1、部门助理人员培训提纲 岗位规范职能部门职能简介常见事务的办理流程相关技能培训（沟通协调、信息处理等）助理人员的岗位规范l 岗位特征、角色认知l 岗位任职要求l 岗位主要职责规范l 岗位禁忌岗位特征、角色认知l 繁 要求心态饱持耐心l 杂 要求业务了解全面l 多 要求细心而无遗漏l 乱 要求知缓急能条理l 信息管理专家l 领导的好助手l 部门的好管家l 员工的好后勤l 公司部门业务管理流程的维护者和最常接触者岗位任职要求l （一）品行端正，为人正派；l （二）严守工作纪律，保守公司机密；l （三）具有高度的责任心和良好的敬业精神；l （四）具有较强的口头和文字表达能力；l （五）熟练运用计算机办
2、公软件。岗位主要职责规范l 基本岗位描述 ： （一）起草各种文件； （二）签收、登记、分发、印制和传递各种文件； （三）负责各种文件的立卷和归档； （四）分管领导主持会议时担任记录； （五）为领导安排工作日程，包括会客、用餐、出差等具体事务； （六）为领导工作提供方便，主动收集各方面信息资料； （七）保持领导办公环境的整洁； （八）完成领导交办的其他工作 。l 工作要求： （一）妥善处理文件 1、根据领导的指示及时完成文稿的草拟、打印、校对、签发工作； 2、根据文件的性质及时完成来文的签收、登记、分发、承办、催办、查办工作； 3、根据公司的有关规定及时完成来文和发文的立卷、归档和销毁工作。 （
3、二）保守公司机密 1、 各级文秘人员必须树立极强的保密意识，对于工作中接触到的各种信息绝不对外传播； 2、秘密文件不得擅自翻印、复制，传送涉密文件必须亲自操作； 3、文件和工作记录本必须妥善保管，如遇丢失或被盗必须上报； 4、文秘人员所使用的计算机和通讯设备必须设置密码。 （三）全面收集资料 1、收集整理公司各级领导的联系方式资料； 2、收集整理领导工作范围所涉及的政府部门、重要客户和重要社会关系人员的联系方式资料； 3、收集汇总领导工作范围所涉及的公司管理的各项规章制度文件； 4、为妥善安排领导接待客人、出差等需要，收集汇总有关宾馆、饭店、旅行社等方面资料。 （四）保持良好的礼仪形象 1、文
4、秘人员在工作场合必须穿着职业装，行为举止端庄，不得化浓装； 2、接听电话礼貌得体，根据来电的性质判断是否接入领导办公室。领导不在时，不轻易将领导行踪告知不了解的人，重要事务及时通知领导； 3、客人来访时应热情接待迎送。岗位主要职责规范岗位禁忌l 原则性不强；l 责任心不强；l 保密性不强；l 不熟悉公司、部门内部管理流程；l 不注意个人举止形象；l 不能合理规划时间l 必须： 养成经常关注内部网的工作习惯 养成定时接受邮件，仔细查看的工作习惯职能部门职能简介常见事务办理的流程l 常见财务事项办理流程l 常见人事相关事项办理流程l 常见行政后勤事项办理流程l 常见技术服务事项办理流程l 常见法律
5、事务办理流程常见财务事项办理流程l 相关事务咨询：唐丽 魏海涛 1556l 一、财务审批 支出的审批权限 支出审批程序l 计划内报销 经手人、证明人（持原始凭证） 直接上级经理 总经理（部门负责人） 财务部 l 超计划报销 经手人、证明人（持原始凭证和超支报告） 直接上级经理 总经理（部门负责人） 专业公司总经理 /分管副总裁 常务副总裁 (总裁 ) 财务部 计划审批内容l 时间要求 ：每月 25日前l 购买日常办公用品和耗材之支出计划l 固定资产与办公家具（包括机房与 OA设备）l 参展 /会费l 境外展览会l 差旅费l 工资、奖金的支出l 业务提成的支出l 劳务费、稿费的支出l 部门费用： 利润中心部门费用包括业务交通费（含油费、保养费、过路费、搬运费等）、市内快递费 (不含项目快递费 )、礼品费 (不含库房礼品 )、业务招待费、自购办公用品、部门团队活动 费等 ；职能部门费用还应包括 资料费、名片费、 领用办公用品费 (不含库房礼品、硒鼓等耗材 )。部门费用不得超出季度总额使用及预支，但可以累计使用。年度未使用完的部门费用，可累计到下年度使用。l 项目费用
