1、搞好高校档案管理 服务和谐校园建设摘 要：本文就做好高校档案管理， 服务和谐校园建设的问题。说明了利用高校档案信息，为搞好教育教学提供依据；指出了强化档案管理的系统设置及提高技术手段的措施；论述了提高档案管理人员素质，为构建和谐校园提供组织保障的必要性。 关键词：高校档案；教育功能；和谐校园 胡锦涛同志曾在接见全国档案工作暨表彰会议代表时指出：“档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业” 。对于一所高校而言，档案工作是一项科学文化事业，蕴藏着丰富的知识和能量，档案是学校事业发展历程的真实记录，它集中了学校各个时期、各个方面的发展史料，是学校的宝贵财富，学校档案部门作为学
2、校长期保存和提供利用档案史料的职能部门，在学校事业发展进程中起着举足轻重的作用，如何做好高校档案管理工作，使其更好地为学校各项工作提供有效的服务。 一、利用高校档案信息，为搞好教育教学提供依据 构建和谐校园的一个重要新理念就是“以人为本” 。人（即教师与学生）是高等院校发展的主体，是高等院校最核心的资源和竞争力的源泉。“以人为本” ，对于创建和谐校园来说，就是要通过各种途径，利用各种资源，促进教师和学生的主动、全面发展。而高校档案既是一种知识信息资源，也是一种重要的教育资源，对于创建和谐校园，促进学校教育教学的发燕尾服有着不可忽视的作用。 1、高校档案有利于指导高校培养出社会所需的有用人才，促
3、进学校的可持续发展 档案的本质是知识和信息的载体。而如何正确地运用这些信息，来帮助开辟教育成功之路，这是高校档案工作的重要功能之一。高校档案中保存有历届毕业生的分布情况，有过去的毕业生及用人单位的情况反馈，有优秀毕业生的典型材料等。通过充分利用这些资料提供的信息，可以了解毕业生和用人单位对学校的培养要求，根据以往育人的经验和毕业生的工作情况及社会对他们的评价，有利于学校不断修改制定新的教学计划、教学大纲，正确及时地对学校的系、科、专业设置进行调整，使学校育人工作更有针对性，以培养更多更好的适应社会所需的人才。培养受社会欢迎的人才也就意味着落培养出的学生更容易就业，而就业问题一直都是学生最为关心
4、的现实问题，良好的就业前景，将会极大调动学生学习的积极性、主动性，促进学生的主动、全面的发展。 2、高校档案可以为改进教学方法，进行教学改革提供依据 当前，随着高等教育的大众化，迫切需要利用大量的资料，不断总结经验，研究解决新问题。这就需要借鉴和参考以往工作中形成的材料，因此，高校档案工作者应打破原有封闭的状态，积极地面向教学第一线，充分发挥教学档案独特的作用，利用齐全完整的教学档案，为指导正常教学，提高管理水平，促进教学方法的交流，为各级教育部门和学校领导考查、了解每位教师的教学工作质量，提供真实可靠的依据。 3、高校档案工作有助于开发人力资源，调动教职工的工作积极性 师生是相互依存、相互制
5、约的关系，要培养主动发展的学生，首先得有主动发展的教师，如何调动教职工工作的主动性、积极性是办好学校，促进学校可持续发展的基础条件。作为人才信息缩影的人事档案，在开发人才资源、调动教职工积极性方面起着重要作用。高校档案人员通过向学校人才信息库提供各种有价值的信息，第一，学院组织部门可以根据提供的人事档案信息，使各种人才扬其长、避其短、司其职、用其智，最大限度地发挥人才效益，避免人才积压和所学非所用现象产生。第二，可以使部门之间、系统之间、单位之间的人才得到合理流动，促进教职工队伍的优化配置，促进教育教学工作的开展。第三，高校干部人事档案在为落实干部政策、调整工资级别、评聘专业技术职称、评先选优
6、、普级晋职、解决生活待遇等有关问题，都提供重要的凭证，以便尽量做到公平公正。 二、强化档案管理的系统设置，提高技术手段 高校档案资源要实现信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。这就要求必须使用计算机，实现计算机管理，而网络化是计算机管理档案信息的必由之路。现在高校都普遍配备了计算机等现代设备，但大多数高校是采取单一的微机进行档案目录管理，至多著录一些档案的摘要、主题词等，不同学校各自编制了一些应用软件，这就造成了一些不容忽视的问题。许多学校的档案管理系统仅仅用来打印卡片目录、案
7、卷目录和日常文件等；有些管理系统和档案数据库只能供档案管理人员使用，对于用户来说仍须工作人员来检索，这与手工检索并无区别；许多高校由于处理的信息量过大，只能针对卷内目录、案卷目录来管理，这就限制了计算机的使用。我们要充分利用现代信息技术，加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡。应用现代化办公设备，为利用者提供远程服务。宽带互联网的开通，使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革，表现出强大的优势。联网出现的文档一体化，为拓宽利用渠道提供了广阔的空间。档案部门可将电子文件加工、整理，转化为电子档案，使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。 三、提高档案管理人员素质，为构建和谐校园提供组织
8、保障 随着教育的改革和发燕尾服，对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求，给档案工作者带来了严峻的挑战。档案事业能否兴旺，能否顺应时代的发展，更好的为构建和谐校园提供服务，在很大程度上取决于档案队伍素质的高低。因此，高校档案部门应当加强队伍建设，全面提高档案工作者的政治素质、业务素质和工作水平。把学习作为生活中的第一需要，不断“充电” 。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还要掌握各门类档案的、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，同时要掌握计算机相关知识，对档案信息进行电子化、数字化的有效控制和管理，具备现代化手段的管理能力，为建和谐校园服务。 参考文献 1芦琴：浅谈档
9、案为构建和谐社会服务 ， 湖北档案2006 年第 3 期 2孙剑云：论高校档案的教育功能 档案与建设2002 年 12 期胡锦涛同志曾在接见全国档案工作暨表彰会议代表时指出：“档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业” 。对于一所高校而言，档案工作是一项科学文化事业，蕴藏着丰富的知识和能量，档案是学校事业发展历程的真实记录，它集中了学校各个时期、各个方面的发展史料，是学校的宝贵财富，学校档案部门作为学校长期保存和提供利用档案史料的职能部门，在学校事业发展进程中起着举足轻重的作用，如何做好高校档案管理工作，使其更好地为学校各项工作提供有效的服务。 一、利用高校档案信息，为
10、搞好教育教学提供依据 构建和谐校园的一个重要新理念就是“以人为本” 。人（即教师与学生）是高等院校发展的主体，是高等院校最核心的资源和竞争力的源泉。“以人为本” ，对于创建和谐校园来说，就是要通过各种途径，利用各种资源，促进教师和学生的主动、全面发展。而高校档案既是一种知识信息资源，也是一种重要的教育资源，对于创建和谐校园，促进学校教育教学的发燕尾服有着不可忽视的作用。 1、高校档案有利于指导高校培养出社会所需的有用人才，促进学校的可持续发展 档案的本质是知识和信息的载体。而如何正确地运用这些信息，来帮助开辟教育成功之路，这是高校档案工作的重要功能之一。高校档案中保存有历届毕业生的分布情况，有
11、过去的毕业生及用人单位的情况反馈，有优秀毕业生的典型材料等。通过充分利用这些资料提供的信息，可以了解毕业生和用人单位对学校的培养要求，根据以往育人的经验和毕业生的工作情况及社会对他们的评价，有利于学校不断修改制定新的教学计划、教学大纲，正确及时地对学校的系、科、专业设置进行调整，使学校育人工作更有针对性，以培养更多更好的适应社会所需的人才。培养受社会欢迎的人才也就意味着落培养出的学生更容易就业，而就业问题一直都是学生最为关心的现实问题，良好的就业前景，将会极大调动学生学习的积极性、主动性，促进学生的主动、全面的发展。 2、高校档案可以为改进教学方法，进行教学改革提供依据 当前，随着高等教育的大
12、众化，迫切需要利用大量的资料，不断总结经验，研究解决新问题。这就需要借鉴和参考以往工作中形成的材料，因此，高校档案工作者应打破原有封闭的状态，积极地面向教学第一线，充分发挥教学档案独特的作用，利用齐全完整的教学档案，为指导正常教学，提高管理水平，促进教学方法的交流，为各级教育部门和学校领导考查、了解每位教师的教学工作质量，提供真实可靠的依据。 3、高校档案工作有助于开发人力资源，调动教职工的工作积极性 师生是相互依存、相互制约的关系，要培养主动发展的学生，首先得有主动发展的教师，如何调动教职工工作的主动性、积极性是办好学校，促进学校可持续发展的基础条件。作为人才信息缩影的人事档案，在开发人才资
13、源、调动教职工积极性方面起着重要作用。高校档案人员通过向学校人才信息库提供各种有价值的信息，第一，学院组织部门可以根据提供的人事档案信息，使各种人才扬其长、避其短、司其职、用其智，最大限度地发挥人才效益，避免人才积压和所学非所用现象产生。第二，可以使部门之间、系统之间、单位之间的人才得到合理流动，促进教职工队伍的优化配置，促进教育教学工作的开展。第三，高校干部人事档案在为落实干部政策、调整工资级别、评聘专业技术职称、评先选优、普级晋职、解决生活待遇等有关问题，都提供重要的凭证，以便尽量做到公平公正。 二、强化档案管理的系统设置，提高技术手段 高校档案资源要实现信息化管理，将档案资源和档案各项管
14、理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。这就要求必须使用计算机，实现计算机管理，而网络化是计算机管理档案信息的必由之路。现在高校都普遍配备了计算机等现代设备，但大多数高校是采取单一的微机进行档案目录管理，至多著录一些档案的摘要、主题词等，不同学校各自编制了一些应用软件，这就造成了一些不容忽视的问题。许多学校的档案管理系统仅仅用来打印卡片目录、案卷目录和日常文件等；有些管理系统和档案数据库只能供档案管理人员使用，对于用户来说仍须工作人员来检索，这与手工检索并无区别；许多高校由于处理的信息量过大，只能针对卷内目录、案
15、卷目录来管理，这就限制了计算机的使用。我们要充分利用现代信息技术，加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡。应用现代化办公设备，为利用者提供远程服务。宽带互联网的开通，使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革，表现出强大的优势。联网出现的文档一体化，为拓宽利用渠道提供了广阔的空间。档案部门可将电子文件加工、整理，转化为电子档案，使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。 三、提高档案管理人员素质，为构建和谐校园提供组织保障 随着教育的改革和发燕尾服，对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求，给档案工作者带来了严峻的挑战。档案事业能否兴旺，能否顺应时代的发展，更好的为构建和谐校园提供服务，在很大程度上取决于档案队伍素质的高低。因此，高校档案部门应当加强队伍建设，全面提高档案工作者的政治素质、业务素质和工作水平。把学习作为生活中的第一需要，不断“充电” 。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还要掌握各门类档案的、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，同时要掌握计算机相关知识，对档案信息进行电子化、数字化的有效控制和管理，具备现代化手段的管理能力，为建和谐校园服务。 参考文献 1芦琴：浅谈档案为构建和谐社会服务 ， 湖北档案2006 年第3 期 2孙剑云：论高校档案的教育功能 档案与建设2002 年 12 期
