学 2008年教学工作计划（ 2007.12.10） 11. 大学 2007年工作总结（ 2008.2.24）一、选择分类方法 （ 二）机构（问题）分类法 注意： 制定分类方案时，机构分类法与问题分类法不能同时采用。 1.机构分类法 即据文书处理阶段形成与处理文件的承办单位对归档文件分类 2.问题分类法 即按文件内容所说明的问题对归档文件分类 一般在县市（区）以下的机关单位使用较多 只有在不适合机构分类法时，才采用此法 在实际工作中，使用此法的立档单位大多参照本单位内部机构的职能性质来设置类别。如：党委、工会、共
6、青团、妇委会等机构文件 党群类，业务部门形成的文件 业务类，行政后勤形成的文件 行政类。一、选择分类方法 机 构 分 类 法 1.一般来说，有一个机构就设置一类，机构名就是类名。各类的次序可按本机关序列表规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构（如党委、纪检、人事等）、综合性机构（如办公室）排在最前，再依次排列各业务部门。 2.原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构类中。有些文件是由几个机构共同处理的，有主办者，一般归入主办机构；以机关名义发出的文件，则归入有关机关类中；业务部门起草，以机关办公厅（室）名义发出的，若内容属该部门职责或业务，则应归入该部门。 3.机关单位内设置的临时机构，
7、应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。 4.各职能部门下又设机构的，一般应选择职能机构进行分类。业务独立性强、职能重要的，也可选下设机构进行分类，类目名称为 “ XX处（室） XX科 ” 。一、选择分类方法 （三）保管期限分类法 即根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类 保管期限划分为永久（ 50年以上）、长期（ 16至 50年）和短期（ 15年以内）三种。 注意： 1.原则上不要把二、三个保管期限的文件混在一起 2.应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限 3.一个问题的文件，有保管期限不完全相同的情况，可本着就高不就低的原则 4.本机关转发上级的业务文件，没有提出具体意见的打印件作短期
