1、档案培训基础知识 1、收集的范围按照国家档案局 8号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 要求，机关文件材料归档范围主要包括四个方面的内容 :一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 ;二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 ;三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料 ;下级机关报送的重要文件材料 ;四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 2、收集的重点 一是反映本单位主要职能活动的文件材料 ; 二是反映本单位主要历史面貌的文件材料 ; 三是反映本单位重要产权和经济关系
2、的文件材料 ; 四是反映本单位人员权益的文件材料。 3、收集要求 (1)时间要求。文书文件材料于次年 6月底前归档 .基建和科研文件材料于项目结束或中止后 3个月内归档 ;设备文件材料在开箱时归档。会计文件材料于次年 6月底前立卷，由财会部门保存一年后向档案室移交 ;其它专业文件材料一般在次年上半年归档。电子文件材料一般应随办随归，也可以按月或季度归档。声像材料、奖品、印章、题词、书画等随时归档。 (2)质量要求。归档文件材料齐全完整，整理质量符合有关规定，交接及时、手续完备，机关各部门向档案室移交档案和相关资料时，要填写 “档案、资料交接文据 ”一式二份，档案室向档案馆移交档案时，还应同时移
3、交案卷目录或归档文件目录一式三份。 (二 )各门类归档文件的整理 1、文书文件材料的整理 基本原则 :遵循文件形成规律、保持文件有机联系、区分不同保管期限，便于保管开发利用。 整理方法 :2000年以前形成的文书文件材料，按 文书档案案卷格式 ( GRIT 8705-88)的规定，立卷整理 ;2001年以后形成的文书文件材料，按 归档文件整理规则 ( DA/T22-2000)和 湖北省归档文件整理细则 的规定，以件为单位整理。 整理步骤 :以件为单位进行装订、分类、划分保管期限、排序、编号、编目、装盒、排架。 (1)装订 办理完毕的归档文件以 “件 ”为单位进行装订。 “件 ”指的是一份或一组
4、有密切联系的文件，是归档文件整理和保管的基本单位。 单份文件的正本和定稿为一件，文件的正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、会议指南、书刊等一册（本）为一件，简报一期为一件，会议记录一份或一本为一件，法律、法规等重要文件的历次修改稿（正式文本），一稿为一件，有密切联系的一组文件，如转发文与被转发文，同一事由的来往文书等，一组为一件。 “件 ”内文件按照结论 (果 )前置的原则进行排序。文件的正本在前，定稿在后 ;正文在前，附件在后，原件在前，复制件在后 ;转发文在前，被转发文在后 ;复文（结论）在前，来文 (或去文 )在后。多种语言分别书写的文件，无特殊规定的，中文在前，其它
5、语言在后。 装订后的归档文件，应当以件为单位，用铅笔在每页文件的右上角编制小流水页号，文件中有信息的页面均编页号，空白页不编号。 （ 2）分类 归档文件一般采用 “年度 -问题 -保管期限 ”三级分类方法进行分类。档案数量比较少的可按 “年度 -保管期限 ”两级分类方法进行分类。同一立档单位的分类方法应保特相对稳定。 年度按照文件办结年划分。当年办结的文件归入文件形成年；跨年度的会议文件，归入闭幕年 ;跨年度办结的文件，如同一事由的来往文书，请示与批复等，并作一件时，归入办结年 . 问题按照分类方案规定的类目划分，如党群类、综合类，业务类等 . (3)划分保管期限 按照单位制定的 文件材料归档
6、范围和保管期限表 确定保管期限。保管期限分为永久、 30年、 10年三种。 本单位组织召开重要会议、举办重大活动、主要业务工作、重大问题的请示与批复、重要资产管理、机构演变与人事任免等形成的文件材料应划为永久。 一般业务工作、一般事务管理等形成的文件材料应划为 30年或 10年。 (4)排列 归档文件按照分类方案确定的分类顺序排列。不同保管期限的归档文件分别排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内、按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 (5)编号 完成分类排列的归档文件应当以件为单位编制档号。编制档号的方法为，在归档文件首页上方空白处加盖归档章，填写相关
7、内容。 归档章设置的项目 :全宗号、年度、问题、保管期限、室编件号、馆编件号，归档章格式如图示 1： 归档章各项目的填写方法： 全宗号：填写文件的分类年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如 “2010” 保管期限：标注归档文件保管期限简称。永久为 “永 ”， 30年为 “30”， 10年为 “10”。 室编件号：填写归档文件在同年度、同问题、同一保管期限内的排列顺序号。在同一保管期内从 “1”开始逐件编流水号。归档文件较少的单位，同年度、同问题的永久和 30年档案可以连续编制件号，但应将永久集中在前， 30年集中在后。 馆编件号 :在档案移交进馆时，按要求填写 . 问题 :填写问题的类名 . (6)编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项 .目录式样如图示 2.
